Почему CRM + Документооборот + Low-code лучше, чем просто CRM

Внедрение CRM-систем автоматизирует и упорядочивает работу менеджеров по продажам в выстраивании взаимоотношений с клиентами, позволяя устанавливать успешные, долгосрочные партнерские связи. Одна CRM-система позволяет отслеживать и хранить в организованном виде всю информацию о взаимодействиях с каждым клиентом, будь то отклик клиента на рекламную кампанию, запись на услугу, проведение встреч и переговоров, совершение звонков или отправку писем. Навряд ли вызывает сомнение тот факт, что CRM-система значительно экономит время менеджеров, позволяя работать со структурированными данными о клиенте, статусе сделки, следующих запланированных шагах, планомерно продвигаясь по воронке продаж.

Оптимизация работы менеджера при работе с документами

Разумеется, основная задача менеджера по продажам – это коммуникация с клиентом, направленная на заключение сделки. Но помимо звонков и переговоров, менеджерам приходится тратить значительное количество времени на подготовку различных видов документов. Это достаточно трудоемкое и кропотливое занятие. Начиная от коммерческого предложения и заканчивая договором, все документы нужно готовить для каждого клиента индивидуально. Вкупе они образуют значительный поток документов. Даже если речь идет о шаблонных документах, при заполнении такого шаблона в соответствии с индивидуальным запросом и данными клиента, менеджер тратит время на рутинные операции. Здесь не исключается возможность ошибок человеческого фактора, отклонение от регламентов, хранение файлов документов на личном компьютере вместо централизованного хранения.

Эффективное управление документопотоком невозможно без организованного хранения и информации о движении документа: когда, кем, и какая именно версия документа была отправлена клиенту. В случаях, когда нет возможности просмотреть историю обмена документами с клиентом или получить доступ к файлам в один клик, менеджер вынужден тратить лишнее время на поиск нужных документов в локальных файлах, выискивать в переписке и даже повторно запрашивать файлы у клиента. Всё это замедляет работу менеджера, сдвигает сроки закрытия сделки и вызывает недовольство клиента.

Преимущества комплексной автоматизации CRM + ЭДО

Система CRM хороша для управления взаимодействиями с клиентами, а платформа электронного документооборота помогает навести порядок в документопотоке. Синергия CRM + ЭДО представляет собой мощный инструмент для бизнеса, объединяющий преимущества двух типов систем в едином решении.

Благодаря автоматизации документооборота, связанного с CRM-системой, вы можете легко управлять всеми коммуникациями и обработкой документов: создавать, редактировать и получать доступ ко всем своим файлам из системы CRM и сразу же обмениваться созданными документами с коллегами, сотрудниками других отделов, клиентами и поставщиками. Рассмотрим преимущества комплексного подхода подробнее.

Быстрое создание документов

Создание шаблонных документов легко автоматизируется, что минимизирует ручной труд менеджеров по продажам. Заводите в систему шаблоны документов, использующиеся в компании для составления коммерческого предложения, договоров, дополнительных соглашений, актов и других типов документов. Данные о клиенте, продуктах, ценах, сроках гарантии и прочая информация, уже заведенные в систему, автоматически подставляются в шаблон документа. В результате, менеджер подготовит нужный документ за пару минут вместо нескольких часов кропотливой работы.

При изменении цен, условий работы вы просто изменяете данные в системе. При этом нет необходимости изменять сам шаблон документа и рассылать менеджерам обновленную версию. В результате вы исключаете ситуацию, когда не внимательные менеджеры заключают договор на устаревших условиях согласно старой версии шаблона.

Автоматизируя документооборот, интегрированный в CRM-систему, вы можете контролировать полноту пакета документов, собранных к определенной стадии сделки, так как система уведомит менеджера о том, какие документы должны быть приложены к сделке в обязательном порядке.

Контролируемый обмен документами с клиентом

Перед отправкой финальной версии документа клиенту часто необходимо внутреннее согласование. При внедрении ЭДО нет необходимости пересылать документы согласующим коллегам через электронную почту или иные каналы корпоративного взаимодействия. Менеджеру достаточно в один клик направить документ на согласование или подписание, и он будет автоматически отправлен всем заинтересованным лицам по заранее выстроенному пути движения документа. Достаточно легко отслеживать статус согласования документа, так как вся необходимая информация представлена на карточке документа: перечень согласующих, вынесенное решение, комментарии и замечания формируются в листе согласования, прикрепленному к документу. При внесении корректировок и формировании новой версии система формирует архив устаревших версий - в случае необходимости, вы сможете просмотреть все ранее созданные версии документов.

Движение документа будет проходить значительно быстрее, поскольку система сама проконтролирует сроки согласования и напомнит согласующему о поставленной на него задаче. По завершении полного цикла согласования, система сама может отправить финальную версию документа клиенту на электронную почту или через системы ЮЗДО.

