Стратегия виртуального общения.
Как выбрать и внедрить корпоративную ВКС?

Сначала был эксклюзив

Изначально системы видеоконференцсвязи, являясь нишевым сегментом корпоративной автоматизации, были весьма недёшевы и ориентированы на верхний сегмент корпоративного рынка. В момент их появления коммуникации были не столь развиты, как сегодня, и цель состояла в том, чтобы, не особо считаясь с затратами, обеспечить максимально достижимое качество удалённого взаимодействия в наиболее ответственных сценариях. Развитие глобальных коммуникаций и появление целого пула новых технических решений для организации и управления сеансами видеосвязи почти не изменили имидж систем видеоконференцсвязи как дорогих нишевых решений.

Становящаяся всё более популярной концепция цифрового офиса начала было исправлять ситуацию, однако вскоре, как известно, случилась пандемия. Большинство заказчиков быстро пришли к пониманию, что видеоконференцсвязь может стать одним из наиболее востребованных в бизнесе классов систем, но переводить сотрудников на удалённую работу нужно было очень быстро, и об изучении рынка, выборе адекватной бизнес-задачам конфигурации ВКС-системы и методологически безупречном её внедрении в этих условиях не могло быть и речи.

В 2021 году ситуация стабилизируется.

Очень многие говорят, а мы ещё и видим на практике, что люди постепенно возвращаются в офисы, но ставшие привычными методы удалённой работы тоже остаются, — считает Галина Карасёва, менеджер по развитию бизнеса Collaboration компании Softline

Таким образом бизнес приходит к возможности плотно заниматься методологическими вопросами внедрения на длительную перспективу и больше фокусируется в том, чтобы не ошибиться в оценке долгосрочной стратегии и выборе решений.

Возросла роль видеоконференцсвязи на самом высоком уровне. Как мы все помним, даже правительственные совещания проводились и проводятся удалённо. Сегодня нужны не просто камера с микрофоном, а устройства, которые обеспечивали бы «эффект присутствия» и стали если не полноценной, то достойной заменой личным встречам и очным митингам в офисах, - отметила Ирина Степанова, руководитель направления видеорешений и аксессуаров для совместной работы компании Logitech

Основные вопросы, которые сегодня важны для корпоративного клиента, — это:

• Каковы основные критерии выбора системы видеоконференцсвязи и основные способы её внедрения?
• Какие конфигурации и сценарии удалённого взаимодействия должны быть поддержаны видеоконференцсвязью прежде всего? В какие бизнес-процессы они должны быть встроены?
• С какими корпоративными системами они должны быть интегрированы, чтобы их применение было наиболее эффективным?
• Есть ли такие сценарии, где видеоконференцсвязь позволяла бы не только максимально экономить на расходах, но и создавать преимущества по сравнению с очным взаимодействием?

Выбор решений

Вопрос выбора из имеющихся решений является одним из первых, на который корпоративный пользователь должен дать себе ответ. На рынке существуют предложения для больших, средних и малых переговорных комнат, рассчитанные на соответствующее количество участников переговоров. Есть сценарии, где должны быть задействованы переговорные разных типов, которые, тем не менее, должны представлять клиенту единое решение с точки зрения администрирования. Для персонального использования на рабочих местах предлагается набор профессиональных устройств (веб-камер и гарнитур), которые можно выделить в отдельный класс. Подобной классификации, по словам Ирины Степановой, придерживается и компания Logitech, у которой есть соответствующий спектр решений.

Далее можно говорить о том, что сейчас привычным для бизнеса стало регулярное удалённое общение нескольких географически разделённых офисов компании. Аналогичным этому может быть сценарий взаимодействия коллектива офисных специалистов с одним или несколькими удалёнными сотрудниками. Особенности бизнеса могут диктовать необходимость проведения нерегулярных совещаний, потребность в которых иногда возникает срочно и там, где могут отсутствовать специальные переговорные комнаты. Все эти сценарии, естественно, учитываются в решениях производителей.

Устройства должны быть не просто функциональными, а мобильными. Возможность оперативно организовать совещание в «полевых» условиях на профессиональном уровне благодаря переносным камерам и звуковым колонкам не просто важна, а является неотъемлемой частью организации бизнес-процессов сегодняшнего дня. У Logitech существуют решения для помещений самых разных размеров, и важно, что большинство устройств крайне просты в установке и эксплуатации. Например, с установкой конференц-камеры MeetUp справится даже ребёнок — мы проверяли, — утверждает Ирина Степанова.

Наконец, могут существовать различные сценарии проводимых при помощи систем видеоконференций встреч. На них могут последовательно выступать два-три спикера, речи которых запланированы заранее, или может быть общение в режиме открытого микрофона с возможностью высказаться для любого участника. Возвращаясь к решениям Logitech, можно, например, отметить технологию RightSound, позволяющую автоматически сфокусировать микрофон на говорящем в тот или иной момент спикере, учесть присущую ему громкость голоса, отфильтровать шумы и т. д.

