Тенденции цифровизации госсектора — 3 кейса внедрения Directum RX в трех регионах России

При планировании проектов цифровой трансформации государственным ведомствам приходится учитывать множество факторов: глобальные изменения, масштабные инициативы государства, потребности получателей государственных услуг. Широкий спектр задач невозможно выполнить без опоры на качественное программное обеспечение — ядро цифровизации любого ведомства.

Органы власти, выбравшие отечественную импортонезависимую платформу Directum RX, уверены в том, что на ее основе можно выстроить необходимые процессы, подготовиться к переменам, которые инициирует государство, и всё это — с соблюдением требований импортонезависимости. Directum RX включена в реестр отечественного ПО (запись № 4499 от 16.04.2018 г.), учитывает нормы российского законодательства, совместима со свободно распространяемым программным обеспечением — ОС семейства Linux, СУБД PostgreSQL, офисными пакетами LibreOffice, МойОфис, Р7-Офис и ONLYOFFICE.

Конкурс ИТ-кейсов Directum Awards выявил ведомства, наиболее активно реализующие проекты по импортозамещению ПО. Именно они стали основными претендентами на победу в номинации «Цифровая независимость». Каких успехов добились участники из Владимирской, Астраханской и Вологодской областей и какие цифровые тенденции в российских ведомствах можно обозначить, читайте в статье.

Органы исполнительной власти Владимирской области — переход с Alfresco на Directum RX

В ведомстве на протяжении многих лет использовалась система Alfresco, которая была отлажена под конкретные задачи пользователей. Глобальные перемены 2022 года продиктовали необходимость замены ПО. При этом важно было сохранить привычные возможности Alfresco и расширить их на новой платформе.

С задачей успешно справились. Текущие процессы перенесли в новую систему, некоторые из них удалось пересмотреть и оптимизировать. В результате значительно сократился объем бумажного документооборота, многие руководители теперь рассматривают документы только в электронном виде. Делать это они могут и удаленно — через мобильное приложение Directum Solo. При разработке учли пожелания пользователей, и в системе появились новые функции, которых не хватало сотрудникам в Alfresco. Изменения коснулись многих процессов, в их числе — работа с контрольными поручениями, обращениями граждан, локальными правовыми актами.

Особое внимание на проекте уделили работе с входящей и исходящей корреспонденцией. Настроить процесс так, чтобы сократить число рутинных операций, удалось с помощью интеллектуальных инструментов Directum Ario. Они извлекают реквизиты, классифицируют входящие документы, заполняют их карточки, автоматически определяют ответственных исполнителей и формируют проект резолюции. Точность определения исполнителя достигает 90%.

Как правило, большинство наших заказчиков уже имеют опыт и культуру эксплуатации систем электронного документооборота. Сегодня перед ними стоят новые задачи — переход на отечественные платформы, которые за последние годы получили значительное развитие и не уступают зарубежным аналогам. В то же время импортнезависимость — не единственная цель. Переходя на новое ПО, представители госсектора стремятся пересмотреть и оптимизировать процессы, настроить нужные интеграции и подключить к работе передовые инструменты, например, искусственный интеллект. Роман Панихин, руководитель проектов внедрения Directum в органах государственной власти.

Цифровизация во Владимирской области не останавливается: в планах — расширить использование мобильных приложений и ИИ, настроить решение Directum для управления проектами.

Правительство Астраханской области — развитие цифровизации

Исполнительные органы власти области работают в системе Directum уже 15 лет. За такой длительный период внутренние процессы трансформировались и появились новые потребности. Для того чтобы в системе можно было решать весь спектр задач, в Правительстве Астраханской области решили перейти на новое поколение платформы.

В результате более 100 ведомств взаимодействуют в едином цифровом пространстве. В электронный вид перевели 50+ видов документов и создали стандартизированные шаблоны исходящих писем для всех ведомств, за счет чего их обработка идет проще и быстрее.

Улучшения коснулись и обращений граждан: обновилась карточка обращения, система автоматически проверяет полученный текст на корректность и формирует черновик, который после проверки можно преобразовать в полноценную карточку в один клик. При необходимости обращение легко перенаправить в другое ведомство, если вопрос относится к сфере его компетенций. Настроенные интеграции ускорили доставку документов корреспондентам.

Некоторые руководители в ходе проекта начали использовать мобильное приложение Directum Solo и с его помощью оперативно подключаться к решению важных вопросов в любое время и из любого места. На следующем этапе цифровизации планируется подключить к мобильному решению всех сотрудников высшего звена.

