2021/05/21 08:31:16

Специалисты «ОБИ Россия»: Система «Первая Форма» обеспечила прозрачность и эффективность переговорной кампании

На вопросы TAdviser о проекте по автоматизации заключения договоров с поставщиками товаров и других бизнес-процессов на базе системы «Первая Форма» ответили Виктория Головина, начальник отдела поддержки коммерческой деятельности, и Ечин Андрей, администратор системы «Первая Форма» сети строительных гипермаркетов формата DIY «ОБИ Россия».

Виктория
Головина
Про существование системы «Первая Форма» мы узнали от сотрудников другого отдела «ОБИ»

Какова основная задача Вашего отдела в компании?

Виктория Головина: Организация сопровождения и поддержки коммерческой деятельности путем контроля и оптимизации существующих бизнес-процессов. Бизнес-процессы включают в себя порядок подписания договора поставки, изменения условий с поставщиками, участие в подготовке и проведении переговорной сессии и многое другое. Все задачи – большой документооборот, требующий формирования первоначальных документов по шаблонам, согласование договоров, приложений к договорам и дополнительных соглашений, отправку поставщикам, архивацию и так далее.

Что подтолкнуло отдел к автоматизации своей деятельности? И почему в качестве платформы была выбрана именно «Первая Форма»?

Виктория Головина: У нас несколько сотен поставщиков. Вовремя заключать договоры, вести вручную создание и согласование документов становилось все сложнее. Поэтому мы искали возможности для автоматизации их подготовки, согласования, всех связанных с этим внутренних и внешних коммуникаций с поставщиками. Про существование системы «Первая Форма» мы узнали от сотрудников другого отдела «ОБИ», — финансового. На тот момент они уже частично использовали ее, и мы попросили коллег показать, на что способна система, как коллеги адаптировали ее под свои задачи. Тогда мы и решили попробовать систему «Первая Форма» для автоматизации задач нашего отдела.

Когда стартовал проект? Что стало первой задачей при внедрении системы в отделе?

Виктория Головина: Проект стартовал в 2013-м. Первой задачей стала автоматизация процесса согласования подписываемого документа. Согласование начинается с формирования документов по шаблонам. И раньше именно ручное заполнение шаблонов порождало больше всего ошибок, некоторые из них обнаруживались уже после подписания. В этом случае приходилось заново запускать весь процесс согласования и оформления оригиналов документов. К сожалению, такие ошибки случались довольно часто, из-за чего мы теряли время, упускали сроки заключения договоров. После автоматизации нам крайне редко приходится заново подписывать документы, количество таких случаев уменьшилось где-то до 0,1% от общего объема заключенных договоров.

За счет чего достигнут этот эффект? Как выглядел процесс раньше и как выглядит теперь?

Виктория Головина: Раньше мы формировали все документы вручную, а согласование проводили посредством электронной почты. При этом статус и местонахождение отслеживали с помощью реестров, выполненных в Excel. Сейчас процесс создания документов и согласование происходит полностью в онлайне, а с переходом на электронные подписи внутри Компании отпала необходимость в каких-то сторонних инструментах контроля. Запрос подписей, контроль сроков вынесения резолюций и текущие статусы согласования мы отслеживаем в системе «Первая Форма». Для работы с поставщиками разработан электронный чек-лист, по которому проверяется выполнение регламентных операций и соответствие заданным показателям. В результате процедура согласования договоров с поставщиками существенно сократилась.

А как обстоят дела в плане аналитики, скажем — сравнения текущих результатов с прошлогодними?

Виктория Головина: Все документы хранятся в электронном архиве, где их можно быстро найти, сравнить любые текущие коммерческие показатели по поставщику с прошлогодними. Кроме этого, по нашему запросу система формирует отчет по заданным параметрам, который также помогает отслеживать динамику изменений.

Внедрение системы облегчило сотрудникам Отдела выполнение своих производственных задач. А что это дало руководству?

Виктория Головина: Система обеспечила прозрачность и эффективность переговорной кампании, возможность быстрее принимать решения и выносить резолюции по подписям. Директор по категорийному управлению всегда может отследить статус проведения переговорной сессии, а руководители дивизионов — статус выполнения и достигнутые результаты своих сотрудников.

Какие еще задачи были решены на базе системы «Первая Форма»?

Виктория Головина: Отдельный круг задач — внешние коммуникации с поставщиками. Например, мы регулярно проводим рассылки по электронной почте, в которых уведомляем об изменениях, направляем рекомендации. Эти рассылки тоже автоматизированы на базе платформы «Первая Форма». В системе есть инструменты для автоматического формирования выборки поставщиков по параметрам, с их помощью мы формируем списки для рассылки.

Какие еще задачи были автоматизированы?

Виктория Головина: Формирование протоколов разногласий, сканирование подписанных оригиналов и ведение электронного архива, организация и ведение пост-переговорных сессий, создание отчетов и многие другие. Круг автоматизированных задач очень широкий, причем это не только задачи нашего отдела, но также HR-службы и отдела нетоварных закупок.

Андрей
Ечин
В системе регистрируются все хозяйственные операции и закрывающие документы.

Что было автоматизировано в HR-службе? Каков эффект внедрения?