Организованное хранение и поиск документов

Интеграция документооборота в CRM-систему позволяет иметь доступ к просмотру документов прямо из карточки сделки или контрагента. Это значительно упрощает задачи по поиску документа, так как все связанные документы представлены в одной карточке. Помимо этого поиск документа по атрибутам, таким как сделка или название контрагента, примерная дата создания и номер документа, занимает считанные секунды. Менеджер избавлен от необходимости тратить время на поиск нужных файлов на своем компьютере или в электронных письмах.

Разграничение прав доступа к документам также позволяет организовать защищенное пространство для хранения документов. Права на создание, редактирование, просмотр и удаление достаточно гибко настраиваются, апеллируя к должности, группе или роли сотрудника.

Как настроить CRM и документооборот без привлечения программистов

Low-code подход в системе ELMA365

В системе ELMA365 имеется встроенный модуль CRM и предусмотрена функциональность для организации процессов ведения электронного документооборота. Используя стандартные средства, с помощью Low-code вы можете достаточно гибко настроить рабочее пространство мышкой, без навыков программирования.

Рассмотрим основные моменты, затрагивающие настройку CRM, карточки документов и логику бизнес-процессов согласования документа.

Настройка воронки

В ELMA365 CRM можно настроить необходимые воронки продаж и привязать к определенной стадии воронки смоделированные бизнес-процессы. При переносе сделки в нужный статус, автоматически запустится бизнес-процесс по данной сделке. Например, при переходе в статус `Подготовка КП` система автоматически запустит процесс по генерации коммерческого предложения и спустя несколько секунд отправит готовый документ менеджеру на проверку.

Если предполагается согласование скидок или иных дополнительных параметров, созданное коммерческое предложение будет отправлено по маршруту согласования. Такой простой функцией мы исключаем вероятность того, что менеджер забудет вовремя подготовить коммерческое предложение или пропустит этап необходимых внутренних согласований. Более того, автоматизировав подготовку и отправку коммерческого предложения, вы значительно сократите время ожидания клиента и окажетесь быстрее конкурентов.

Настройка типов документов

Для каждого типа документа в ELMA365 есть возможность настроить свой набор полей, формы отображения на карточке, а также информационные виджеты, такие как статус документа, статус согласования, предпросмотр документа, информацию о регистрации, связанные с документом задачи и так далее. Настройка внешнего вида карточки осуществляется простым и интуитивно понятным способом: из готовых элементов конструктора формы вы мышкой переносите на рабочую область необходимые элементы, добавляя вкладки, виджеты, сворачиваемые блоки, колонки и затем выносите на форму необходимые поля для отображения.

Также вы достаточно гибко можете задать правила регистрации определенного типа документа в номенклатуре дел. В момент регистрации регистрационный номер формируется автоматически и будет присвоен документу.

Дополнительно вы можете настроить матрицу прав доступа для разграничения возможности создания, просмотра, редактирования и удаления элементов

Настройка одного типа документа занимает от 5 минут в зависимости от сложности формы. После первичной настройки всегда можно вернуться к настройке типа документа и внести корректировки.

Настройка процессов согласования и прочих бизнес-процессов

Маршрут движения документа представляет собой цепочку задач, распределенных по зонам ответственности. Для составления такого процесса вам необходимо указать исполнителей зон ответственности и перенести на схему бизнес-процесса готовые блоки, такие как задача, согласование, ознакомление, генерация по шаблону, формирование листа согласования, оповещение, управление сменой статуса.

Двигаясь по выстроенной цепочке задач, документ гарантировано пройдет все этапы согласования. Система поможет контролировать сроки и в случае превышения отведенного времени на исполнение задачи, уведомит исполнителя и эскалирует задачу. Такие инструменты помогают контролировать каждый этап выполнения работ, что положительно сказывается на своевременном выполнении общего объема задач.

Low-code подход ELMA365 в построении бизнес-процессов, с одной стороны, достаточно прост – несложный процесс можно создать за 15 минут, расположив элементы в нужном порядке. Это дает возможность быстрого прототипирования и запуска в тестовую эксплуатацию. С другой стороны, Low-code оставляет практически неограниченные возможности улучшения и совершенствования процессов.

Автоматизация процесса движения документа позволит в первую очередь актуализировать регламенты работы с документом и перенести их в электронный вид, тем самым освободив время сотрудников от рутинных задач по подготовке и контролю документов для важных интеллектуальных задач.

Результат интеграции CRM и ЭДО в единой системе

Подход единого решения, объединяющего работу с клиентами и документами в одной системе, позволяет менеджерам по продажам работать в режиме одного окна, не переключаясь между различными системами, иметь всю необходимую информацию под рукой. Это положительно сказывается на скорости ответа на клиентские запросы, объединяет смежные департаменты в работе над общими задачами, позволяет координировать правила взаимодействия, структурирует и упорядочивает работу компании в целом.

'на правах рекламы'

'В ELMA365 Store вы можете найти готовые решения CRM и ЭДО.'

'Также мы можем разработать индивидуальное решение для автоматизации CRM и ЭДО в вашей компании. Таким образом, вы сможете воспользоваться индивидуальным решением, отвечающим конкретным потребностям вашего бизнеса.'