Специалисты «ОБИ Россия»: Система «Первая Форма» обеспечила прозрачность и эффективность переговорной кампании

Виктория Головина: Организация сопровождения и поддержки коммерческой деятельности путем контроля и оптимизации существующих бизнес-процессов. Бизнес-процессы включают в себя порядок подписания договора поставки, изменения условий с поставщиками, участие в подготовке и проведении переговорной сессии и многое другое. Все задачи – большой документооборот, требующий формирования первоначальных документов по шаблонам, согласование договоров, приложений к договорам и дополнительных соглашений, отправку поставщикам, архивацию и так далее.

Виктория Головина: У нас несколько сотен поставщиков. Вовремя заключать договоры, вести вручную создание и согласование документов становилось все сложнее. Поэтому мы искали возможности для автоматизации их подготовки, согласования, всех связанных с этим внутренних и внешних коммуникаций с поставщиками. Про существование системы «Первая Форма» мы узнали от сотрудников другого отдела «ОБИ», — финансового. На тот момент они уже частично использовали ее, и мы попросили коллег показать, на что способна система, как коллеги адаптировали ее под свои задачи. Тогда мы и решили попробовать систему «Первая Форма» для автоматизации задач нашего отдела.

Виктория Головина: Проект стартовал в 2013-м. Первой задачей стала автоматизация процесса согласования подписываемого документа. Согласование начинается с формирования документов по шаблонам. И раньше именно ручное заполнение шаблонов порождало больше всего ошибок, некоторые из них обнаруживались уже после подписания. В этом случае приходилось заново запускать весь процесс согласования и оформления оригиналов документов. К сожалению, такие ошибки случались довольно часто, из-за чего мы теряли время, упускали сроки заключения договоров. После автоматизации нам крайне редко приходится заново подписывать документы, количество таких случаев уменьшилось где-то до 0,1% от общего объема заключенных договоров.

Виктория Головина: Раньше мы формировали все документы вручную, а согласование проводили посредством электронной почты. При этом статус и местонахождение отслеживали с помощью реестров, выполненных в Excel. Сейчас процесс создания документов и согласование происходит полностью в онлайне, а с переходом на электронные подписи внутри Компании отпала необходимость в каких-то сторонних инструментах контроля. Запрос подписей, контроль сроков вынесения резолюций и текущие статусы согласования мы отслеживаем в системе «Первая Форма». Для работы с поставщиками разработан электронный чек-лист, по которому проверяется выполнение регламентных операций и соответствие заданным показателям. В результате процедура согласования договоров с поставщиками существенно сократилась.

Виктория Головина: Все документы хранятся в электронном архиве, где их можно быстро найти, сравнить любые текущие коммерческие показатели по поставщику с прошлогодними. Кроме этого, по нашему запросу система формирует отчет по заданным параметрам, который также помогает отслеживать динамику изменений.

Виктория Головина: Система обеспечила прозрачность и эффективность переговорной кампании, возможность быстрее принимать решения и выносить резолюции по подписям. Директор по категорийному управлению всегда может отследить статус проведения переговорной сессии, а руководители дивизионов — статус выполнения и достигнутые результаты своих сотрудников.

Виктория Головина: Отдельный круг задач — внешние коммуникации с поставщиками. Например, мы регулярно проводим рассылки по электронной почте, в которых уведомляем об изменениях, направляем рекомендации. Эти рассылки тоже автоматизированы на базе платформы «Первая Форма». В системе есть инструменты для автоматического формирования выборки поставщиков по параметрам, с их помощью мы формируем списки для рассылки.

Виктория Головина: Формирование протоколов разногласий, сканирование подписанных оригиналов и ведение электронного архива, организация и ведение пост-переговорных сессий, создание отчетов и многие другие. Круг автоматизированных задач очень широкий, причем это не только задачи нашего отдела, но также HR-службы и отдела нетоварных закупок.

Андрей Ечин: Для HR-службы в системе настроен поиск сотрудников и прием на работу, оформление отпусков и командировок и многое другое. Практически полностью исчезли ошибки при заполнении документов, нарушения регламентов оформления и согласования. При этом нагрузка на HR-менеджеров даже снизилась. Например, после приема нового сотрудника автоматически ставится задача на подготовку рабочего места. Одновременно создаются задачи на оформление пропуска, предоставление прав доступа в информационные системы, выдачу корпоративных авто и прочее.