Также в перспективе — переход на ОС Astra Linux, интеграция с ПОС, внедрение решений Directum для управления совещаниями, проектными работами и для долговременного хранения документов. Планируется подключить к обработке документов интеллектуальные механизмы и тиражировать систему на ОМСУ и подведомственные организации.

Правительство Вологодской области — индивидуальный подход к процессам

В Вологодской области проект перехода с Directum 5 на импортонезависимое поколение платформы —систему Directum RX — завершился в 2022 году. Тогда удалось выстроить единый цифровой документооборот для органов исполнительной власти области, перенести исторические данные в новую систему, оптимизировать некоторые бизнес-процессы и обучить сотрудников работе с ПО.

Мы считаем проект важным и значимым для Вологодской области. Опыт перехода на новую платформу и его успех во многом определяют дальнейшую стратегию миграции систем документооборота Правительства и органов исполнительной государственной власти региона. На сегодняшний день все пользователи системы подведомственных учреждений успешно работают на новой платформе. Система зарекомендовала себя с наилучшей стороны. Владимир Бородин, заместитель директора бюджетного учреждения в сфере информационных технологий Вологодской области «Центр информационных технологий».

Успешная миграция на Directum RX заложила основу для дальнейшей цифровой трансформации в органах власти области. Специфика бизнес-процессов заказчика потребовала от команды «СТАРКОВ Групп», бизнес-партнера Directum, проявить гибкость и индивидуальный подход к решению задач на следующих этапах проекта.

За последнее время в Правительстве Вологодской области завершили ряд обновлений.

Сотрудникам часто приходилось обращаться к исторической системе за конкретными документами. Чтобы это можно было сделать быстро прямо из интерфейса Directum RX, разработали специальный инструмент. Найти нужный документ можно по ИД (идентификатору) документа, части имени или номеру. С помощью утилиты в Directum RX переносятся все версии, электронные подписи и права доступа.

Еще одной задачей была настройка обмена документами с внутренними (региональными) и внешними контрагентами внутри одного решения. В системе Directum 5 для этой цели использовались два отдельных механизма — система межведомственного электронного документооборота (МЭДО) и система регионального документооборота (РДО).

Объединить их возможности удалось с помощью решения Directum «Интеграция с МЭДО». В результате обновления выстроили полноценный внутренний и внешний обмен документами с сохранением юридической значимости. Для выполнения задач администраторам не нужно переключаться между интерфейсами, все процессы идут внутри одного модуля «Интеграция». По новому каналу ежедневно передается в среднем 600-800 пакетов служебной корреспонденции.

Какие выводы можно сделать? На примере клиентов Directum видно, что внедрения в госсекторе фокусируются на нескольких ключевых направлениях оптимизации.

Курс на импортонезависимость

Проекты у заказчиков, представляющих органы госвласти, показывают, что для них сохраняют актуальность вопросы импортозамещения. Задача миграции на отечественное ПО формирует вектор цифровой трансформации и предопределяет выбор информационной системы.

Подключение передовых инструментов

В то же время представителей госсектора волнует не только тема импортонезависимости. На повестке дня — оптимизация бизнес-процессов и их настройка таким образом, чтобы работа шла быстрее, прозрачнее и эффективнее. Любое внедрение предполагает пересмотр ключевых процессов и их совершенствование. Это достигается как за счет перевода документов в электронный вид, настройки готовых маршрутов согласования и адресации сообщений, так и через применение новых инструментов. Представители госсектора готовы пробовать нестандартные и инновационные решения — подключение интеллектуальных механизмов к обработке документов во Владимирской области это доказывает.

Быстрый доступ к системе 24/7

Не угасает интерес заказчиков к мобильным приложениям. Для государственных институтов характерны жесткие сроки исполнения задач и поручений. Возможность присоединиться к рабочему процессу с телефона или планшета в любое время и в любом месте — хорошее подспорье для того, чтобы работа не стопорилась, а сроки — соблюдались.

Эффективная обработка обращений граждан

Еще одна тенденция, которая объединяет большинство проектов внедрения в госсекторе, — внимание к обработке обращений граждан. Строгие требования, которые предъявляет государство, не оставляют пространства для маневра. В интересах ответственных ведомств — выстроить процесс максимально эффективно, а сделать это помогают современные информационные решения, которые легко интегрируются с государственными платформами и сервисами.

Подробнее об эффективной обработке обращений граждан можно узнать 6 июля на вебинаре «Как подружить СЭД и ПОС: ускоряем работу с обращениями».