Как снизить затраты на бизнес-процессы и правильно внедрить кадровый электронный документооборот

	Павел Соболев, руководитель группы электронного документооборота
	Евгений Шмельков, руководитель отдела развития и поддержки платформенных решений

Как выбрать систему КЭДО

На рынке представлено много компаний, оказывающих услуги КЭДО. Например, компании-лидеры. Они давно работают в данном сегменте и предлагают многофункциональную экосистему из продуктов по ЭДО и КЭДО, интегрированных между собой. Их решения проверены временем и фактическим объемом внедрений. Подобные информационные системы обладают множеством преимуществ: стабильностью, расширяемостью, понятным современным интерфейсом и удобством использования. Такие КЭДО внедряются, как правило, на крупных предприятиях численностью 10000 и более сотрудников из различных отраслей промышленности. При этом подобные решения пользуются популярностью и в компаниях с численностью персонала 250-1000 человек. Клиент может выбрать как локальное программное обеспечение, так и облачные варианты развертывания. Информационные системы полностью импортонезависимые, поддерживают интеграцию с различными внешними системами и сервисами предоставляют гибкость и легкость адаптации под любые требования.

Есть и относительно молодые, но амбиционные компании, которые конкурируют с более известными игроками за счет ставки на собственный подход к пользовательскому интерфейсу системы. Подобные КЭДО внедряются, в том числе в крупных металлургических компаниях.

Интерес также представляют информационные системы от компаний, предлагающих инновационные подходы по построению электронного документооборота на основе BPM-платформы. Они предлагают собственную экосистему с набором готовых решений: CRM, Service Desk и т.д. Как правило, в предлагаемых решениях используется Low-code и No-code подходы, а также интеллектуальное распознавание текста.

Специалисты AUXO помогают клиентам подобрать и внедрить систему как в рамках проектов импортозамещения, так и в случае перехода на обновленные версии продуктов.

При выборе продукта, следует обратить внимание на следующие аспекты:

• Известность вендора и популярность внедрения.
• Тип установки (локальное программное обеспечение или облачное).
• Опыт пользователей по работе с предыдущей системой КЭДО (если применимо).
• Соответствие системы КЭДО требованиям законодательства.
• Отслеживание поставщиком КЭДО изменений законодательства и своевременной доработки продукта.
• Соответствие требованиям информационной безопасности, предъявляемой в компании клиента.
• Наличие и полнота руководства пользователя.
• Наличие и полнота руководства администратора, содержащее версии используемых компонентов, подробную инструкцию по развёртыванию, требования к программному обеспечению и другое.
• Возможности интеграции с внешними системами и наличие открытого API.
• Использование в продукте сторонних решений.
• Формат и качество технической поддержки.
• Модель лицензирования.

С чего начать внедрение

Несмотря на кажущуюся схожесть кадровых процессов во всех российских компаниях, опыт внедрения КЭДО показывает, что в каждой есть свои особенности, сформировавшиеся исторически или из-за используемых мастер-систем и настроенных интеграций.

Успешность внедрения проекта существенно зависит от готовности и заинтересованности участников и команд принимать участие в ключевых вопросах. Также необходимо сформировать экспертную группу, которая в дальнейшем будет участвовать в формировании технического задания и выборе системы.

Этап исследования

На этапе исследования происходит сбор требований – важная часть любого проекта. В техническом задании необходимо описать все имеющиеся бизнес-процессы, уделив внимание интеграциям со сторонними системами. В случае возникновения запроса клиент может самостоятельно создать первоначальную версию требований, а затем обратиться к нашим экспертам, занимающимся внедрением КЭДО. Специалисты AUXO помогут доработать документ, проведя встречи с ключевыми пользователями и используя сформировавшиеся практики по внедрению. Благодаря широкому опыту работы с различными системами и поставщиками ПО, наши эксперты помогут составить список наиболее подходящих, провести анализ и выбрать лучших в соответствии с требованиями клиента.

Стоит понимать, что пренебрежение к описанию требований приведёт к срыву сроков проекта и внедрению системы, не соответствующей изначальным запросам и, следовательно, затратам на исправление.

Этап внедрения

Это ответственный этап проекта, который рекомендуется разделить на несколько шагов. В зависимости от масштаба проекта, вначале внедряется коробочная версия продукта с минимальными настройками и изменениями, далее выполняется доработка системы. Сроки проектов зависят как от количества необходимых доработок, так и вовлеченности команды заказчика на всех этапах проекта. Внедрение системы КЭДО может занимать от полугода и больше, а крупные проекты длятся не менее года.

