Константин Истомин, Directum: У бизнеса нет времени на долгую «сборку» и «усадку» функциональности ИТ-решений

Константин Истомин: Больше всего от последствий карантина пострадал малый бизнес. Наши продукты главным образом ориентированы на крупные и средние компании. Несмотря на меньший урон, который понесли большие организации, мы заметили некоторую осторожность потенциальных клиентов относительно новых проектов. Но длилось это недолго: когда компании «пришли в себя» после перехода на удаленную работу, активность возобновилась. Снизилось число очных встреч специалистов Directum с клиентами. Однако компании-консерваторы, которые раньше отказывались взаимодействовать в удаленном режиме, не только перешли на онлайн-общение, но и присоединились к практике удаленного внедрения.

Представители циклических отраслей вместе с замедлением экономической активности стали сокращать бюджеты, вести себя более экономно. При этом компании не прекратили проекты цифровизации и не отказались от новых — разве что поменяли приоритеты.

Более того, карантин и массовый переход на удаленную работу для многих стал драйвером внедрения ИТ-решений. После введения ограничительных мер резко возрос интерес компаний к электронному юридически значимому взаимодействию, большое число организаций перешли на полностью цифровой обмен с контрагентами — как первичными учетными документами, так и договорными. Многие цифровизировали организационно-распорядительный документооборот, отказавшись от живой подписи на приказах.

Стоит также упомянуть изменения в подходах к работе коллегиальных органов. Ранее у многих клиентов Directum было принято собираться только очно, теперь они пересмотрели эту традицию. Помимо внедрения средств для видео-конференц-связи, они обратили внимание на инструменты одновременного редактирования — так изменения вносятся в документ гораздо быстрее, и на мобильные решения — для удобной работы в отрыве от компьютера.

Еще один тренд — цифровизация корпоративных услуг. Личные кабинеты и порталы самообслуживания заметно разгружают специалистов сервисных подразделений, а работникам дают большее удобство и контроль при обращении. Не надо идти в бухгалтерию и узнавать, как получить справку для налоговой — вся информация и инструментарий есть под рукой: в мобильном приложении, диалоге с чат-ботом или инфокиоске — их активно устанавливают на производствах. Коммуникация работает в обе стороны: компания может присылать работникам через те же чат-боты или приложения документы на ознакомление, напоминать о приближающемся отпуске и пр.

Что касается компании Directum, мы довольно безболезненно перешли на дистанционную работу. У нас с помощью наших же продуктов цифровизированы все процессы, поэтому трудностей с точки зрения удаленных коммуникаций не возникло. Кроме того, Directum участвует в эксперименте Минтруда по переходу на электронные кадровые документы. Это дало нам преимущество как в части более глубокой цифровизации собственного кадрового документооборота (появилась возможность отказаться от дублирования на бумаге тех документов, которые ранее требовалось распечатывать и подписывать вживую), так и в развитии своей системы для управления HR-документами и процессами — Directum HR Pro.

Константин Истомин: Directum HR Pro включает в себя готовые решения для цифрового управления кадровыми процессами, а для хранения документов предлагает удобный структурированный архив. Традиционно эти задачи решали системы разных классов, сегодня мы объединяем их в одном продукте.

Одна из особенностей HR-документооборота – законодательная необходимость хранить документы по 50, 75 лет, а некоторые — бессрочно. «Долговременный архив», включающий необходимые инструменты для обеспечения неизменности, сохранности и юридической значимости электронных документов (перештамповки ЭП) – одно из больших преимуществ Directum HR Pro перед учетными и другими HRM-системами.

Вообще, кадровая сфера — идеальный пример для демонстрации возможностей продуктов Directum. Процессы цифровизируются с помощью готовых решений. Электронное подписание и инструменты долговременного архива решают задачу длительного хранения документов. А удобные личные кабинеты обеспечивают вовлечение 100% сотрудников в процессы.

Можно сказать, что HR Pro выступает неким связующим звеном других кадровых систем, например, для учета и расчета заработной платы, и объединяет их в единый ИТ-комплекс для решения масштабных задач кадрового администрирования.

Константин Истомин: Главная тенденция в период экономической неопределенности – сокращение затрат. Во время пандемии интерес компаний к ИИ-решениям для обработки документов заметно вырос. Такие инструменты выполняют за человека трудоемкие, повторяющиеся и требующие концентрации действия: занести документы в систему, заполнить реквизиты, соотнести данные, найти расхождения, оценить риски. Интеллектуальные технологии исключают человеческие ошибки, снижают трудозатраты и издержки.