Андрей Ечин: Для HR-службы в системе настроен поиск сотрудников и прием на работу, оформление отпусков и командировок и многое другое. Практически полностью исчезли ошибки при заполнении документов, нарушения регламентов оформления и согласования. При этом нагрузка на HR-менеджеров даже снизилась. Например, после приема нового сотрудника автоматически ставится задача на подготовку рабочего места. Одновременно создаются задачи на оформление пропуска, предоставление прав доступа в информационные системы, выдачу корпоративных авто и прочее.

Что автоматизировано в отделе закупок?

Андрей Ечин: В целом по компании автоматизирован процесс подачи и рассмотрения заявок на закупку нетоварных позиций – торговое оборудование, канцтовары и так далее, а также согласование счетов по выполненным услугам или работам. Ежедневно в системе инициируется более 40 заявок, более 1800 находятся в стадии активной обработки. В системе регистрируются все хозяйственные операции и закрывающие документы.

Также в систему загружен каталог с артикулами поставщиков с ценами для каждого региона. При формировании заявки на закупку данные по наименованиям позиций, сумме заказа, валюте уходят поставщику в виде письма с заказом. По части хозяйственных операций ведется бюджетирование. При создании заявки на закупку система автоматически определяет позиции вне бюджета и требует дополнительных подписей для согласования. Также есть сводный отчет по план-факту по каждой хозяйственной операции в разрезе магазина.

Благодаря этому решения принимаются быстрее, так как легко можно получить информацию о наличии бюджета по любой статье расходов, о поставщиках, ценах. Сами бюджеты стали более прозрачными и предсказуемыми.

Насколько система соответствует корпоративным стандартам ведения бизнес-процессов? Удобна для пользователя?

Виктория Головина: Все процессы мы построили «под себя», реализовали именно те алгоритмы и операции, которые требуются для решения наших задач.

Мы не стоим на месте и постоянно работаем над улучшением процессов. Система меняется и обновляется вместе с нами, для нас.

Что можно сказать о сроках и бюджетах внедрения и развития системы?

Виктория Головина: Это low-code платформа, благодаря этому сроки и бюджет на автоматизацию были в разы меньше, чем потребовалось бы на создание аналогичной системы «с нуля».

Есть ли в системе мобильное приложение? Используется ли оно сотрудниками?

Виктория Головина: Мобильное приложение есть, мы его используем, поскольку в нем удобно следить за выполнением текущих задач и участвовать в согласовании документов в удаленном режиме.

Андрей Ечин: На май 2021 года мобильное приложение используется ограниченным кругом пользователей. В целях информационной безопасности «Первая Форма» работает только во внутреннем ИТ-контуре «ОБИ», поэтому мобильное приложение может использоваться только на корпоративных устройствах. На данный момент в качестве пилота его используют только топ-менеджеры и руководители некоторых отделов. Оно помогает им быстро и в любой удобный момент акцептовать документы и решения, не задерживая цепочки согласований. Кроме того, мобильное приложение содержит в себе удобный инструмент: корпоративный мессенджер, интегрированный с рабочими задачами. Это дает возможность пользователям не только переписываться внутри задачи, но иметь доступ ко всем документам и материалам, видеть статус их выполнения.

Есть планы по предоставлению права пользования мобильным приложением другим сотрудникам?

Андрей Ечин: Да, такие планы есть. Поскольку пилотный проект показывает себя хорошо, мы планируем его использование и другими сотрудниками, не только руководителями подразделений.

Использовалась ли система для организации удаленной работы сотрудников в 2020 году?

Виктория Головина: Да, использовалась. «Первая Форма» — это веб-приложение, и в 2020 году мы смогли работать в ней удаленно, пока сотрудники вынужденно были в режиме изоляции. Это помогло провести ежегодную переговорную кампанию с поставщиками в штатном режиме.

В каких цифрах можно оценить бизнес-эффект внедрения автоматизации на базе платформы «Первая форма»?

Виктория Головина: Если говорить на примере процессов Коммерческого отдела, то время, которое затрачивалось на формирование и оформление документов, сократилось до 70%, на процесс отправки документов и систему напоминаний - до 90%. Но главное, что автоматизация практически полностью исключила ошибки. Переподписывать документы приходится не чаще, чем в 0,1% случаев.

С какими системами интегрирована «Первая Форма» с целью решения такого широкого круга задач?

Андрей Ечин: Интеграция «Первой Формы» с внутрикорпоративными системами была важным условием внедрения. На май 2021 года проведены интеграции как с общими системами учёта, планирования ресурсов, так и со специализированными системами отдельных подразделений, включая международные внутрикорпоративные системы компании.

Кроме расширения использования мобильного приложения, есть еще планы по развитию системы «Первая Форма»?

Андрей Ечин: Скорость и интегрируемость с другими системами — одно из преимуществ системы, позволяющее быстро решать возникающие задачи бизнеса. Например, недавно возникла потребность отслеживания разными подразделениями статуса оплаты счетов, несколько задач возникло в маркетинге – все это мы взяли в работу. На ближайшее время запланировано обновление пользовательского интерфейса. Помимо визуального обновления он станет удобнее, ведь каждый сотрудник сможет настроить своё рабочее место: добавить или убрать виджеты, сократить количество неиспользуемых категорий или сохранить в избранном часто используемые для ускорения работы.

Сколько в системе пользователей сегодня? Как она поддерживается вендором?

Андрей Ечин: В системе на май 2021 года более 1500 пользователей. Было бы наивным полагать, что с постоянным развитием технологий задачи решаются раз и навсегда. К чести вендора, его специалисты всегда готовы помочь, обновить решение или предложить новое, если оно лучше реализованного несколько лет назад.