Современные системы ВКС универсальны.

Помимо классического для системы видеоконференцсвязи использования для проведения бизнес-переговоров, такие решения вполне приспосабливаются под задачи внутрикорпоративного обучения, удалённого рекрутинга и массу других. Перед началом внедрения необходимо проговаривать с заказчиком, для каких целей эти системы будут использоваться, — объясняет Галина Карасёва.

Всё сказанное выше можно рассматривать и через призму критериев выбора. Важным параметром является простота использования системы, которая должна распространяться не только на администраторов, но и на пользователей.

Простота эксплуатации, удобный дружественный пользовательский интерфейс сегодня являются одними из ключевых факторов при выборе систем. Условно говоря, пользователю достаточно нажать одну кнопку, чтобы подключиться к запланированной конференции и потом отключиться от неё. Администратору же в штатной ситуации вполне достаточно лишь проверять работоспособность системы, — рассказывает Галина Карасёва.

Современные ВКС-системы уже стали must have в любой серьёзной компании и определённо должны идти в ногу с последними трендами мира высоких технологий. При использовании ВКС крайне важна лёгкость управления системой, оперативное подключение и отключение участников, управление устройствами, наличие беспроводной связи и интеграции оборудования с мобильными гаджетами (скажем, для трансляции звука или изображения). Logitech уделяет огромную роль этим параметрам в своих разработках, — добавляет Ирина Степанова.

Для обеспечения бесперебойной работы и настройки ВКС-систем Logitech предлагает бесплатный сервис с веб-интерфейсом Synch, доступ к которому осуществляется через браузер. Сервис позволяет удалённо мониторить и обслуживать ВКС-устройства, что особенно актуально, если в компании много переговорных комнат и даже географически удалённых друг от друга филиалов.

Видеоконференцсвязь и ИТ-ландшафт предприятия

Интеграция систем в ИТ-ландшафт предприятия сегодня, когда история автоматизации большинства предприятий насчитывает как минимум два десятилетия, является важным вопросом при внедрении любого продукта. И видеоконференцсвязь здесь не исключение.

Во-первых, необходимо помнить, что компании, предлагающие программно-аппаратные комплексы для организации удалённого общения в виртуальном пространстве, не всегда занимаются прикладным ПО, с которым работает конечный пользователь. Речь идёт, в частности, об очень популярной сегодня платформе Zoom и не только о ней. Многие заказчики ранее могли активно использовать Microsoft S4B и не отказываются от неё даже сейчас. Зарубежные же компании-партнёры могут работать с другими решениями, которые на отечественном рынке куда менее известны. Выяснение преимуществ использования каждого подобного ПО — тема отдельного разговора, но производитель систем видеоконференцсвязи для переговорных комнат должен декларировать поддержку наиболее популярных прикладных ВКС-продуктов.

Logitech предоставляет решения для таких систем, как, например, Zoom Rooms, Microsoft Teams Rooms, Google Meet и другие, а также позволяет работать, сочетая эти продукты. Галина Карасёва указывает на то, что потребность в сочетании использования прикладных систем — это сценарий, часто встречающийся в реальных проектах, и что наличие соответствующего интеграционного функционала в системах ВКС очень важно.

Пожалуй, самым распространённым тандемом является интеграция системы ВКС с планировщиком задач. Это существенно повышает эффективность работы. Регулярные видеоконференции выступают частью бизнес-процессов компании, и те системы заказчика, которые относятся к управлению ими, конечно, являются первыми кандидатами на интеграцию с ВКС, — объясняет Галина Карасёва.

Новое решение Logitech Swytch позволяет в одно движение подключить ноутбук к аудио- или видеооборудованию комнатной конференц-системы для использования с любой службой для проведения видеоконференций или вебинаров. При помощи Swytch можно всего одним кабелем подключить ноутбук к камере и дисплею в переговорной комнате и с лёгкостью развернуть любое решение для видеосвязи.

Задачи внедрения

Системы видеоконференцсвязи при всей простоте их использования, к которой стремится большинство ведущих производителей, всё же требуют внимания к их внедрению. В этом смысле для заказчика (как и при развёртывании любого корпоративного ПО) важна экспертиза партнёра по внедрению, методологические аспекты работы, возможность выполнения пилотных проектов и ещё ряд аспектов.

Внедрение систем видеоконференцсвязи предполагает погружение в бизнес-процессы заказчика и выяснение интеграционных потребностей. Это не говоря о широкой вариативности самих ВКС-решений. Поэтому важно, чтобы заказчик доверил такой проект надёжному поставщику. Softline — из числа таковых, поскольку наша компания имеет довольно богатый опыт внедрения ВКС, — заключает Галина Карасёва.