Кроме того, задолго до пандемии компании начали создавать общие центры обслуживания и концентрировать в них ресурсоемкие процессы. В ОЦО стало аккумулироваться большое количество документов, возросла нагрузка на специалистов и, соответственно, вероятность ошибок. Ожидаемо появился запрос на снижение трудоемкости обработки документов. Инструменты на основе искусственного интеллекта идеально подходят для решения этой задачи. Мы ожидаем, что в 2021-м спрос на AI-технологии в бизнес-процессах сохранится и даже усилится, особенно среди крупных организаций.

Константин Истомин: Из наиболее смелых и актуальных проектов хочется назвать цифровизацию HR-процессов в компаниях Deloitte и «Мон’дэлис Русь». Уже много было сказано о востребованности электронного кадрового документооборота в период пандемии, но эти компании стартовали проекты задолго до введения карантинных мер, просто понимая необходимость и экономическую эффективность цифровизации этой области.

Масштабный проект внедрения Долговременного архива Directum в «Сургутнефтегазе» — один из первых в России успешных запусков системы долгосрочного хранения электронных документов. По прогнозам, компания будет передавать в хранилище более миллиона документов по различным направлениям деятельности в год.

Из интересных кейсов можно упомянуть проекты внедрения сервисов Directum Ario. В УК «Альфа-Капитал» AI-инструмент используется для обработки распоряжений на вывод средств. Из процесса был полностью исключен этап ручного сопоставления реквизитов — уходит всего 1,5 минуты на проверку, и документ отправляется на согласование как основание для вывода средств.

В «Табер Трейд» (сеть магазинов «Подружка») Directum Ario используется для автоматического занесения входящих счетов. В результате высвободилось по 2-3 рабочих часа специалистов бухгалтерии в день, которые они могут посвятить другим задачам.

Еще один кейс использования интеллектуальных сервисов Ario в бухгалтерии – обработка и занесение бумажных первичных учетных документов в АО «Л’Ореаль».

Константин Истомин: Сегодня компании четко понимают и подробно формулируют свои требования к системам и проектам цифровизации. И основной ориентир для них — измеримый эффект. У бизнеса нет времени на долгую «сборку» и «усадку» функциональности, нужны готовые решения, которые можно быстро развернуть и начать использовать. Вместе с тем должна оставаться возможность гибкой адаптации процессов. С одной стороны, требуются коробочные решения, с другой – мощная платформа с надежно выстроенной архитектурой. Эти потребности появились не вчера, рынок постепенно менялся последние 10-15 лет, и мы разрабатывали свои продукты в соответствии с обозначенными тенденциями.

Мы учитываем эти тренды и сейчас, развивая Directum RX в рамках стратегии DigitALL как систему для построения цифрового предприятия. В ней есть набор готовых решений для разноплановых бизнес-задач, электронный архив для структурированного хранения документов и встроенный интеллект для автоматизации рутинных процедур. Постоянное улучшение UI/UX и возможностей омниканального доступа работают на удобство и максимальное вовлечение пользователей. В результате компания выстраивает полностью цифровые процессы — как внутренние, так и внешние — для юридически значимого взаимодействия с контрагентами предусмотрены готовые коннекторы к сервисам обмена.

В развитии продуктов мы ориентируемся на потребности бизнеса. Наиболее перспективны и востребованы на рынке ECM сегодня технологии для кадровых задач, архивного хранения документов, а также AI-решения для автоматизации рутинных операций в самых разных бизнес-процессах.

Интеллектуальные сервисы Ario будем развивать по двум направлениям: как встроенный модуль в составе Directum RX и в качестве отдельного продукта Directum Ario One, совместимого со всеми классами систем. Первый вариант актуален для организаций, которым нужна комплексная цифровизация процессов. Второй интересен компаниям, которым требуются AI-сервисы для работы в связке с уже установленными системами. Будут появляться новые сферы применения сервисов Ario: в бухгалтерии, договорной работе, кадровых и других процессах, а также в самых разных классах ПО (ECM, BPM, ERP и пр.).

Продолжится планомерное улучшение и расширение функциональности Directum HR Pro в соответствии с законодательными трендами и потребностями клиентов.