Базис для бизнес-процессов ритейлера.
Экспресс-обзор решения «Первая Форма»

Набор инструментов для комплексной автоматизации

«Первая Форма» объединяет целый набор инструментов, при помощи которых можно автоматизировать отдельные классы задач — создавать приложения для гибкого управления бизнес-процессами, управления проектами, реализовать СЭД, корпоративный портал и другие, а можно реализовать проекты, в рамках которых будут автоматизированы и взаимоувязаны множество смежных бизнес-процессов.

В состав платформы на май 2021 года входят следующие инструменты:

• Управление процессами: гибкий bpm-инструмент для процессного управления, решающий помимо основных задач любые , под которые еще нет готовых бизнес-процессов;
• Система управления проектами: в любом проекте всегда реальные задачи из действующих бизнес-процессов, наличие специализированных инструментов (диаграмма Ганта), иерархия проектных задач и рисков;
• Корпоративный мессенджер: каждое сообщение привязано к конкретной задаче, что позволяет контролировать процесс ее выполнения, сделать его прозрачным для руководителя и исполнителя, интерфейс близок к Telegram и WhatsApp, подходит для взаимодействия пользователей, общающихся на разных языках в рамках международных проектов;
• Мобильное приложение 1F Mobile: обеспечивает непрерывное участие во всех бизнес-процессах, настроенных в системе «Первая Форма», включает корпоративный мессенджер, есть возможность использования верифицированной подписи, имеет мультиязычный интерфейс, работает из-под iOS и Android, мгновенная синхронизация данных с web-приложением;
• Система электронного документооборота: гибкие конструкторы процессов, использование ЭЦП, любые маршруты согласования, шаблоны документов формата Word с возможностью правки пользователем;
• Корпоративный портал: аналог рабочего стола, с которого возможен быстрый доступ каждого пользователя к своим задачам, общение в чатах, разнообразная визуализация любых данных, новостей компании, информации о реализуемых проектах, создание внутренней социальной сети.

Эффективному решению множества задач, которые стоят перед ритейлером, способствует сама архитектура системы «Первая Форма»: это web-приложение, для работы в котором пользователям не требуется установка специального ПО — достаточно стандартных браузеров. Изменения в систему вносятся за несколько часов или, максимум — дней, что позволяет оперативно проверять новые идеи, корректировать их воплощение. Принципиальный момент – отказ от услуг облачных провайдеров: web-приложение размещается на серверах либо самого заказчика, либо вендора, что продиктовано соображениями безопасности корпоративной информации.

Типовые задачи ритейла и «Первая Форма»

Итак, в общем случае система «Первая Форма» способна решать следующие задачи:

• выбор места для нового магазина: менеджер ставит метку на карте в том месте, где считает перспективным открытие новой торговой точки, запуская тем самым процесс поиска подходящего помещения, при этом на карте отображаются все точки ритейлера с указанием их статуса (работает, на ремонте, в стадии запуска), а также магазины потенциальных конкурентов;
• подготовка и открытие нового магазина: реализуется декомпозиция общего процесса на несколько подзадач, каждая из которых отдельный бизнес-процесс с назначением ответственных и возможностью отслеживать их выполнение;
• централизованное управление сетью торговых точек: позволяет обеспечивать единые стандарты обслуживания, отказаться от хозяйственных, кадровых и других служб на местах, при этом налаживается двусторонний обмен информацией между центральным офисом и магазинами;
• чек-листы для соблюдения регламентов выполнения рабочих процессов ответственными исполнителями;
• коммуникации с клиентами: регистрация обращений покупателей, поступающих по всем каналам коммуникаций, работа с претензиями;
• оперативное решение при помощи мобильного приложения проблем на местах: дефицит товарных позиций в новой поставке, неубранный торговый зал, плохая выкладка товаров и др.;
• организация взаимодействия линейного персонала с кадровым отделом (также при помощи мобильного приложения): заявления на отпуск, просмотр личного рабочего графика и многое другое;
• оценка результатов работы сотрудников и подразделений по балльной шкале, связь с премированием;
• проекты развития бизнеса: создание нового бренда, организация производства, новый формат магазинов и др.;
• интеграция: использование системы как единой платформы, интегрирующей данные из различных информационных систем других вендоров с возможностью получения сводных аналитических отчетов.

Кейсы

Система «Первая Форма» уже используется такими крупными ритейлерами, как «Спортмастер», «ОБИ», «Вкусвилл», Bosco Di Ciliegi, ZENDEN Group. Характерно, что каждая из перечисленных компаний нашла свой вариант использования системы, а некоторые задействовали ее комплексно, для автоматизации взаимодействия нескольких бизнес-подразделений.

Например, компания «ОБИ» на основе системы «Первая Форма» автоматизировала подготовку и заключение договоров с поставщиками товаров, которых у нее несколько сотен, нетоварные закупки для внутренних нужд, взаимодействие с транспортными компаниями, осуществляющими доставку товаров покупателям, работу отдела кадров. На разных направлениях работает система и в Спортмастере, где она используется для поддержки множества вспомогательных процессов, в том числе таких, где автоматизация при помощи специализированных приложений была бы попросту нерентабельна. Кроме того, на базе системы апробируются новые идеи, в эффективности которых у ритейлера нет полной уверенности. Компания Bosco Di Ciliegi использует систему как инструмент для эффективного взаимодействия между подразделениями, и в частности – для повышения качества работы ИТ-службы. Менеджеры «ВкусВилл» на базе продукта осуществляют поиск места для новых торговых точек и сам процесс их открытия, причем реализовано это в привязке к Яндекс.Картам с возможностью оценки близости магазинов – конкурентов, размеров покупательского потока.

Внедрение, поддержка и развитие системы

Практика показывает, что «Первая Форма» способна стать надежным и эффективным базисом для комплексной автоматизации и управления бизнес-процессами, документами, проектами, внутренними и внешними коммуникациями ритейлера. Система обеспечивает большую скорость развертывания и простоту внедрения. Базовые процессы настраиваются за одну – две недели, вспомогательные могут вводиться в строй постепенно, по мере необходимости и уточнения потребностей бизнеса.

Еще одна характерная особенность системы «Первая Форма» как low-code-платформы: возможность обслуживания и частичной доработки системы силами специалистов ритейлера — для этого им достаточно пройти двухнедельный курс обучения. Что касается решения масштабных задач при автоматизации больших и сложных бизнес-процессов, то здесь, скорее всего, потребуется привлечение консультантов вендора, который оказывает заказчикам всестороннюю поддержку. Политика лицензирования вендора предполагает, что по мере масштабирования системы и роста количества лицензий, их стоимость снижается. Техническое обслуживание в течение первого года предоставляется бесплатно, при этом возможны варианты специальных стандартов и регламентов обслуживания (SLA).