Артем Пермяков, Directum: реальную эффективность дают качественно выстроенные цифровые HR-процессы

АРТЕМ ПЕРМЯКОВ:Наиболее востребованные сегодня области для цифровизации лежат в плоскости задач кадрового электронного документооборота — обмена юридически значимыми документами между работодателем и работниками. Завершен эксперимент Минтруда, приняты поправки о КЭДО к Трудовому Кодексу Российской Федерации. Если до пандемии только смелые компании внедряли цифровые инструменты для кадровой сферы, то в разгар эпидемии электронное взаимодействие стало единственным оптимальным вариантом, и государство в срочном порядке проработало правовую базу для КЭДО.

У работодателей сегодня есть потребность организовать взаимодействие со всеми работниками, как офисными, так и удаленными. Причем, последние могут находиться в разных городах и даже странах. Поэтому важно использовать системы, способные охватить 100% сотрудников и предлагающие разные варианты доступа — в мобильном приложении, на портале, в информационном киоске — и максимально понятный интерфейс.

Переводить кадровый документооборот в цифру в том виде, в каком он существовал на бумаге, — не самое верное решение. Переход на КЭДО — это отличный повод пересмотреть свои регламенты и процессы, провести аудит документов и отказаться от избыточных или необязательных документов и процедур.

Следующим шагом в этом направлении становится цифровизация HR-процессов. Ведь КЭДО и подписание документов ЭП — это только некая база, «кадровый мастхэв». Качественно выстроенные цифровые процессы с автоматической генерацией и маршрутизацией документов — вот что дает реальную эффективность, экономию и лояльность сотрудников и кандидатов.

Взять те же отпуска: при формировании графика система может учитывать требования к их длительности и следить, например, чтобы отпуск не начинался с выходного дня. Чтобы составить и отправить заявление на отгул, работнику не надо физически присутствовать на предприятии, отвлекать руководителя или кадровика, не нужно держать в голове какие-то правила. Такие небольшие улучшения значительно упрощают предприятиям жизнь – избавляют от проверок, рутины, ошибок и экономят кучу времени.

АРТЕМ ПЕРМЯКОВ: Чтобы создать экосистему управления персоналом на предприятии, решения для КЭДО и цифровизации HR-процессов нужно интегрировать с учетной системой, рекрутинговыми решениями и государственными порталами (той же «Работой в России»). Такая экосистема закроет весь спектр кадровых задач: поиск и рекрутинг кандидатов, онлайн-прием, ротации, отпуска и командировки, подписание и хранение электронных документов, увольнение с соблюдением всех требований законодательства, а предприятие получит единое информационное пространство для решения кадровых задач.

Если говорить об отдельных блоках именно для КЭДО и бизнес-процессов, то идеально использовать единую платформу с интегрированными решениями. При этом решения должны качественно работать и в отрыве друг от друга.

В таком формате должно быть легко подключать дополнительные модули. Например, начать с подписания документов и потом развивать систему, добавляя «процессные» модули согласования заявлений, отпусков, командировок или сервисных заявок. Вариант комплексной цифровизации с внедрением сразу всего набора решений тоже вполне реален.

Именно в русле этой концепции мы развиваем свою кадровую систему Directum HR Pro — вы получаете «конструктор» и сами собираете его под потребности компании.

АРТЕМ ПЕРМЯКОВ: И сама компания Directum, и наши клиенты участвовали в пилоте Минтруда. Яркий пример – известный производитель кондитерских изделий «Мон’дэлис Русь». Они и до пандемии планировали внедрять систему для управления кадровыми процессами, а эксперимент вместе с карантинными ограничениями дал дополнительный стимул для этих действий. В результате компания цифровизировала основные HR-процессы и подключила к КЭДО больше тысячи сотрудников.

