Павел Смирнов, «ПИК Digital» - об эффективности электронного документооборота в строительной компании

Павел Смирнов: ПИК - один из немногих девелоперов, кто инвестирует в развитие ИТ-инфраструктуры. Мы стремимся к автоматизации бизнес-процессов на всех уровнях и переходим на цифровые технологии управления строительством. Так, еще в 2018 году ПИК внедрил собственную ИТ-систему, которая позволяет в режиме реального времени управлять более 4 млн кв. м. в стадии строительства. С помощью ИТ-решений мы также научились быстрее и грамотнее выстраивать системы контроля качества и управлять рисками, повышать эффективность взаимодействия с контрагентами и общаться с клиентами через онлайн-платформы. Среди приоритетных задач, которые сегодня стоят перед ПИК, — переход на облачные системы хранения данных, а также полностью безбумажный документооборот как внутри компании, и при взаимодействии с клиентами и подрядчиками.

Павел Смирнов: Исторически мы регистрировали в системе только входящие/исходящие письма и приказы. В какой-то момент стало понятно, что задачи масштабировались, а прежняя система с ними не справляется. Требовался более дружелюбный интерфейс и возможность настройки под наши нужды. Внесение изменений в типовые решения прошлой платформы было очень трудоемким. Чтобы переводить техническую документацию в электронный вид быстро и качественно, мы начали поиск другого, более гибкого и подходящего варианта.

Павел Смирнов: Критериев было несколько. Первый — наличие web-версии, которая позволяла бы работать в системе и сотрудникам компаний, входящих в ПИК (а это более 200 организаций), и более 11 000 контрагентов. Нам было важно, чтобы контрагенты могли подключаться к системе через облачные решения, не устанавливая специального ПО. Вторым важным критерием была возможность работы с "тяжелыми файлами" — один чертёж в AutoCAD может "весить" до 500 МБ. Загрузка документов в TESSA идёт в фоновом режиме и позволяет работать с другими файлами, не блокируя рабочий процесс. Среди других критериев, которые мы рассматривали, — организация единого электронного архива документов ПИК, исключение дублирования документов, высокая скорость работы представлений и загрузки карточек, простота построения интеграционных решений. СЭД TESSA устроила нас по всем этим параметрам.

Павел Смирнов: На формирование верхнеуровневого плана по внедрению ушёл примерно месяц, но мы столкнулись с тем, что интерфейс не всегда был привычен пользователям. При этом мы достаточно легко доработали систему под наши нужды. Например, перенесли входящие/исходящие документы и приказы из прежней системы и разработали согласование чертежей строительной документации. Мы также не стали дожидаться появления следующей версии TESSA, а своими силами разработали решение, позволяющее входить в веб-версию с помощью гугл-авторизации.

Павел Смирнов: Доступ к системе есть у всех сотрудников ПИК. Ей пользуются проектировщики, строители, инженеры технадзора и авторского надзора, руководители проектов, финансовые менеджеры, делопроизводители, бухгалтеры, работающие удалённо. Все служебные письма оформляются через TESSA. Любой менеджер, которому требуется принять акт в оплату, также работает с системой электронного документооборота.

Павел Смирнов: Ежемесячно ПИК получает более 200 000 документов. Переход на электронный документооборот — единственный в своем роде проект в строительной сфере, который на данный момент является самым масштабным и быстрым. Мы не только перешли на электронное подписание документов, но и строим поверх дополнительную автоматизацию: контролируем корректность составления актов, сокращаем число участников в процессе согласования документов, проводим расчеты с подрядчиками, автоматически генерируем платежи. Мы первыми перевели строительные акты выполненных работ на электронное подписание, а проект интеграции финансового блока с системой «Диадок» стал победителем в номинации «Про успех: проект года» премии «ПРО ЭДО».

Эффективность внедрения электронного документооборота подтверждается не наградами, а в первую очередь цифрами. Сервисы ЭДО экономят в среднем от 30% рабочего времени сотрудника – они автоматически формируют документ, направляют нужным сотрудникам для электронного согласования или подписания, готовят бухгалтерские проводки, заявки на оплату. Документы попадают от проектировщика к подрядчику примерно за 3 рабочих дня, срок обработки первичных документов также сокращается до 3 рабочих дней. Переход на ЭДО также позволил исключить ручной ввод электронных документов бухгалтерией, сократив до 50% времени бухгалтерского учета.

Павел Смирнов: На данном этапе мы перевели только часть документов в электронный вид. В перспективе – дальнейшее развитие электронного документооборота финансовой документации, работа с документами по приобретению новых земельных участков, клиентскими документами. Базового функционала достаточно, но мы были бы не против всесторонней переработки пользовательского интерфейса. Это сделало бы работу с поиском и реестрами ещё более удобной.