Евгений Кучик, «БОСС. Кадровые системы»: Государство стимулирует переход HR-процессов на цифровые рельсы

Евгений Кучик: В 2020 году пандемия внесла коррективы в работу большинства компаний. Основной особенностью этого периода можно назвать обязательный перевод части сотрудников на удаленную работу: организация и оформление дистанционного режима. Работодатели столкнулись с новой для себя задачей, что выявило проблему недостаточного уровня готовности к переходу в подобный цифровой формат работы. Это было связано как с отсутствием в ряде компаний технологий и инструментов для дистанционной работы, так и с недостатком необходимых знаний у сотрудников. Бизнесу было необходимо оперативно адаптироваться к этой ситуации.

Крупные предприятия, где изначально уделялось пристальное внимание вопросам автоматизации, оказались в лучшей ситуации. Конечно, компании непрерывного цикла вообще не останавливали производство и не вводили режим самоизоляции для сотрудников производственных подразделений, хотя это все равно коснулось их бэкофисов. При любом масштабе и длительности периода внеофисной работы специалисты отмечали отсутствие у многих руководителей навыков управления персоналом в удаленном формате, что проявлялось в снижении общей производительности. Но развитые технологичные компании сумели довольно быстро перестроиться и в минимально сжатые сроки наладить деятельность в новом для себя формате.

Важную лепту здесь внесли и современные комплексные системы управления персоналом, в которые встроены инструменты взаимодействия с сотрудниками, предоставляющие возможность непосредственного участия работников в процессах. В этом случае вынужденная работа из дома никак не повлияла на течение рутинных кадровых процессов в организации. Сотрудники таких компаний смогли не только продолжить выполнять свои должностные обязанности, но и получили, по сути, возможность работать круглосуточно из любой точки за счет онлайн-доступности корпоративных информационных ресурсов.

Евгений Кучик: Сегодня в обществе есть насущная потребность цифровой трансформации всех процессов нашей деятельности и государство занимается этим вопросом, показывая свою заинтересованность в развитии ИТ-отрасли и автоматизации. Оно стремится выступать в роли драйвера развития, задавая тон и направление всему процессу.

Государство стимулирует переход на цифровые рельсы во всех областях, включая социальные и трудовые отношения.

Например, в последние годы в кадровом делопроизводстве мы получили возможность оформлять трудовые книжки и больничные в электронном виде, использовать цифровые подписи в кадровом документообороте. Под воздействием именно законодательных инициатив стало возможным базовые HR-процессы полностью трансформировать в цифровой вид. Даже такие важные для компании и сотрудника, как трудовой договор и его прекращение. Работодатель и работник теперь могут подписывать документы ЭЦП, и они становятся юридически значимыми, равноправными обычному бумажному экземпляру.

Эти процессы, прежде всего, требуют внесения серьезных изменений в первичные нормативно–правовые акты. А это — прямая задача именно государства.

Евгений Кучик: Сегодня в HR-менеджменте появилась новая тенденция, направленная на вовлечение персонала в кадровые процессы компании.

Суть подобной цифровой трансформации HRM в том, что любая организация, использующая HR-систему, в которой автоматизированы базовые функции учета и расчета, а в современных полнофункциональных системах присутствует еще и процессный слой: работа с HR-процедурами, управление и аналитика, может поверх этого создать интеллектуальный слой — информационные сервисы самообслуживания. Основу управления бизнес-процессами в компании составляет наличие некоего «тезауруса», в котором описаны правила маршрутизации, проверки корректности, проведения операций — т.е. алгоритмы, подлежащие программированию в HR-системе, являющейся их владельцем. После чего начинается работа и с заявочными компаниями, автоматической маршрутизацией, роботизацией проверок на корректность как законодательным, так и локальным нормативным актам, и автоматическая разноска результатов прохождения по регистрам системы. В подобные процедуры вовлекаются все сотрудники компании.

Что дает движение в сторону HR-Zero? Во-первых, это экономия не только трудовых ресурсов, но и времени. Во-вторых, порядок — правила организации будут формализованы в системе, что гарантирует отсутствие ошибок, да и скорость прохождения станет не сравнимой с бумажным документооборотом. Сотрудники компании становятся участниками бизнес-процессов, управление смещается к непосредственным руководителям, возникает доверие к работодателю и появляется некий технологический имидж компании. Всё это поднимает ту самую эмоциональную составляющую, называемую «вовлеченностью и мотивацией».

