Елена Суховей, Максмарт: Мы создали инновационную цифровую платформу

Елена Суховей: Корпоративные закупки делятся на стратегические и так называемые «long-tail» или хвостовые закупки. Первые являются закупками основной номенклатуры, которые направлены на достижение максимальной прибыли за счет получения наилучшей закупочной ценности, которая влияет на конкурентоспособность и рентабельность компании. Для данного типа закупок как правило разрабатываются категорийные стратегии, которые включают в себя политику закупок и развитие в краткосрочной и долгосрочной перспективе. Основной фокус всех закупок компании уделяется именно стратегическим закупкам, которые в большинстве случаев осуществляются централизованно и характерны для крупных компаний. Закупки стандартизированной (хвостовой) номенклатуры предприятия проводят, в основном, на местах, децентрализованно.

К стандартизованной относится номенклатура, которая соответствует определенному ГОСТу, и не требующая кастомизации под конкретного потребителя. Данная продукция занимает до 30% от общего объема закупок номенклатуры предприятий. При этом в ценовом выражении ее доля не превышает 5-10% от стоимости всех закупок. В закупках данного типа часто используются другие алгоритмы закупочных процедур. Им уделяется минимальное количество времени, как правило, на каждую категорию продукции приходится небольшое количество локальных поставщиков. Часто компании выбирают поставщиков, используя запросы и переписку. Заявки оформляют посредством служебных записок. Выбор и контрактация с поставщиками реализуется в рамках типичного офлайн-процесса. И из-за отсутствия автоматизации в результате невозможно осуществлять полноценный контроль и сравнение эффективности данного типа закупок.

Елена Суховей: Для закупок большого объема различной номенклатуры крупные и средние компании размещают свои запросы на закупку на электронных торговых площадках (ЭТП). В этом случае компания сначала консолидирует спрос от разных заявителей внутри, после чего на ЭТП проводятся аукционные торги с разными типами аукционов. Например, существуют английский, голландский аукционы, редукцион или компания может просто провести запрос на расценки. Малые предприятия в большинстве взаимодействуют с поставщиком напрямую, потому что работа с цифровыми сервисами, такими как ЭТП, требует достаточно большой объем закупок от компании и высокие трудозатраты.

Если же говорить про закупки стандартизованной или гостированной номенклатуры, то многие крупные и средние российские компании в 2023 году перешли на закупку данного типа продукции через B2B-маркетплейсы с целью сокращения трудоемкости закупочных процессов. Максмарт как раз и является B2B-маркетплейсом полного цикла, обеспечивающим потребности компаний в закупках стандартизованной номенклатуры от покупки до доставки до конечного базиса.

Елена Суховей: Крупные промышленные компании, являющиеся лидерами в своих отраслях, на текущий момент уже хорошо продвинуты с точки зрения цифровизации закупочного процесса. У отдельных компаний уровень оцифровки достигает 70-80%.

Закупки относятся к операционному блоку. В 2023 году мы наблюдали тренд на цифровую трансформацию и внедрение цифровых инструментов в первую очередь именно в сегменте операционного управления. С 2022 года 63% промышленных предприятий сохранили уровень своих инвестиций в собственное цифровое и технологическое развитие. При этом 26% по данным аналитики рынка нарастили вложение собственных средств в цифровую трансформацию. Цифровизация закупочных процессов в крупных компаниях обеспечивает операционную эффективность, поэтому необходимость перестройки данных процессов для управляющих топ-менеджеров очевидна. В закупках задействовано большое количество сотрудников разных департаментов предприятия — закупщики, работники складов и цехов, логисты, документооборот, юристы, служба безопасности. И, конечно, традиционные офлайн-процессы в таком сложном алгоритме всегда требуют больших трудозатрат.

Цифровые процессы со своей стороны сокращают эти показатели и обеспечивают максимальную оптимизацию. Любой цифровой продукт, если он грамотно внедрен и используется на рынке, уменьшает офлайн-цепочку шагов, обеспечивает наглядность и качество закупок, позволяет анализировать все процессы в режиме реального времени. Совокупность данных показателей повышает операционную эффективность всех бизнес-процессов компании. Можно констатировать, что сейчас крупные компании хорошо оцифрованы с точки зрения стратегических закупок больших объемов, и постепенно подходят к цифровизации закупок стандартизованной номенклатуры, в том числе с помощью использования B2B-маркетплейсов. В среднем же сегменте у бизнеса автоматизация закупок минимальна. Большинство, даже довольно известные бренды, ведут бюджет в Excel, а согласовывают документы по закупке по электронной почте.