АРТЕМ ПЕРМЯКОВ: Стоит помнить, что перед непосредственной покупкой цифрового решения и полным переходом на КЭДО требуется проделать огромную подготовительную работу. По своему опыту участия в эксперименте и по опыту проектов внедрения можно сформулировать некоторые рекомендации тем, кто еще в начале пути. Приготовьтесь, список будет длинным:
1. Определитесь, какие задачи должна решать ваша система: подписание кадровых документов ЭП, цифровизация процессов с автоматической маршрутизацией объектов, организация структурированного цифрового архива — оперативного и длительного хранения.
2. Вы должны представлять себе организационные рамки тиражирования системы: очередность подключения подразделений и этапность реализации (часто не все процессы включают в контур первого пилота).
3. Продумайте архитектурные нюансы: варианты размещения (SaaS/On-Premise), необходимые интеграции, варианты доступа внеофисным сотрудникам, требования информационной безопасности.
4. Изучите особенности разных видов электронной подписи (ЭП) и релевантного законодательства. При выборе учитывайте и экономическую целесообразность, и удобство выдачи ЭП разным категориям сотрудников. Кейсы руководителей и массовых работников будут разными.
5. «Перетряхните» методологию: составьте перечень необходимых локально-нормативных актов (положение о КЭДО, согласие, правила работы с ЭП и др.), запланируйте их написание и ввод в действие. Проработать методологию можно и самим, или обратиться в консалтинговую компанию. Direсtum оказывает такую поддержку клиентам на проектах внедрения.
6. Спланируйте все организационные моменты:

• Кто будет входить в рабочую группу (от юридического отдела, ИТ, информационной безопасности, кадровой службы, бухгалтерии). Участие в ней предполагайте плотное, не номинальное.
• Как будет проходить информирование и вовлечение в новый режим работников (статьи в корпоративных блогах, новостные рассылки, вебинары, инструкции). Вам нужно будет доносить до сотрудников суть и ценность проекта.
• Как будет проходить обучение работе в системе текущих и новых сотрудников.
• По каким каналам вы будете получать обратную связь о новой системе от работников. Очень важно своевременно реагировать на любые отклонения от заданного маршрута внедрения и вовремя исправлять замечания.

АРТЕМ ПЕРМЯКОВ: : У компаний и до принятия 407-ФЗ и 377-ФЗ была возможность в какой-то степени использовать КЭДО. А с дистанционными сотрудниками такая практика вообще прямо разрешалась трудовым законодательством. Однако она значительно отличалась от современной: все равно требовалось обмениваться бумажными оригиналами (тех же трудовых договоров) по почте, из электронных подписей можно было применять только дорогие УКЭПы, и уже это делало невозможным их широкое распространение.

До пандемии дистанционных сотрудников в стране было порядка 30 тыс., а в разгар эпидемии только официальных стало 3,7 млн. — динамика поражает, особенно с учетом сроков этих изменений!

Повсеместная удаленная работа принесла много изменений в работу кадровиков. Львиной доле организаций пришлось выстраивать цифровые процессы с нуля. К новой реальности нужно было основательно подготовиться (с регламентами, приказами и прочими локальными нормативными актами), требовалось проработать методологию, а на это не было времени.

Сейчас законодательство различает три вида удаленной работы: изначально (постоянно) удаленная, временно удаленная и комбинированная. Ясно одно — от дистанта нам никуда не деться, он стал новой нормой.

АРТЕМ ПЕРМЯКОВ: Именно для этого HRM-системы и нужны — они призваны упростить работу кадровых служб. Возьмем для примера одну из насущных проблем кадровых служб — своевременность подписания документов работниками (до наступления кадрового события). Directum HR Pro контролирует сроки подписания документов. При этом специалисты могут получать статистику подписания – не просто отслеживать процесс массово, но и настроить отправку автоматических напоминаний работникам.

Сотрудники работают в понятном интерфейсе, им не нужно никуда приходить физически и консультироваться у кадровых служб — все инструкции «зашиты» в систему. Электронные подписи (ЭП) выдаются и обновляются внутри Directum HR Pro автоматически.

Такая цифровизация снимает огромное число болей кадровиков, работников и руководителей. Экономится не только время, но и большие деньги — те же курьерские пересылки документов в режиме дистанта становятся не нужны. Сам работник может в любой момент обратиться к системе (через ПК или мобильное устройство) и просмотреть свои плановые и фактические отпуска, отправить заявление, сообщить о больничном и пр.

ФИО: Чем обеспечивается легитимность обмена электронными кадровыми документами между работодателем и сотрудниками и информационная безопасность в этой сфере?

АРТЕМ ПЕРМЯКОВ: Гарантом легитимности в КЭДО выступают действительные электронные подписи. Их использование в кадровой сфере регулируется 377-ФЗ и 63-ФЗ, а 311-ФЗ регламентирует электронный документооборот в части охраны труда.

