СП.АРМ: Практический подход к цифровой трансформации медицинских организаций

Первая часть конференции была посвящена практическим кейсам медицинских организаций. Свои наработки представили первые лица клиник и стационаров.

Электронный документооборот — это не только пряники, но и шишки

Елизаветинская больница Санкт-Петербурга с 1 июля 2022 года перешла на работу исключительно с электронными медицинскими документами. Главный врач Сергей Петров отметил, что при переходе на ведение электронного медицинского документооборота многое зависит от специфики учреждения. Действующие структурированные электронные медицинские документы и вертикальные интегрированные медицинские системы рассчитаны на среднестатистический плановый или многопрофильный стационар. А вот у скоропомощных больниц, работающих круглосуточно по всем направлениям, возникают нюансы, осложняющие работу с ЭДО.

Раньше для нас серьезной проблемой являлось так называемое переобследование пациентов в приемном отделении, что приводило к существенной задержке больных, создавало очереди проблемы, невозможность сразу получить помощь. С введением электронной истории болезни эту проблему удалось решить. Мы существенно сократили количество рентгеновских исследований, появилась возможность формирования очереди, аналитики показаний. Благодаря чему значительно улучшилось качество оказания помощи. Кроме того, электронная история болезни дает возможность с любого компьютера открыть необходимую документацию, посмотреть анализы, в том числе в динамике, построить графики, и еще целый ряд других преимуществ открывает, − прокомментировал С. Петров.

Однако, в процессе внедрения ЭДО, стационару пришлось преодолевать и ряд препятствий. Главный врач медучреждения Сергей Петров отметил необходимость внесения изменений в МИС при малейших перестройках в организации медицинской помощи внутри учреждения, невозможность формировать СЭМДы в выходные дни и вечернее время, отсутствие клинических ординаторов и сотрудников вузов в федеральном регистре медработников, что закрывает для них возможность ведения электронной истории болезни. Также вызывает неудобство наличие нескольких форм СЭМД по одному профилю, например, по госпитализации или выписного эпикриза в стационаре. Чем они принципиально отличаются и для чего введены сразу несколько — вопрос открытый.

Еще одна серьезная для стационара проблема — возросшее количество штрафов за некачественное лечение со стороны страховых компаний. В качестве причины С. Петров отмечает неправильную передачу данных в электронном виде со стороны больницы и сложности с поиском информации со стороны страховщиков. Но есть в этом и плюс — врачи увидели настоящую картину лечения пациентов, свои недочеты и ошибки. Их устранение позволит вести процесс в соответствии со всеми клиническими рекомендациями и порядками.

Плохих и хороших МИС не бывает

По словам Михаила Бахтина, помощника директора по информационным технологиям ВЦЭРМ им. Никифорова, взаимодействие между медучреждениями и медицинской информационной системой меняется с ростом зрелости стационара. С увеличением количества необходимых в работе сервисов, внедрение МИС становится сложнее и дороже. Но при этом результат становится выше затрат, так как система помогает избегать ошибок и осложнений, снижать время пребывания пациентов в клинике и уменьшать затраты на оказание медицинской помощи. А после достижения точки безубыточности появляются средства на обновление и поддержку решения.

Эксперт выразил мнение, что нет плохих и хороших медицинских информационных систем. Есть соответствующие потребностям клиники и помогающие ей развиваться, и те, которые сдерживают развитие.

Напомню, что Минздрав признал пациента полноправным участником информационного взаимодействия наравне с медицинским персоналом. Благодаря интеграции с медицинским оборудованием, врачи могут получать данные о самочувствии больных, а личный кабинет пациента в медицинской информационной системе стал платформой взаимодействия с клиникой. В нем можно выбирать врача и услугу, подписывать необходимые документы, оплачивать исследования, а в клинику приходить только на очные консультации. Это избавляет медучреждение от лишних издержек, которые не связаны с процессом оказания помощи, а пациент решает свои вопросы тогда и так, как ему удобно, — сказал М. Бахтин.

Спикер также отметил, что сегодня врачи могут видеть каждого пациента в режиме реального времени. В момент, когда он поступает на больничную койку, и когда покидает стационар. Таким образом, управление ресурсами, выполнение планов, понимание финансовых затрат и прибыли тоже удалось перевести в режим реального времени. Это позволяет оставаться внутри бюджета.