Этот новый тренд, связанный с невероятным рывком цифровой трансформации бизнеса, с возможностью уже сейчас полностью делегировать HRM-системе предприятия выполнение большинства рутинных функций HR-менеджера.

Евгений Кучик: Мы уже говорили, что технологии начали отнимать рутинные задачи у HR-специалистов и передавать их функции информационной системе.

Роботизация лучше всего подходит для процессов с повторяющимися, регламентированными действиями. Как пример, можно привести подачу заявления на отпуск, которое идет по цепочке согласований, и в итоге будет утверждено или отклонено. В этом процессе сама HRM-система, такая как наш БОСС-Кадровик, становится участником, контролером и проводником процесса. В систему заложен механизм движения кадровых процессов по статусам и состояниям, где у каждого процесса есть своя модель действий при их смене. Программные ограничения определяют, насколько правильно сформированы заявки, а их маршрутизация осуществляется системой автоматически на основании правил организаций. Таким образом, программа осуществляет роботизированные проверки контента, и не выпускает ни пользователя, ни согласующего за рамки валидности, запрограммированной в проверках. Функция утверждения согласованной заявки HR-менеджером уже становится вырожденной, ее можно исключить, передав системе полномочия утвердить, разнести данные по регистрам учета и создать пакет документов на тот же отпуск, о котором мы говорим.

Но это не значит, что профессия HR-менеджера умирает. Много говорят о том, что надо высвободить рядового кадровика для более интеллектуальной деятельности, дать ему время больше общаться с людьми. Это крайне важно для HR-департамента будущего, да уже и настоящего. Но не надо забывать, что кто-то должен систематизировать и администрировать правила организации, проверять что система корректно отрабатывает их, т.е. по сути, быть настройщиком роботизированной системы. И это тот же самый HR-менеджер. Он не стал вдруг ненужным — изменилась его функция и круг решаемых задач. Они стали более значимыми и творческими.

Евгений Кучик: Массовый перевод сотрудников на удаленную работу и необходимость взаимодействия работодателя с работником подтолкнули трансформацию сервисного функционала крупных HRM-систем в сторону мобильности и массового доступа.

Основные процессы, реализуемые так называемым ядром (core) HRM-систем: сквозной кадровый учет, расчет заработной платы, налогов и взносов, учет резервов по отпускам, регламентированная отчетность по страховым взносам, НДФЛ и в органы статистики — в той или иной степени автоматизированы в большинстве компаний. Но вот спрос на перевод в онлайн классических управленческих функциях HR: подбор, найм, проведение собеседований, обучение, наставничество и управление кадровым резервом – растет просто фантастически! Дополнительные возможности систем, которые появляются сейчас за счет вовлечения всего персонала в число участников работы с автоматизированной системой, востребованы как никогда.

Наиболее актуальным становится то, что позволяет поддерживать активное взаимодействие с сотрудниками, работающими в дистанционном режиме. Например, современные сервисы самообслуживания дают возможность работникам самостоятельно оформлять заявки и документы через HR-порталы. Подобный функционал можно использовать на планшете или смартфоне, он позволяет всегда быть «на связи» и активно работать из любого места, где есть интернет. В условиях удаленной работы это стало необходимым сервисом мобильности.

Евгений Кучик: Появилось много. В программе поддерживается возможность работы с электронным больничным (ЭЛН) и информационного обмена с системой «Соцстрах». То есть работодатели могут производить расчет пособия по временной нетрудоспособности или пособия по беременности и родам на основании ЭЛН, сформированного и размещенного в информационной системе Фонда, без лишних трудозатрат. Сейчас работаем над реализацией следующего этапа – взаимодействия с Системой электронного документооборота (СЭДО) ФСС, чтобы уметь работать с т.н. будущим механизмом проактивных выплат со стороны ФСС.

В БОСС-Кадровик уже давно есть возможность работы с электронными трудовыми книжками. Цифровая трудовая книжка хранится на сервере Пенсионного Фонда РФ и содержит информацию о работнике и его квалификации и пр. Пользователи могут получить готовую форму СЗВ-ТД «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица», которая заполняется автоматически. В программе настроен процесс передачи электронной отчетности. Сведения о трудовой деятельности передаются в информационную систему ПФР ежемесячно.