Перед внедрением подписей важно учесть организационные нюансы. Нужно ввести локальные нормативные акты о КЭДО и получить согласия работников, разобраться в видах ЭП — закон устанавливает различные варианты подписей для работников и работодателей в зависимости от видов документов. У компании Directum для выпуска усиленных неквалифицированных электронных подписей есть собственный удостоверяющий центр и все необходимые лицензии.

Также должны соблюдаться требования законодательства с точки зрения обеспечения юридической силы документа – учитываться право подписания уполномоченных со стороны работодателя сотрудников. Кроме того, HRM-система должна соответствовать законодательству о персональных данных (152-ФЗ).

Помимо всего перечисленного, в Directum HR Pro при подписании также используется второй фактор — код в SMS-сообщении. Это дает работнику дополнительную защиту с точки зрения информационной безопасности. В ходе обмена документами между работниками и работодателем система выступает третьей стороной: при возникновении споров мы сможем подтвердить факты подписания, отправки и получения документов, а это обеспечит защиту интересов как работника, так и работодателя.

АРТЕМ ПЕРМЯКОВ: Здесь главную роль играет интерфейс системы — пользователю должно быть все настолько понятно, насколько это возможно. Далее на помощь приходят встроенные в систему гайды и обучающие ролики, рекомендации вендора по внедрению и освоению системы, а также быстродействующая служба поддержки.

Сложно переоценить важность экспертизы специалистов поставщика системы. У компаний разный цифровой бэкграунд, уровни владения ИТ и специфика деятельности – все кейсы будут уникальны и индивидуальны. Важно не оставлять компанию наедине с этой громадой нюансов. Помочь грамотно выстроить процессы – задача вендора и интеграторов.

АРТЕМ ПЕРМЯКОВ: С точки зрения организации долговременного архива кадровых документов заслуживает внимания не столько их кадровая, сколько электронная «природа». Главное отличие состоит в том, что в случае с электронным документом информация отделена от носителя, и для ее прочтения человеком требуются специальные средства.

Согласно 63-ФЗ «Об электронной подписи», юридическую значимость подтверждает действующий сертификат ЭП, который использовался при подписании документа. Также ее могут подтвердить неоспоримые доказательства точного времени подписания. Достоверность момента подписания фиксируют специальные сервисы доверенного времени.

Сертификат ЭП действует только год, и для его «продления» используется технология усовершенствования формата подписи до CadES-А. Для этого в структуру файла ЭП добавляются данные о действительности подписи и все необходимые доказательства (например, список отозванных сертификатов), после чего проводится так называемая «перештамповка» — строится целая цепочка ЭП, завершает которую подпись с действующим сертификатом. Выглядит все довольно сложно, но, к счастью, все эти процедуры производятся средствами архивной системы и не требуют особых знаний и навыков от ИТ-специалистов работодателя. В Directum HR Pro уже есть все необходимые для этих процедур средства.

Законодательство об архивном хранении электронных документов еще формируется, но создавать архив лучше уже сейчас — слишком велики объемы документации и длительны нормативные сроки хранения, чтобы игнорировать эту необходимость.

АРТЕМ ПЕРМЯКОВ: По расчетам наших клиентов, после внедрения КЭДО расходы на кадровое делопроизводство сокращаются втрое, а временные затраты на процессы — в среднем вдвое, т.е. экономия на уровне 50-70% — это реальный эффект внедрения HRM-решений Directum.

При внедрении КЭДО и цифровых HR-процессов значительную роль играет методология. В кадровой сфере большой вес имеет законодательство: важно ничего не нарушить. А значит, нужно или хорошо разбираться в вопросе самим, или нанимать консалтеров. Как правило, к моменту выпуска HRM-системы у вендора уже наработана экспертиза, и с каждым реализованным проектом она только обогащается, оттачивается.

Стоит помнить, что сразу после перехода на электронное взаимодействие компании понадобится некоторое время для адаптации. Сотрудники будут учиться новым форматам и правилам, а кадровики - им в этом помогать. Поэтому важно выстроить качественную систему обучения и вовлечения работников. Цифровые инструменты для участия в кадровых процессах должны быть максимально удобными, а вся информация по использованию — доступной для самостоятельного изучения. Мягкая постепенная адаптация и выстроенные цифровые процессы затем дадут эффект, который заметно превысит затраты переходного периода.