Виталий Клюев: Docsvision позволила нам сделать именно такую СЭД, которая нужна

Виталий Клюев: «Управление сетевыми комплексами» – быстроразвивающаяся электросетевая компания, в которой большое внимание уделяется организации эффективного контроля процессов технологического присоединения. Особенностью данного вида процессов является их большая вариативность и, как следствие, рост числа различных договоров, в которых УСК выступает как заказчик, так и исполнитель. Следовательно, спецификой документооборота является необходимость в рамках бизнес-процесса документального сопровождения одного технологического присоединения, создавать, обрабатывать и контролировать значительное количество других документов, связанных с исходным.

Таким образом, в процессе обработки заявки от потребителя в системе создаются взаимосвязи с появляющимися документами, в том числе и смежных организаций, которые обрабатываются по своим достаточно сложным самостоятельным сценариям.

Ситуация, когда для осуществления технологического присоединения изначально не требуется осуществление технических мероприятий и необходимо собрать и согласовать пакет документов, встречается достаточно редко и контроль этапов в данном случае не составляет особого труда. Однако, при возникновении необходимости осуществления ряда технических мероприятий, таких как проектные и строительные работы, приобретение оборудования и т.п., контролируемость происходящих процессов и возможность в кратчайший срок получить всю необходимую информацию о конкретном объекте или этапе приобретает особую ценность.

Длительное время наша организация использовала и использует в настоящий момент специально разработанную для нас на Java базу данных. В связи с развитием предприятия ее возможности уже не позволяют с требуемыми характеристиками удовлетворять потребности организации. В связи с этим руководством было принято решение произвести автоматизацию процессов обработки информации в компании на более серьезном и современном уровне.Если сравнить потоки документооборота, то внутренняя и внешняя его части примерно равны.

TAdviser: В какой момент вы поняли, что для автоматизации документооборота вам нужно специализированное решение? Как это произошло? Расскажите немного об ИТ-системах, которыми вы пользовались до внедрения СЭД?

Виталий Клюев: Основной причиной данного решения стал значительный рост числа заключаемых договоров и объемов строительства технических объектов. Вследствие чего ощутимо усложнилась процедура обработки документов, контроля этапов договоров, получение требуемой информации в кратчайшее время. При этом возможности как обычных офисных продуктов, так и специализированных приложений, используемых в компании, оказались достаточно ограниченными для удовлетворения наших растущих потребностей в автоматизации.

TAdviser: Чем обусловлен такой рост?

Виталий Клюев: Хорошим эффективным менеджментом, повышением эффективности и производительности за счёт высвобождения ресурсов. Это и руководители, которые не боятся внедрять опыт ведущих мировых компаний. Это и сотрудники-профессионалы, переживающие за свое дело и предлагающие варианты повышения эффективности труда. Это понимание необходимости эффективной обработки информационных потоков организации и постоянное обучение сотрудников. Почему ещё растёт компания? Мы уже давно зарекомендовали себя как поставщик качественных услуг потребителям. По итогам работы в 2013 году ООО «УСК» вошло в категорию «ААА» (высший уровень надежности) среди предприятий, осуществляющих деятельность по обеспечению работоспособности электрических сетей на территории РФ, и на основании этого получило статус-награду «Предприятие года 2013».

TAdviser: Сколько сотрудников вовлечено во внутренний документооборот?

Виталий Клюев: В рамках электронного документооборота у нас задействуется около 50 сотрудников. Основными пользователями продукта, который мы делаем, будут отделы, отвечающие за работу с клиентами, за технологическое присоединение. Особый эффект от использования новой базы данных и ее уникальной бизнес-логики, как мы надеемся, получат сотрудники планово-экономического отдела, как специалисты, непосредственно контролирующие все этапы процесса. Мы живём в правовом поле нашего государства и обязаны предоставлять в регулирующие органы отчёты, подготовка которых при существующем количестве отслеживаемых договоров весьма трудозатратна. Для этого мы работаем над автоматизацией отчётов по форме, которая позволит максимально удобно переносить данные из нашего отчета в утверждённую законодательно форму с минимальными затратами рабочего времени.

TAdviser: Какие платформы вы рассматривали в качестве основы для будущей СЭД и почему остановили выбор именно на Docsvision?

Виталий Клюев: Мы рассматривали большое количество альтернативных программных продуктов. С учетом положительных рекомендаций коллег, а также возможности построения уникального специализированного отраслевого решения, в качестве платформы для автоматизации нами была выбрана именно Docsvision.