Елена Суховей: После стандартного использования ERP-систем, идет следующий этап цифровизации процессов компании. Если брать цифровизацию закупок, то она состоит из 4-х направлений. Финальный этап — это ЭДО (электронный документооборот). С точки зрения цифровизации является одним из важнейших этапов. При этом кто-то уже перешел на его использование, а кто-то только внедряет, в том числе и крупнейшие компании. 2 направление — электронные торговые площадки и маркетплейсы. Часть компаний имеет свои платформы, другие используют облачные решения, представленные на рынке. Из специализированных решений на следующем этапе цифровизации отдельно нужно выделить SRM (Supplier Relationship Management). Это комплекс цифровых продуктов, включающий сорсинг поставщиков, их квалификацию, подготовку процедуры к торгам, проведение торгов и контрактацию. Система таких решений позволяет выстроить полноценный source-to-pay процесс.

Ранее широко использовался SRM компании SAP, который потом трансформировался в SAP Ariba с большим количеством направлений и контуров. В июне 2023 года, бренд покинул российский рынок и облачные решения стали недоступны для использования российскими компаниями. В связи со сложившейся на рынке ситуацией, у российских компаний есть потребность в аналогичном российском сервисе. И 4 направление — это непосредственно, контрактация. Тут используются различные чаты, шаблоны договоров. При этом компании используют как собственные решения, так и аутсорс-сервисы, которые позволяют им максимально цифровизовать закупочный процесс.

Елена Суховей: По объективным причинам на сегодня в России практически нет ПО для закупок, которое бы разрабатывалось столь же долго и тщательно, ведь компании SAP более 50-ти лет. По факту модули SAP продолжают работать на многих российских предприятиях и в компаниях. Cейчас на российском рынке существуют ниши для развития масштабных цифровых решений. Многие компании ждут сейчас появления комплексной IT-разработки по закупкам для внедрения у себя на предприятиях. Российские вендоры занимаются разработкой хорошего, правильного цифрового решения для импортозамещения, и, думаю, в 2024-2025 году мы увидим на рынке реализацию полноценного ПО, способного заменить SAP Ariba.

Елена Суховей: 2023 год стал периодом становления понимания того, что сквозной цифровой процесс закупки — это то, что отрасли необходимо сейчас и к чему скоро придут большинство компаний на рынке. Еще недавно основными KPI руководителей по закупкам была удовлетворенность пользователей закупочного процесса (NPS). В 2023 году основным показателем эффективности для департаментов закупок стала цифровая трансформация закупочных процессов. В прошлом году многие крупные компании искали замену систем и сервисов ушедших вендоров. Также в большинстве крупных компаний были приняты решения о необходимости сквозного автоматизированного процесса закупок и каким он должен быть в рамках конкретного бизнеса. По итогам 2023 года можно с уверенностью утверждать, что отрасль движется в сторону полной цифровизации процесса закупок.

Елена Суховей: Важно отметить, что именно B2B-маркетплейс, как сторонний аутсорс-ресурс, обеспечивает удобный сервис для закупок стандартизованной (хвостовой) номенклатуры, как я уже сказала выше. Эта малоценная, с низкой стоимостью номенклатура занимает много места в справочниках предприятий, но сами суммы закупок невелики, меньше 10% от общего объема.

Крупные предприятия тратят много усилий и ресурсов на закупку данной номенклатуры, а B2B-маркетплейсы справляются с этой ролью гораздо эффективней, обеспечивая простой и быстрый цифровой процесс. Они дают единую моментальную точку входа, благодаря интеграции ERP-систем клиента и маркетплейса, сразу с автоматическим подбором потребительской корзины. И это происходит быстро, не нужно создавать процедуру, размещать заказ на электронных торгах. Крупные предприятия поняли, что процесс можно максимально упростить с помощью маркетплейса. С внедрением цифровой закупки через маркетплейс нет необходимости загружать своих закупщиков данным типом закупок, что позволяет снять с них нагрузку, оптимизировать трудозатраты, давая возможность сотрудникам сфокусироваться на более важной стратегической номенклатуре.