Андрей Ечин: В целом по компании автоматизирован процесс подачи и рассмотрения заявок на закупку нетоварных позиций – торговое оборудование, канцтовары и так далее, а также согласование счетов по выполненным услугам или работам. Ежедневно в системе инициируется более 40 заявок, более 1800 находятся в стадии активной обработки. В системе регистрируются все хозяйственные операции и закрывающие документы.

Также в систему загружен каталог с артикулами поставщиков с ценами для каждого региона. При формировании заявки на закупку данные по наименованиям позиций, сумме заказа, валюте уходят поставщику в виде письма с заказом. По части хозяйственных операций ведется бюджетирование. При создании заявки на закупку система автоматически определяет позиции вне бюджета и требует дополнительных подписей для согласования. Также есть сводный отчет по план-факту по каждой хозяйственной операции в разрезе магазина.

Благодаря этому решения принимаются быстрее, так как легко можно получить информацию о наличии бюджета по любой статье расходов, о поставщиках, ценах. Сами бюджеты стали более прозрачными и предсказуемыми.

Виктория Головина: Все процессы мы построили «под себя», реализовали именно те алгоритмы и операции, которые требуются для решения наших задач.

Мы не стоим на месте и постоянно работаем над улучшением процессов. Система меняется и обновляется вместе с нами, для нас.

Виктория Головина: Это low-code платформа, благодаря этому сроки и бюджет на автоматизацию были в разы меньше, чем потребовалось бы на создание аналогичной системы «с нуля».

Виктория Головина: Мобильное приложение есть, мы его используем, поскольку в нем удобно следить за выполнением текущих задач и участвовать в согласовании документов в удаленном режиме.

Андрей Ечин: На май 2021 года мобильное приложение используется ограниченным кругом пользователей. В целях информационной безопасности «Первая Форма» работает только во внутреннем ИТ-контуре «ОБИ», поэтому мобильное приложение может использоваться только на корпоративных устройствах. На данный момент в качестве пилота его используют только топ-менеджеры и руководители некоторых отделов. Оно помогает им быстро и в любой удобный момент акцептовать документы и решения, не задерживая цепочки согласований. Кроме того, мобильное приложение содержит в себе удобный инструмент: корпоративный мессенджер, интегрированный с рабочими задачами. Это дает возможность пользователям не только переписываться внутри задачи, но иметь доступ ко всем документам и материалам, видеть статус их выполнения.

Андрей Ечин: Да, такие планы есть. Поскольку пилотный проект показывает себя хорошо, мы планируем его использование и другими сотрудниками, не только руководителями подразделений.

Виктория Головина: Да, использовалась. «Первая Форма» — это веб-приложение, и в 2020 году мы смогли работать в ней удаленно, пока сотрудники вынужденно были в режиме изоляции. Это помогло провести ежегодную переговорную кампанию с поставщиками в штатном режиме.

Виктория Головина: Если говорить на примере процессов Коммерческого отдела, то время, которое затрачивалось на формирование и оформление документов, сократилось до 70%, на процесс отправки документов и систему напоминаний - до 90%. Но главное, что автоматизация практически полностью исключила ошибки. Переподписывать документы приходится не чаще, чем в 0,1% случаев.

Андрей Ечин: Интеграция «Первой Формы» с внутрикорпоративными системами была важным условием внедрения. На май 2021 года проведены интеграции как с общими системами учёта, планирования ресурсов, так и со специализированными системами отдельных подразделений, включая международные внутрикорпоративные системы компании.

Андрей Ечин: Скорость и интегрируемость с другими системами — одно из преимуществ системы, позволяющее быстро решать возникающие задачи бизнеса. Например, недавно возникла потребность отслеживания разными подразделениями статуса оплаты счетов, несколько задач возникло в маркетинге – все это мы взяли в работу. На ближайшее время запланировано обновление пользовательского интерфейса. Помимо визуального обновления он станет удобнее, ведь каждый сотрудник сможет настроить своё рабочее место: добавить или убрать виджеты, сократить количество неиспользуемых категорий или сохранить в избранном часто используемые для ускорения работы.

Андрей Ечин: В системе на май 2021 года более 1500 пользователей. Было бы наивным полагать, что с постоянным развитием технологий задачи решаются раз и навсегда. К чести вендора, его специалисты всегда готовы помочь, обновить решение или предложить новое, если оно лучше реализованного несколько лет назад.