В больнице должен царить культ безопасности

Главный врач республиканской клинической больницы Минздрава Татарстана Рафаэль Шавалиев считает, что высвобождать дополнительные ресурсы и обеспечивать безопасность медицинской помощи клинике позволяет процессное управление.

За год внедрения qMS мы вышли на впечатляющие результаты. Выписка из стационара с огромным количеством данных, результатов исследований и лечения формируется теперь всего за 20 минут. В 3 раза сократилось время на принятие решения врачом приемного отделения: если раньше требовался час, то сейчас достаточно 18 минут. Медсестры получили дополнительное время на работу с пациентом, коммуникацию и создание психологических условий. А в лаборатории уже нет нерационального расхода материала, — прокомментировал Р. Шавалиев.

Через культ безопасности РКБ движется к корпоративной культуре согласия. Каждое утро в клинике формируется декларация инцидентов, которые открыто обсуждаются сотрудниками и руководством. Задача команды — выявить до 10 тысяч несоответствий в год. По словам Шавалиева, законодательство декларирует действия врача без единой ошибки и страх наказания становится сильнее страха последствий. Поэтому важно создавать культуру открытости, которая позволит принимать решения на основе объективных данных, вести разбор недочетов в режиме диалога, анализировать дефекты и несоответствия, и соблюдать принцип постоянных улучшений.

Инновационный подход РКБ к управлению качеством и безопасностью медицинской деятельности включает в себя актуализацию нормативной базы, линейный аудит, расширение его критериев, электронный календарь управления рисками, внутренние тренинги, Яндекс формы и управление рисками в МИС qMS.

Успешной трансформацию медицины делают люди

К слову, Республиканской клинической больнице Татарстана потребовался всего год, чтобы провести комплекс работ по обширной информатизации и с первого раза пройти аттестацию на шестой уровень HIMSS. Кейс цифровой трансформации РКБ на конференции представил Илья Гаврилов, заместитель главного врача по организационно-методической работе. Он отметил, что при внедрении новых подходов и программных решений необходимо понимать — даже при стопроцентной вовлечённости самого руководителя медучреждения, изменения лояльно воспринимают только 37% сотрудников. Если у руководства есть сомнения, то в коллективе никто никогда не поверит в важность проекта, и он просто не будет реализован.

Кроме того, еще на этапе инициации проекта не стоит пренебрегать знаниями проектного менеджмента и процессного управления, иначе можно вместо успеха получить авантюру. Обязательно должна быть сформирована команда управления проектом, а также коллектив, который будет непосредственно внедрять управленческие изменения. При этом важно объективно оценивать возможности как людей, так и учреждения в целом. Все должны быть готовы к изменениям, ведь если 20 лет использовалась одна информационная система, то внедрить совершенно новую будет сложно. Необходимо объяснить врачам, медсестрам и остальному персоналу, зачем вообще это нужно.

За основу мы взяли семь ступеней системы HIMSS и в упрощенном позиционировании представили нашим врачам, чтобы они понимали, какая высшая точка существует в информатизации, цифровизации, и к чему мы вместе должны прийти. Чтобы найти подход к каждому сотруднику, мы использовали разные форматы, например, объясняли используя пирамиду Маслоу. Это помогло найти точки соприкосновения с большинством сотрудников и «зажечь» их темой цифровой трансформации. Ключевую ставку сделали на формирование костяка сподвижников. Был создан институт уполномоченных по информатизации, а также по проведению внутреннего контроля качества и безопасности медицинской деятельности. Это врачи, медсестры и прочий персонал — активисты, которые помогают нам активно развиваться, наш кадровый резерв управления больницей. Именно они играют необходимую роль в развитии системы качества и безопасности, доведения основных принципов до каждого сотрудника больницы, — прокомментировал И. Гаврилов.

На старте проекта и ближе к его завершению, в клинике проводили оценку лояльности персонала. И если в марте 2022 года после внедрения основных функциональностей МИС qMS 50% коллектива еще хотели вернуться к рукописным медицинским картам, то уже в сентябре отношение к изменениям кардинально изменилось — 90% коллектива оценили работу в информационной системе положительно.