Маркетплейс позволяет оценить и увидеть ситуацию на местах, в регионах. На выходе и департамент закупок, и компания в целом получают эффективность управления процессом, потому что наглядно видно, какой товар закуплен, был ли у заявленного для покупки товара дешевый аналог, почему закупка заключена именно с этим поставщиком. Фактически B2B-маркетплейс убирает трудоемкость процесса закупки стандартизованной номенклатуры за счет сокращения цепочки шагов, снижает lead time закупки от заказа до поставки, обеспечивает конкурентные цены закупки, что позволяет компании снизить стоимость МТР (материально-технические ресурсы). Достижение таких показателей происходит во многом благодаря передаче закупочных процессов на аутсорсинг маркетплейсу.

Елена Суховей: Разница, действительно, существенная и о ней стоит напомнить. Многие полагают, что маркетплейсом является любая интернет-витрина, на которой представлены товары, но это не так. Различие заключается в том, что крупнейшие маркетплейсы не только показывают, какие товары и где именно можно приобрести, но еще и берут на себя взаимодействие с первичным поставщиком, организовывают доставку в выбранный покупателем пункт, обработку рекламаций при отказе покупателя от товара и многое другое. Покупатель взаимодействует только с маркетплейсом. Он знает, кем является первичный продавец товара, но никогда с ним не взаимодействует. В этом и есть корневое отличие маркетплейса от интернет-витрин товаров.

Елена Суховей: Максмарт на текущий момент уникальный в России промышленный B2B-маркетплейс, который отвечает за цепочку от автоматического формирования заказа путем интеграции с системами Клиента до доставки товара до базиса покупателя, ответственности по рекламациям и поддержкой пользователей, как технической, так и осуществлением сорсинга по сложным позициям. Остальные российские цифровые платформы являются, по сути, витринами товаров, поскольку конечную доставку до распределительного центра, до склада клиента осуществляет поставщик. Соответственно, поставщик самостоятельно отвечает за въезд на территорию предприятия, за работу по рекламациям и возвратам и за многие другие вопросы, которые обычно на себя берет маркетплейс полного цикла.

В итоге часть нагрузки остается на закупщике предприятия: выбор товара на витрине, копирование заявки через ERP-систему, выбор поставщика — а это 30% от всей работы. Именно поэтому многие крупные промышленные компании предпочитают использовать маркетплейс для быстрых закупок широкого спектра стандартизованной номенклатуры, от канцелярии до специального оборудования. Мы со своей стороны предоставляем полный аутсорсинг-процесс, плотно интегрируясь с любыми ERP-системами клиента.

Елена Суховей: С каждым клиентом внедрено определенное количество интеграционных потоков, которые отвечают их потребностям и обеспечивают практически 100% автоматический путь закупки. Закупщик при данной системе может не принимать участия в процессе закупки, его роль передается заявителям — сотрудникам производства, механикам цеха или шахты, работникам склада, если компания выбрала данную модель закупок. Заявители размещают свою потребность в ERP-системе, и далее заявка автоматически обрабатывается в рамках установленных процедур, которые заложены в закупочном процессе предприятия. При этом в режиме реального времени на маркетплейсе осуществляется проверка на наличие заявленного на покупку товара в складских запасах. И если, например, отвертка имеется на складе, заявление на ее покупку отклоняется. Кроме того, проверяется на достаточность бюджетный лимит подразделения заявителя.

Когда определенная категория выделена для закупки на маркетплейсе, осуществляется авторизация и автоматический вывод заявки на закупку. На Максмарте в автоматическом режиме определяется предприятие, с которого поступила заявка на покупку, например, — из горно-обогатительного комбината. Далее для заявителя автоматически подбирается корзина, исходя из его заявленной потребности. При этом минимизируется количество поставщиков и стоимость, также учитывается заявленный в ERP-системе необходимый срок доставки. При этом, если заявитель хочет дополнительно посмотреть или заменить продукцию, он может выйти в каталог и подобрать себе аналоги.

Елена Суховей: Интеграции уникальны для каждого крупного клиента в соответствии со сценариями закупок, в которых реализуются корпоративные политики. Так, с одним клиентом у нас запущено 18 интеграционных потоков, с другим — 21. В сценариях закупок, в числе прочего, реализована возможность гибкого управления лимитами закупок. Сейчас от закупщиков есть запрос по плановым ценам, потому что на рынке наблюдается высокая волатильность. Благодаря большому количеству данных, мы рассчитываем и еженедельно передаем плановые цены клиентам.

