БФТ.е-Архив — современная система хранения и предоставления электронных документов

Предпосылки к внедрению системы «БФТ.е-Архив»

Многие транзакционные информационные системы, представленные на рынке, используют традиционную архитектуру для хранения файлового контента, которая предполагает размещение таких объектов в собственной базе данных или собственном файловом хранилище. Как правило, процессы обмена между взаимодействующими системами предполагают физическую передачу копий файлов электронных документов.

Использование такого подхода ведет к быстрому увеличению объемов дискового пространства и снижению скорости обмена документами, а также усложняет доступ к данным. Именно поэтому организациям потребовался новый, переосмысленный подход к выстраиванию централизованного хранения ЭД. Его обеспечивает система хранения и предоставления электронных документов «БФТ.е-Архив».

Основными предпосылками к её внедрению являются:

• мультипликативный рост общего объема дискового пространства для хранения электронных документов и их файлов, передаваемых между взаимодействующими информационными системами. По оценкам экспертов, прирост объема дискового пространства для хранения электронных документов и их файлов в мире составляет порядка 20% в год;
• необходимость передачи функций по хранению электронных документов и прилагаемых к ним файлов из транзакционных систем в отдельную специализированную систему хранения с целью избежать нерационального увеличения объема базы данных, а также для сокращения времени их техобслуживания, например, резервного копирования;
• необходимость поддержания юридической значимости ЭД при их длительном хранении в специализированной системе;
• востребованность централизованного управления доступом к объектам хранения, сроками хранения электронных документов и расширенных механизмов их поиска и предоставления данных;
• необходимость использования в бизнес-процессах одних и тех же версий файлов вложений электронных документов для взаимодействующих систем.

Все эти возможности реализованы в системе «БФТ.е-Архив». Так, при размещении документов в системе предусмотрено сохранение их юридической значимости при долгосрочном хранении. Когда такие документы, например, трудовые договоры, передаются на хранение в «БФТ.е-Архив», то в нём обеспечивается продление юридической значимости — «перештамповка». Документы с истекающим сроком действия сертификата электронной подписи (ЭП) переподписываются в автоматическом режиме, тем самым гарантируя неизменность электронных документов при их длительном хранении.

Функциональность и архитектура «БФТ.е-Архив»

«БФТ.е-Архив» является полноценным многофункциональным хранилищем электронных документов взаимодействующих с ним ИС для решения основной технологической задачи — оперативного размещения и централизованного хранения документов и прикрепленных к ним файлов, их электронных подписей, каталогизации хранимых объектов и организации доступа к ним.

Система обеспечивает возможность взаимодействия связанных с ней ИС в процессах обмена файловым контентом без физической передачи данных за счет предоставления сведений для доступа к файлам через программный интерфейс.

Система «БФТ.е-Архив» представляет из себя:

• решение для централизованного хранения и предоставления файлов и документов нескольких ИС, развертываемое на отдельных серверах или серверах с использованием технологии виртуализации;
• сервис для взаимодействия с внешними информационными системами с использованием программного интерфейса, реализованного в REST-архитектуре;
• единую точку доступа для размещения, поиска и предоставления файлов ЭД для взаимодействующих ИС и пользователей системы;
• приложение с обеспечением юридической значимости электронных документов при долгосрочном хранении;
• высоконагруженное решение с возможностью использования объектных хранилищ для надежного хранения файлов и масштабирования системы.

Система хранения и предоставления электронных документов «БФТ.е-Архив» зарегистрирована в «Едином реестре российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных» под № 6741 от 09.06.2020.

Помимо перечисленных возможностей, решение предоставляет возможности динамического формирования картотеки электронных документов с автоматизированной каталогизацией по типам документов, источникам, размещающим объекты хранения и календарным годам.

Система также поддерживает ведение версионности состава файлов ЭД, размещаемых внешними системами. Таким образом, в решении хранится история изменения их состава, наложения и удаления электронных подписей, что может быть использовано при разборе конфликтных ситуаций.

Интегрированный сервис электронной подписи позволяет проводить проверки валидности ЭП, размещаемых вместе с электронными документами и их вложениями непосредственно в системе. Реализована поддержка следующих форматов электронных подписей: CMS, CAdES-BES, CAdES-XLT1, XMLDSig, XAdES-T.

Система «БФТ.е-Архив» располагает собственной подсистемой администрирования и управления правами доступа для пользователей и подключаемых внешних информационных систем. Разделение прав доступа реализовано для объектов приложения (доступ на чтение, добавление/изменение/удаление объектов) в разделах системы. Также обеспечено разделение доступа по наиболее значимым атрибутам карточки электронного документа (система-источник, организация, тип документа).

С учетом общего курса на полное импортозамещение система «БФТ.е-Архив» на программном уровне использует компоненты из стека открытых платформ, библиотек, инструментов и средств разработки, таких как:

• операционные системы CentOS, Astra Linux, ROSA Enterprise Linux, RedOS;
• СУБД PostgreSQL;
• сервер приложений Apache Tomcat;
• OpenJDK/LibericaJDK;
• средства формирования отчетов Birt, Template reports, XDocReports;
• просмотр документов LibreOffice.

Само приложение разработано на базе собственного платформы для low-code разработки «БФТ.Платформа» (запись в «Едином реестре российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных» от 03.12.2018 № 4831).

Преимущества «БФТ.е-Архив» и ценность решения для заказчиков

Система «БФТ.е-Архив» оптимально подходит для централизованного хранения электронных документов и файлов в организациях любого масштаба — от локальных решений для внутренних корпоративных нужд компаний до комплексных высоконагруженных систем хранения документов в организациях федерального масштаба.

Среди ключевых преимуществ «БФТ.е-Архив» для заказчиков можно выделить:

• возможность создания отдельного высоконагруженного решения, для хранения файлов и электронных документов нескольких информационных систем;
• использование единой точки доступа к хранимым файлам и электронным документам для информационных систем и пользователей

«БФТ.е-Архив»:

• уменьшение объема дискового пространства и увеличение скорости обмена файлами электронных документов между информационными системами;
• использование единого экземпляра электронного документа в процессах обмена данными между системами без необходимости передачи файла в натуральном виде;
• сохранение истории изменений состава файлов вложений электронных документов в карточках;
• обеспечение юридической значимости электронных документов и файлов при их долгосрочном хранении.

На базе «БФТ.е-Архив» уже реализован ряд масштабных проектов для госучреждений, ещё несколько крупных проектов в настоящее время находятся в стадии реализации.

О разработчике

БФТ-Холдинг — российский разработчик программных продуктов и заказных решений для госсектора и бизнеса. Компания является системообразующей организацией в ИТ-отрасли, обладает огромной экспертизой в сфере цифровой трансформации. Решения компании используются в развитии информационных систем более чем 15 федеральных органов власти и внедрены в 83 субъектах РФ.

БФТ-Холдинг продолжает наращивать портфель крупных федеральных проектов. Среди них — создание Единой цифровой платформы в социальной сфере (Социальное казначейство) и обеспечение эксплуатации текущих информационных систем СФР, развитие Единой цифровой платформы «Работа России» и запуск «Службы занятости населения 2.0» Роструда, разработка Единой цифровой платформы Национальной системы пространственных данных Росреестра, проект по развитию Национальной системы управления данными (Единая информационная платформа и Витрины данных) Минцифры России.