Как повысить лояльность пациентов в процессе трансформации

В Красноярской краевой клинической больнице оптимизация всех процессов и взаимодействия с пациентами и врачами отдаленных региональных медучреждений заняла порядка двадцати лет. Еще в 2003 году в клинике было достаточно много проблем. Длинные очереди на запись и прием, диагностику и плановую госпитализацию, отсутствие системы идентификации пациентов, оптимизации маршрутов и другие недостатки вызывали жалобы и недовольство населения, а затем и нарекания со стороны власти.

Конечно же, управлять такими процессами было невозможно. Мы начали менять подход к взаимодействию с пациентом. На первом этапе появился сайт заявок, через который медицинские организации смогли в примитивном формате подавать свои заявки на консультации. Через шесть лет начала развиваться виртуальная клиника, позволившая выстраивать предварительный контакт и диалог с врачами, направляющими к нам пациентов на дальнейшее обследование. С 2016 года мы начали использовать МИС qMS и интегрировали с ней виртуальную клинику. После того, как в системе стали накапливаться неконтролируемые ситуации, приводившие к задержкам обследования, ввели так называемый кейс-менеджмент. В 2019 году были запущены сервисы онлайн-консультации «врач-врач-пациент», а во время ковида мы начали использовать консультации «врач-пациент». Сначала с помощью собственных ресурсов, затем — qMS, — рассказал Егор Корчагин, главный врач Красноярской краевой клинической больницы.

В результате работы кейс-менеджеров в год рассматривается до 80 тысяч заявок, 17 тысяч из них — в индивидуальном порядке, корректируется 1,5 тысячи маршрутов, чтобы пациент пришёл в максимально короткие сроки с учётом той патологии, которая у него есть, в том числе сопутствующей. 1700 талонов передано другим пациентам, проводится 700 врачебных комиссий. Количество телемедицинских консультаций возросло кратно — со 134 в 2018 году до 13904 сегодня.

Изменился маршрут получения очных и онлайн консультаций, которые теперь получают абсолютно все пациенты. Это также отразилось на показателях больницы: в 2,3 раза сократилось время очного обследования или лечения, удовлетворенность пациентов повысилась с 58% до 94%. Для 30% пациентов заочно формируется маршрут в ККБ, а еще 13% не приходится ехать в Красноярск на консультацию. Таким образом, медицинская помощь оказывается быстрее и в полном объеме.

Цифровизация минимизирует человеческий фактор

ЦКМСЧ Магнитогорска оказывает все виды медицинской помощи как по ОМС, так и ДМС населению города и сотрудникам градообразующего предприятия «ПАО Магнитогорский металлургический комбинат». До 2019 года ИТ-ландшафт медсанчасти был весьма неоднородным и включал в себя в том числе самописные МИС в отделениях, 1C для бухгалтерии, офисный пакет и другие внутренние системы. Обмен данными велся исключительно в бумажном формате.

Требовалось цифровизировать документооборот, уменьшить количество информационных систем и создать единый цифровой контур для обмена информацией в электронном виде. К сегодняшнему дню мы внедрили МИС qMS и подключили к ней все рабочие места. Добились интеграции с СКД и КИС ПАО ММК, что позволяет идентифицировать пациентов с пропусками комбината. В той или иной степени мы интегрировались с огромной информационной системой ПАО ММК, но не смогли это сделать пока с региональной МИС «Барс» в силу отсутствия соответствующих механизмов. Оставили в этой системе несколько рабочих мест для отправки реестров в ФОМС. Модернизировали документооборот на уровне администрации. Бухгалтерия и управленческий учет пока ведутся в 1С и Excel соответственно, оставили этот вопрос на будущее, — поделился Максим Домашенко, главный врач ЦКМСЧ Магнитогорска.

Благодаря изменениям, медсанчасти удалось провести цифровизацию здравпунктов. В первую очередь была автоматизирована система предрейсовых медосмотров. Все здравпункты на промплощадке оборудованы автоматическими комплексами для медосмотров, интегрированными с qMS. Время прохождения процедуры не уменьшилось (фельдшеру нужно кликнуть мышкой 14 раз), но удалось минимизировать человеческий фактор и решить вопрос накопления медицинской информации. В год медсанчасть проводит 1 млн 300 тысяч медосмотров, это огромная база данных для анализа и управления рисками. ЦКМСЧ получила возможность управлять этим массивом информации и в режиме реального времени наблюдать за пациентами с артериальной гипертензией, вовремя оказывая необходимую помощь.