В рамках оптимизации и сокращения документооборота мы внедрили определенные цифровые сервисы. Мы обеспечиваем консолидацию УПД (универсальный передаточный документ). Также у нас есть клиент, который полностью отказался от спецификаций, поскольку факт заказа на Максмарт признается как спецификация.

Елена Суховей: На Максмарте все происходит в автоматическом режиме: нажали на кнопку «Сформирована корзина», далее осуществляется автоматическая переадресация заказа в личный кабинет поставщика. На подтверждение заказа ему отводится 9 рабочих часов, которые отсчитываются исходя из времени работы склада, указанного в личном кабинете поставщика. Ведь мы работаем по всей территории России, от Владивостока и до Москвы.

Елена Суховей: Да, есть такие товары под заказ, например — стропы, и в этом случае указывается время изготовления, стоимость доставки. Эта информация еще раз направляется механику на подтверждение, причем ознакомиться с ней он может двумя способами: в личном кабинете заявителя на маркетплейсе и непосредственно в своей ERP-системе, являющейся, фактически, фронтовой частью взаимодействия с нашим маркетплейсом. В ERP-системе заявитель может увидеть и отследить все статусы заказа: сформирована корзина, подтверждено поставщиком, товар отгружен и так далее.

Елена Суховей: Далее маркетплейс доставляет заказ закупщику по указанному адресу. Например, в одном металлургическом комбинате мы организовали 300 точек доставки. Мы доставляем заказ непосредственно в заводские кладовки. В организации процесса получения тоже есть свои особенности, например, требуется проверить наличие доверенности. При этом в ERP-системе и в СЭД автоматически формируются все необходимые документы. Отдельно хочу отметить, что если ранее в большинстве случаев продукция хранилась «котловым способом» и заявитель получал не всегда то, что заказывал, а по остаточному принципу, то, что есть на складе, то теперь он получает именно тот товар, который заказал — например, конкретную отвертку определенного бренда.

В итоге мы получаем автоматизированный путь, в котором нет присутствия закупщика и минимальное соприкосновение с системой остальных участников процесса.

Елена Суховей: Создание полноценного маркетплейса на мощной технологической платформе требует высоких инвестиций и большого количества различных ресурсов. В большинстве случаев создают витрину товаров. Внутренняя витрина требует технической и операционной поддержки в режиме реального времени, а также большого количества ресурсов внутри самой компании. За счет постоянных операционных затрат, которые требуются на поддержание функционирования внутренней витрины, компания не может достичь такой конкурсности, которую предоставляет независимый маркетплейс с агрегированным спросом от разных клиентов.

Елена Суховей: Мы консолидируем закупки крупнейших промышленных компаний — лидеров отрасли. Но даже эти компании не всегда обладают такими объемами закупок стандартизованной номенклатуры, чтобы иметь возможность напрямую выходить на дистрибьютеров.

Наш маркетплейс автоматически подбирает аналоги к материалам Заявителей, что позволяет экономить бюджет, либо найти замену бренду, который больше не работает в России. И это наше уникальное отличие на текущий момент от других цифровых B2B-площадок. Например, когда-то заявитель купил отвертку конкретной марки и продолжает выбирать ту же номенклатуру из года в год. Создание новой номенклатурной единицы является длительным процессом, и заявители от производства этим, как правило, не озадачиваются. Но у этой отвертки достаточно много аналогов, которые могут быть и дешевле ранее закупаемого бренда. Мы их подбираем и автоматически показываем заявителю в корзине, сообщая о размерах возможной экономии.

Параллельно создается отчет для клиента о приобретенных товарах в заявленном периоде и аналогах, которые могут стоить дешевле купленных, для возможного пересмотра компанией стратегии закупок и выбора продукции.

Елена Суховей: Во-первых, сокращение lead time — срока поставки продукции от заказа до доставки. При работе с нами наши клиенты снизили данный показатель от 1,3 до 2,7 раз в зависимости от категории, то есть более чем в два раза сокращается срок поставки в отдельных случаях. Это происходит в результате сокращения цепочки шагов и полной автоматизации процесса закупки — то, о чем мы говорили выше.

Елена Суховей: Второй эффект — сокращение трудоемкости процесса. Ранее в этот процесс были включены различные службы: служба безопасности, с целью квалификации поставщика, юридический департамент, бухгалтерия и прочие функции, участвующие в процессе закупок. И это помимо закупщиков, напрямую вовлеченных в процесс.