Хорошей практикой является проведение пилотных проектов по внедрению систем КЭДО. Такой подход не только даст представление о преимуществах системы электронного документооборота, но и позволит выявить потенциально слабые стороны как самого решения, так и поставщика услуг. Вы получите ясное представление о процессе развертывания и проведения обновлений информационной системы, как взаимодействовать с командой поддержки, скорости реакции поставщика услуг на ваши запросы.

Что нужно учесть при внедрении

1. Установку порядка взаимодействия.

Важно обозначить порядок взаимодействия сторон, плановые сроки и формат предоставления информации внутри проектной команды. Потребуется определить ответственных со стороны бизнеса и поставщика, ознакомить всех участников с правилами и сроками реализации проекта. Время, которое будет тратиться командой клиента следует тщательно спланировать. Пренебрежение этим аспектом приводит к затягиванию ответов, поиску ответственных во время реализации проекта и многократным корректировкам технического задания.

2. Сопутствующие расходы.

Следует обратить внимание на сопутствующие расходы, которые могут возникнуть у предприятия по мере ввода приложения в эксплуатацию. К этому разделу можно отнести лицензии и оборудование, которое потребуется приобрести, самостоятельная или с привлечением подрядчика поддержка оборудования и ПО, набор и развитие специалистов, которые будут осуществлять поддержку. Для минимизации указанных рисков рекомендуется тщательно изучить требования к приложению и необходимой инфраструктуре перед окончательным выбором поставщика и продукта.

3. Ошибки планирования.

Часто сроки внедрения ПО не соблюдаются из-за нарушения системы планирования. Участники проекта, стараясь максимально удовлетворить заинтересованные стороны, поддаются собственной чрезмерной уверенности. Нередко встречается пример, когда во главу угла ставится обязательное освоение бюджета до конца года. Эксперты, устанавливают чрезмерно короткие сроки, чтобы продемонстрировать высокий уровень профессионализма и соответствовать ожиданиям клиента. Учитывая эти особенности, руководителям проекта необходимо быть объективными и указывать остальным участникам на возможное несоответствие плана и действительности.

4. Проблемы с производительностью.

Нередко после ввода приложений в продуктивную эксплуатацию пользователи сталкиваются с заметным замедлением работы информационной системы. В этом случае проблемы могут быть связаны с несоответствием оборудования заявленным требованиям, сетевыми неполадками или с недостаточной оптимизацией логики приложения. Поэтому один из важных моментов подготовки к внедрению – получение результатов нагрузочного тестирования с указанием примененных параметров. Таким образом, на этапе проектирования важно определить, сколько пользователей сможет одновременно использовать КЭДО не только для просмотра главной страницы, но и при выполнении ресурсоемких операций.

5. Несоответствие результата и ожиданий.

Наиболее неприятный возможный сценарий для проекта – ситуация, в которой приложение в силу обстоятельств оказалось ненужным. Причиной могут быть некачественные требования или утрата актуальности в связи с долгой реализацией проекта. Противодействовать такому риску можно, применяя платформенные решения. В этом случае сокращается период поставки, переиспользуются проверенные с точки зрения бизнеса и законодательства шаблоны процессов. По мере введения приложения в эксплуатацию следует регулярно демонстрировать его стейкхолдерам. Такой подход поможет исключить вероятность несоответствий на ранних этапах.

Почему эксперты AUXO

Наша команда внедрения – коллектив специалистов с богатым опытом, который включает аналитиков, разработчиков, тестировщиков, DevOps инженеров и руководителей проектов. Они собрали ценный опыт, работая на многочисленных международных и локальных проектах. Каждый в команде обладает сертификатами в своей области, что подчеркивает высокий уровень компетенций.

На протяжении всего проекта внедрения системы КЭДО мы активно взаимодействуем с клиентом, помогая оперативно решать все возникающие сложности. Помимо услуг внедрения, мы также предлагаем последующую техническую поддержку после введения в эксплуатацию систем КЭДО: решение инцидентов, выполнение сервисных запросов по настройке системы, консультации и обучение пользователей, а также взаимодействие с поставщиками программного обеспечения для решения проблем, связанных с ядром системы. Наши специалисты постоянно повышают свои знания, проходя обучения и сдачу сертификаций у поставщиков платформенных решений. Мы будем рады помочь вам с внедрением системы КЭДО.