Основным преимуществом данной системы мы считаем ее гибкость, позволяющую реализовать проект именно так, как нам нужно, максимально точно описать процессы и наиболее качественно и удобно их отобразить для конечного пользователя, а также согласовать с программами бухгалтерского учета.

Это уникальный проект и интересный авторский продукт, обладающий большой вариативностью модификаций. Надеюсь, что он будет пользоваться популярностью. Подобного еще не существует, и именно этим нас заинтересовала система Docsvision: возможностью создания системы, позволяющей максимально контролировать производственные процессы.

TAdviser: Оказался ли функционал платформы достаточным для реализации вашей задумки, потребовались ли в ходе проекта какие-либо доработки?

Виталий Клюев: В настоящий момент закончился только первый этап автоматизации. При этом уже реализованный функционал отвечает многим поставленным требованиям. Так как мы создаем специализированное отраслевое решение, то, безусловно, приходится использовать как стандартные, так и нестандартные приемы в автоматизации. И система Docsvision с этим успешно справляется.

TAdviser: Насколько нам известно, конечной целью внедрения СЭД была не только автоматизация рутинных процессов, но и построение аналитических механизмов. Для чего вам потребовалась аналитика и как вы планируете ее использовать?

Виталий Клюев: Мы планируем на следующих этапах развивать аналитический блок системы для постоянного контроля над тем, как исполняются процессы, для обеспечения их прозрачности как в разрезе контрольных точек и этапов, так и в части бизнес-показателей. Эта возможность имеет особое значение для любой системы управления.

С реализацией проекта на Docsvision мы получим возможность автоматического формирования отчётности, функцию контроля с возможностью настройки напоминаний на разные события, формирование данных о любом плановом или критическом событии одной кнопкой, - тогда эффективность работы с документами вырастет в разы и существенно снизит трудозатраты.

TAdviser: Какие бизнес-процессы компании Вы планируете охватить на следующих этапах? Каковы Ваши планы развития системы?

Виталий Клюев: Мы с самого начала договорились, что весь проект целиком не обсуждаем, он слишком большой. Тот модуль, который мы делаем, является наиболее актуальным на данный момент. На следующих этапах мы планируем развитие уже созданного функционала в части аналитического блока и интеграции с учетными системами (1С), автоматизацию классических процессов с использованием модулей, которые существуют в Docsvision (электронный документооборот, канцелярия, согласование договоров), а также создание модуля учета оказываемых услуг по договорам. Отдельным большим этапом спланирована разработка базы данных обслуживаемых объектов, которая будет содержать подробнейшую информацию по каждому из них, обладать функцией географической привязки объекта и добавлением в режиме on-line информации о его состоянии, проверках и обслуживании, а также быстрым доступом к любой связанной с ним договорной и проектной документации.

Таким образом, будет создана единая база с доступом пользователей в рамках определённых прав. Это удобно. Система Docsvision и внешне выглядит привлекательно, современно и привычно, что немаловажно для сотрудников. В итоге, будет налажен контроль и снижена вероятность того, что вообще что-то уйдёт из-под нашего контроля.

TAdviser: Что для вас стало самым трудным в проекте?

Виталий Клюев: Наиболее сложным моментом была и есть необходимость наиболее полно и четко сформулировать требования к автоматизации всех возможных состояний и вариантов развития событий так, чтобы оперативно получать исчерпывающую информацию по любому интересующему нас объекту, договору или заявителю. Параллельно приходилось задумываться о том, как устранить уже существующие несостыковки и критические пересечения потоков обработки данных, а также не создать новые. Нам удается вместе с партнером по внедрению определять наиболее универсальный подход к развитию функционала системы.

TAdviser: Скажется ли реализация данного проекта на конечных потребителях?

Виталий Клюев: Мы надеемся, что функции контроля и сопровождения документооборота и всех этапов различных процессов, полученные в результате внедрения модуля на базе Docsvision, позволит сократить время технологического присоединения. Нам не чужды современные веяния, и далее мы планируем ввести подачу заявок на ТП в электронном виде через личный кабинет на сайте, отслеживание статуса своей заявки и т.д. Ни один этап не останется неконтролируемым, с Docsvision мы не только минимизируем вероятность сбоев, но и не позволим им остаться незамеченными.

Проект внедрения разработан компанией «Системная Экспертиза» (www.sx-spb.ru), которая выполняет полный цикл работ по автоматизации документооборота на базе платформы Docsvision — от изучения и анализа действующих бизнес-процессов документооборота, их автоматизации, документирования до обучения пользователя и сопровождения.