Максмарт выступает от лица всех поставщиков как единый поставщик. У нас единый согласованный договор, заключаемый на год или на несколько лет. Консолидированный УПД оформляется не на каждый заказ, а на поставку. У нас есть компания, которая отказалась от оформления спецификаций.

Елена Суховей: Один из важнейших моментов заключается в повышении управляемости закупками, поскольку раньше ими никто особо не занимался, кроме самого закупщика, а теперь закупочные процессы стали наглядными. Отчетность по ним можно посмотреть в любой момент и оценить эффективность каждой конкретной закупки.

Елена Суховей: По итогам 2024 года распределительная сеть Максмарт будет насчитывать 14 фулфилмент-центров полного цикла, консолидирующих заказы и расположенных на магистральной логистике. Например, в Красноярске у нас очень большой хаб, где консолидируются заказы для крупных промышленных компаний, для компаний из Иркутска и Хакасии. Заказы отправляются тем видом транспорта и в те сроки, которые оговорены с клиентом, одним — опечатанными железнодорожными вагонами, другим — на фурах и газелях с адресной доставкой. Каждому клиенту выделен отдельный логист, а также менеджер для обеспечения рекламационного процесса с поставщиком и отдельный сотрудник маркетплейса, который занимается взаимодействием с конкретным представителем клиента. Таким образом, клиент выводит функции закупок стандартизованной номенклатуры в аутсорсинг, передавая их Максмарту.

Елена Суховей: В первую очередь, мы развиваем цифровую платформу в направлении расширения категорий, которые запрашивают на маркетплейсе, и в этом году на Максмарте появятся категории, которые пока на B2B-рынке не представлены в цифровом формате. Во-вторых, мы продолжим развитие нашей платформы и различных сервисов под потребности клиентов, и, в целом, в направлении дальнейшей максимальной цифровизации процессов закупок. Планируем дальнейшее развитие логистических цепочек, увеличение количества наших распределительных центров в России. На текущий момент к закупкам на маркетплейсе подключились многие предприятия реального сектора экономики. До конца года к платформе будут подключены более 45 юридических лиц, новых клиентов.

Елена Суховей: Количество юрлиц — не вполне корректный показатель для оценки размера клиентской базы. Ведь можно иметь множество клиентов — индивидуальных предпринимателей, а можно обслуживать одного клиента, но это будет огромный холдинг. Соответственно, размер закупок в первом случае может быть на уровне 20 тыс. руб., а в другом — миллиарды. Поэтому правильнее оценивать клиентскую базу в количестве заявителей, работающих в системе. На текущий момент у нас более 3,300 заявителей, ежемесячно заказывающих в системе товары, а к концу этого года их количество по нашим расчетам как минимум удвоится. В общей сложности на нашей площадке представлено сейчас более 3 тыс. товарных категорий и свыше 2 млн. предложений поставщиков на сайте, а средний чек заказа составляет порядка 390 тыс. руб.

Елена Суховей: Как я уже сказала выше, у крупных предприятий, директоров по закупкам, директоров по цифровизации сформировалось понимание того, что цифровизация закупок повышает операционную эффективность компании. Поэтому компании движутся в сторону автоматизации сквозного процесса закупок, также в поиск оптимальных для бизнеса модулей SRM, в закупки через B2B-маркетплейсы и в электронный документооборот.

С моей точки зрения, эти три части будут являться мейнстримами для цифровых платформ для разработки и внедрения крупнейшими российскими компаниями на 2024 год.

Елена Суховей: Да, в 2023 году многим российским компаниям стало очевидно, что цифровизация закупок — действенный инструмент повышения операционной эффективности компании. Многие крупные компании частично автоматизировали собственные закупочные процессы. Некоторые уже попробовали и внедрили у себя закупки через B2B-маркетплейсы. Мы уже сейчас видим тенденцию, что после подведения первых результатов автоматизации закупочных процессов и закупок через маркетплейсы, в 2024 году предприятия будут расширять категории товарных позиций к закупке в таком формате. И рынок ощутит стремительный рост числа компаний, которые будут переводить закупки стандартизованной номенклатуры на маркетплейсы для повышения собственной эффективности и снижения своих издержек. Также мы увидим появление новых российских IT-решений для автоматизации закупочных процессов.