Как организовать качественные online-конференции

Требования к ВКС

Массовое использование удаленного формата присутствия на мероприятиях требует от организаторов различных конференций и совещаний специальным образом подготовить помещение. При этом хотелось бы не приглашать сторонних режиссеров, которые, конечно, организуют все качественно, но дорого. Поэтому сейчас возникла потребность в видеосистемах, которые работают в полуавтоматическом режиме и не требуют высокой квалификации как от организаторов, так и от пользователей. Например, в системе могут быть такие интеллектуальные функции, как автоматическая фокусировка камеры на говорящего в активный микрофон. Такой функционал требует квалификации от интегратора, который устанавливает решение, но при эксплуатации удобен в управлении.

В целом же можно сформулировать следующие требования для интеграторов, которые поставляют решения для организации дистанционного подключения к конференциям:

• Использование типовых решений. У интегратора должен быть готовый набор для поставки оборудования как в центральное помещение, где планируется проводить конференцию, так и для удаленных рабочих мест и филиалов. Конечно, необходимо предусмотреть подключение с помощью мобильных телефонов или настольных компьютеров, однако для филиалов также стоит разработать пункты коллективного подключения. При этом типовые компоненты должны максимально быстро монтироваться и для установки не требовать сложного переоборудования помещений.
• Максимальная автоматизация. Построенная система должна обеспечивать автоматическую съемку всего происходящего с управлением с одного рабочего места оператора, не требуя его наличия за каждой из камер. То есть использовать лучше поворотные монтируемые камеры с хорошим разрешением и автофокусировкой, которые могут самостоятельно выбирать объекты и правильно кадрировать видеоизображение. Аналогично и захват звука также должен выполняться в автоматическом режиме, чтобы оператору не приходилось вручную переключать микрофоны.
• Обучение персонала. При внедрении решения для дистанционного подключения важно обеспечить обучение персонала не только для управления модерирования самой видеоконференции, но и управления трансляцией ее через Интернет, организацией ответов на вопросы и голосованием. Если в процессе подготовки достаточно крупного вебинара или online-конференции не требуется вмешательства специалистов интегратора, то решение можно считать достаточно удобным для внедрения.

Примером такого решения может служить проект компании X-Com по развертыванию системы видеоконференцсвязи в Российском университете кооперации.

Пример ВКС

В середине декабря 2023 года Российский университет кооперации отметил 111-летие со дня основания. В честь этого события был организован ряд масштабных и знаковых мероприятий. Главным из них стал Кооперативный форум 2023 «Кооперативные ценности и новые механизмы кооперации». Удаленное подключение сотрудников и гостей как раз и является одной из таких ценностей, поэтому важно было организовать это мероприятие на высоком уровне.

Кроме того, в том же помещении планировалось провести заседание Совета Центросоюза Российской Федерации, в котором предполагалось участие руководителей всех региональных потребительских союзов страны. Для дистанционного участия в нем предполагалось подключение к системе 18 филиалов и семи представительств университета. На текущий момент в региональную сеть Университета входят филиалы от Калининграда до Камчатки, в том числе Чебоксарский, Саранский, Поволжский, Волгоградский, Казанский, Краснодарский, Башкирский кооперативные институты, которые являются филиалами Университета.

Фактически, Российскому университету кооперации потребовалось оборудовать конференц-зал головного корпуса системой видеоконференцсвязи (ВКС). Предполагалось, что на стенах будут установлены видеокамеры с интеллектуальным наведением на активного спикера и автокадрированием. Компоненты решения должны быть тесно интегрированы между собой посредством системы аудиовизуальной коммутации (AV-коммутация). Централизованное управление комплексом и модерация телеконференций должна производится с отдельно оборудованного места оператора. То есть должны были быть соблюдены все перечисленные выше общие требования. Причем на реализацию проекта под ключ отводилось не более 10 дней, что-то подразумевало использование проверенных типовых решений для поставленных задач — проводить пилоты и тестировать на совместимость оборудование было некогда.

Эксперты системного интегратора X-Com, входящего в одноименную Группу компаний, проанализировали требования заказчика к решению и предложили гибкое решение, позволяющее проводить телеконференции любого уровня. Рабочие места участников были оборудованы персональными дисплеями и микрофонными пультами конгресс-системы, обеспечивающими эффект живого общения. В торце и по боковым сторонам конференц-зала установлены большие дисплеи для коллективной демонстрации визуального контента. В проекте была использована система видеоконференцсвязи от ведущего производителя компании Yealink, конгресс-система — от ITC, AV-коммутация — от Cypress.

В состав работ входили проектирование систем, монтаж оборудования, пусконаладка и ускоренное обучение персонала. Основные работы проводились в течении 5 рабочих дней параллельно с ремонтными работами в помещении, поскольку сроки выполнения работ были достаточно жесткими. Тем не менее проект был реализован под ключ в полном соответствии с контрактными условиями по объемам и срокам и получил высокую оценку со стороны заказчика. Причем всем оборудованием на мероприятии управляли специалисты Университета и хорошо с этим справились.

В рамках проекта нам предстояло выполнить непростую, но весьма амбициозную задачу: в кратчайшие сроки подготовить помещение конференц-зала Российского университета кооперации и внедрить в нем современную систему видеоконференцсвязи для проведения стратегически важных для мероприятий с участием региональных филиалов по всей стране, — комментирует Пётр Есилевский, руководитель направления PRO-AV Группы компаний X-Com. — Благодаря отлаженным рабочим процессам, опоре на лучшие проектные практики и постоянно поддерживаемому складу мультимедийного оборудования, мы всего за пять дней развернули гибкое и легкое в управлении решение, позволившее заказчику проводить видеоконференции любого уровня. А в рамках сервисного контракта мы готовы обеспечивать техническую поддержку для наших клиентов.

Заключение

В целом можно отметить, что при соблюдении указанных в статье требований к ВКС-решению можно в достаточно сжатые сроки построить качественное помещение для организации online-конференций, причем управлять ими сможет обученный в процессе реализации проекта персонал самой компании или организации.