МИС – ядро любой экосистемы

В клинике «Хадасса Медикал Лтд» сформировали структуру экосистемы, которую готовы реализовать и интегрировать в единый контур. В составе будут внутренние системы, внешние лаборатории, сервисы проверки записи, маркетинговые интеграции и питание внутри стационара. Ядром является qMS. Цель экосистемы – интеграция с государственными регистрами (ФРМР и ФРМО), контроль отработанных часов и развитие корпоративной культуры. Также МИС поможет клинике вести централизованную передачу списка врачей и сведение списков по зарплате.

Задача на будущее — построение экосистемы внутри группы компаний. Это позволит вести маршрутизацию пациента из крупных стационаров, поликлиник у дома, использовать ресурсы сети лабораторий, чтобы данные о пациенте были в доступе у любого врача. Но есть понимание, что добиться внедрения Единой медицинской информационной системы в 98 клиниках группы компаний будет достаточно тяжело.

Мы пришли к промежуточным выводам, что в экосистеме МИС становится центральной системой сбора данных о пациенте и проведённом лечении, она интегрируется со сторонними системами и напрямую влияет как на опыт работы сотрудников внутри ЛПУ, так и на клиентский опыт. Дальнейшее развитие системы нужно вести с учетом современных достижений в машинном обучении и UX/UI. Историческая консервативность медицинского направления должна подвергаться изменениям и идти в ногу со временем. Кроме того, важно прислушиваться к обратной связи от пользователей услуг и не забывать о чёткой формализации задач для достижения нужного результата, — отметил Родион Сигал, заместитель главного врача по лечебной части клиники «Хадасса Медикал Лтд».

Рост качества и безопасности медицинской помощи

В «Красноярском краевом клиническом онкологическом диспансере имени А.И. Крыжановского» автоматизацией процессов занимаются не первый год. В медучреждении раковый регистр интегрирован с МИС qMS. При поступлении в стационар пациенты получают специальные браслеты — в них указаны ФИО человека, его возраст, отделение. При сканировании штрих-кода карточка пациента открывается в системе и автоматически списываются лекарственные препараты.

В диспансере запись ведется напрямую в расписание, к истории болезни прикрепляются документы с исследованиями в соответствии с клиническими рекомендациями, а сама система защищена от дублей пациентов — их проверка осуществляется по базе qMS. Электронная очередь позволяет распределять входящих пациентов по времени, в том числе в приемном отделении, организовать зоны ожидания. Дашборды по маршрутизации позволяют видеть, когда нарушены сроки первичного приема, повторных обследований, начала лечения и т. д. Руководство может отслеживать любые статистические показатели.

Еще в прошлом году система учёта по внутреннему контролю качества и безопасности медицинской деятельности существовала у нас только в бумажном варианте: каждый заведующий отделением заполнял журнал, потом записи проверяли сотрудники отдела качества писали общий отчет. Получить какую-либо аналитическую информацию было сложно, поэтому решили разработать информационную систему контроля соблюдения стандартов оказания медицинской помощи. Она основывается на базе qMS. Механизм оценки критериев качества встроен в МИС. По итогам проверки система формирует протокол оценки. Он доступен для дальнейшей работы лечащему врачу, заведующему отделением, эксперту службы качества, профильному заместителю главного врача, главному врачу, — рассказала Евгения Аверченко, заместитель главного врача по клинико-экспертной работе КГБУЗ «Красноярский краевой клинический онкологический диспансер имени А.И. Крыжановского».

По ходу обсуждений эксперты неоднократно отмечали, что внедрение МИС qMS помогает уменьшить проблемы на местах, сократить время работы с медицинской документацией, оптимизировать контроль за состоянием пациентов. Также повышается точность маршрутизации и появляется возможность использовать структурированную электронную медицинскую карту. Все это позволяет повысить лояльность медперсонала к руководству.

Во второй части конференции представители СП.АРМ рассказали о нюансах внедрения системы, какие могут возникнуть проблемы на разных этапах, и как их можно решать. Кроме того, спикеры аргументировали важность обучения сотрудников, представили возможности ситуационно-аналитического центра МИС qMS и новые функциональные компоненты и сервисы.