Мы модифицировали и расширили важный блок «Охрана труда», который помогает автоматизировать учет по специальной оценке условий труда (СОУТ), обучению и проверке знаний по ОТ и пожарной безопасности, учет медосмотров, психиатрических освидетельствований, вакцинаций, выдачи спецодежды и пр.

Безбумажный кадровый электронный документооборот (КЭДО) постепенно становится нормой жизни. Федеральный закон от № 377-ФЗ от 22.11.2021 официально обеспечил его легитимность на уровне Трудового кодекса, если выполняются требования юридической значимости подписываемых с помощью ЭЦП документов. Мы поддержали КЭДО в нашей системе БОСС-Кадровик и наблюдаем повышенный интерес со стороны заказчиков к этим новым возможностям.

Евгений Кучик: Сегодня в цифровом рабочем веб-пространстве сотрудника в рамках системы БОСС-Кадровик реализовано два больших блока – это «Личные данные» и «Заявочные кампании» с интеллектуальным движком. Но главное, что важно для HR-портала организации, — это единство методов представления и работы с информацией. Возможность неограниченного расширения круга решаемых задач в интересах сотрудника, руководителя и работодателя. Все это, как раз, обеспечивает наша новая платформа – BOSS WEB Platform. Это самодостаточный и простой в освоении инструмент для работы с БОСС-Кадровик, да и другими системами, в деле построения HR-порталов и их расширений на другие сферы корпоративной жизни.

Евгений Кучик: Даже в таких непростых условиях 2020-2021 гг. – локдаун, карантин, самоизоляция – мы смогли выполнить проект полнофункциональной автоматизации HR-контура компании «Воздушные Ворота Северной Столицы» — управляющей компании аэропорта Пулково, г. Санкт-Петербург, — четвертого по количеству обслуживаемых пассажиров аэропорта в России после московского авиаузла. Работы по автоматизации начались как раз в марте 2020 года. Именно ограничения очных контактов стали отличительной чертой всего проекта, вызовом и проверкой профессионализма для сотрудников нашей компании. Ведь установка и настройка новых технических решений требует слаженной и согласованной работы, постоянной коммуникации и плотного общения большого количества не только членов проектной группы, но и профессиональных пользователей на конечных рабочих местах заказчика. Это серьезная проработка не только инфраструктурных вопросов, но и изменения HR бизнес-процессов, привычных рядовому пользователю.

Проект получился интересным: наша система управления персоналом БОСС-Кадровик стала мастер-системой, объединяющей все HR бизнес-процессы аэропорта, единым решением, взявшим на себя роль цифрового HR-ядра. Заказчик искал решение со встроенными инструментами развития платформы, а также возможностью интеграции с другими своими информационными системами.

Кроме базового кадрового делопроизводства и расчетов с персоналом, была активирована «Система учёта рабочего времени», позволяющая на основании производственного календаря отслеживать режимы и вести учет рабочего времени, а также составлять графики работы сотрудников. Отмечу, что это очень регламентированная область в авиации, напрямую связанная с авиационной безопасностью и особенностями режимов рабочего времени и времени отдыха как летного персонала, так и наземных служб аэропорта.

Отдельным решением «Охрана труда» была выполнена цифровизация функций специальной оценки условий труда (СОУТ), производственного контроля, автоматизации допусков к самостоятельной работе и медицинскому осмотру. В случае медицинских противопоказаний работодатель должен не допускать работников к исполнению ими трудовых обязанностей. Все это складывается в единую систему управления охраной труда и контроля доступов.

К отличительным особенностям проекта можно отнести и модернизацию в полном объеме работы авиационного учебного центра (АУЦ), который является одним из ведущих в стране. Мы обновили всё: начиная с актуализации квалификационных матриц и заполнения справочников по программам курсов и преподавателям, учета проведения обучения сотрудников, взаиморасчетов и договоров с поставщиками, и заканчивая возможностями ведения анализа в разрезе «план-факт» и отчетности.

Сейчас запускается в эксплуатацию функционал системы БОСС-Кадровик, позволяющий вести юридически значимый кадровый электронный документооборот (ЮЗКЭДО), связанный с применением электронных цифровых подписей (ЭЦП) для визирования любых кадровых документов. Это всё те новые возможности, о которых мы говорили ранее.

Сегодня в новой цифровой среде работают около 150 специалистов. Большая часть персонала и все руководители выполняют свои функции в Личном кабинете в рамках многочисленных специально настроенных процессов.