2021/04/02 13:01:23

Тимур Меджитов, правительство Удмуртской Республики: «Все учреждения республики - в единой адресной книге»

В Удмуртской Республике в течение ряда лет идет создание единой коммуникационной системы органов государственной власти. Партнером проекта стала компания Softline. Каким образом эта система меняет представления об эффективности госвласти, и почему выбран многоступенчатый путь ее создания, TAdviser рассказал Тимур Меджитов, министр информатизации и связи Удмуртской Республики

Тимур
Меджитов
Единая почтовая система и прозрачная система календарей – это уровень минимальной цифровой гигиены в любой современной структуре

Тимур, в Удмуртской Республике давно и активно выполняются проекты региональной информатизации. Какие принципы положены в основу проектов информатизации?

Тимур Меджитов: У нас решения принимаются по двум основным направлениям: экономический либо социальный эффект. Экономический эффект мы оцениваем, естественно, в рублях либо в экономии времени и т.д. А социальный эффект предполагает, в первую очередь, появление полезных сервисов для граждан, что повышает лояльность населения к власти, качество жизни граждан - а это, пожалуй, главная задача республиканского правительства.

Что касается единой коммуникационной системы органов государственной власти, то здесь мы говорим, в первую очередь, про экономический эффект. По сути, данный проект реализует наше движение в сторону Бережливой Республики и Бережливого Правительства.

В тот момент, когда был задуман этот проект, были проблемы с коммуникациями в системе госвласти?

Тимур Меджитов: Любой проект рождается из проблемной ситуации. В нашем случае, действительно, была проблема с коммуникациями: сотрудники использовали разные бесплатные почтовые системы, разрозненные сетевые календари в Google, Yandex, Mail.ru и т.д. Не было единой адресной книги, что сильно осложняет работу в условиях, когда контактов очень много. Плюс ко всему остро стоял вопрос гарантированной доставки писем.

Также было необходимо обеспечить систему прозрачного планирования, чтобы сотрудники понимали, когда руководитель занят, а когда с ним можно встретиться. Причем, договариваться не через секретаря приемной, а напрямую - это пример налаживания горизонтальных коммуникаций в органах власти. И, с точки зрения информационной безопасности, конечно, служебная переписка должна идти в защищенном контуре. В том числе работа с календарями и прикрепляемыми материалами также должна оставаться внутри корпоративного сегмента безопасности.

С нашей точки зрения, единая коммуникационная система – это очередной шаг в сторону типового рабочего места госслужащего. И в этом контексте, кстати, повышение эффективности внутренних коммуникаций внутри органов власти непосредственно сказывается на улучшении коммуникаций с гражданами. Например, в публичной почтовой системе возможна ситуация, что электронное письмо, отправленное гражданином, не может быть доставлено получателю. А в рамках единой коммуникационной системы мы сами настраиваем единые правила маршрутизации писем и всегда можем увидеть историю взаимодействий с этим гражданином, в том числе, убедиться, что письмо получено. А если не было доставлено, то проведем анализ. То есть качество коммуникаций госвласти с населением мы тоже увеличиваем.

Внедрение именно российской платформы было важно для вас как органа госвласти?

ТИМУР МЕДЖИТОВ: Мы изучали и варианты коммерческих западных систем. Но убедились, что российский продукт оказался, во-первых, дешевле и, во-вторых, сопоставим импортными продуктами по функциональности. И, конечно, у нас есть общий тренд движения в сторону импортозамещения. Эти три фактора сложились, и мы приняли решение в пользу отечественного программного продукта.

Какое ПО выбрали в результате?

ТИМУР МЕДЖИТОВ: Мы поняли, что нам лучше всего подходит программный продукт CommuniGate. Он прошел апробацию в режиме пилотного проекта, и получил подтверждение соответствия требованиям законодательства в части использования отечественного ПО. Второй важный аспект - возможность отделяемости продукта. К примеру, мы поставили ПО в свой ЦОД и теперь можем самостоятельно сопровождать и эксплуатировать систему.

Этот продукт полностью закрывает наши требования в части единой почтовой системы, адресных книг и при этом очень важно, что мы видим перспективы для развития: в системе есть функциональные возможности, которыми мы не пользуемся в данный момент, но у нас есть возможность в будущем их внедрить - это некий резерв функциональности. И еще один важный момент - возможность кастомизации продукта, то есть выполнение настроек под свои нужды, отладка определенных скриптов. К примеру, первую страницу системы забрендировали под себя, используя наш фирменный стиль и элементы. Кроме того, продукт хорошо работает на мобильных устройствах, а многие наши сотрудники пользуются продуктом преимущественно с гаджетов (телефонов, планшетов). В качестве конечных клиентов для взаимодействия с платформой используем Outlook и Samowareweb.

Ну, и выполняется одно из основных требований к продукту - масштабируемость и отказоустойчивость. Мы настроили кластерное архитектурное решение, что позволяет обеспечить и отказоустойчивость, и масштабируемость системы.

Что касается исполнителя проекта, здесь, наверное, выбор был более широким? Сложно было выбрать партнера?

ТИМУР МЕДЖИТОВ: Здесь все просто. Поскольку мы госорган, то выбор подрядчика происходит по итогам торгов. В тендере победила компания Softline. В ходе проекта с нашей стороны работала команда технической эксплуатации, которая отвечает за серверную инфраструктуру, развертывание решения и обеспечивает его работоспособность, и еще организационная команда – она обеспечивала соответствие нормативной базе, потому что работа нашей коммуникационной системы организуется в соответствии с распоряжением Правительства Удмуртской Республики.

А исполнитель взял на себя первичное развертывание решения, настройку, обучение наших специалистов, участие в тестовой эксплуатации.

Расскажите, пожалуйста, подробнее о самом техническом решении. Каким образом были в нем учтены специфические особенности госорганов?

ТИМУР МЕДЖИТОВ: Расскажу, что мы используем в своей работе. Это электронная почта, электронные календари, мгновенные сообщения, общие адресные книги, списки рассылок. Плюс используем почтовый сервер как систему для организации рассылок в рамках других информационных систем.

Если говорить про режим почты, у нас было требование – использовать, как веб-клиент, так и клиент, который устанавливается на мобильное устройство либо на настольный компьютер. Эти требования закрывало стандартное решение. Мы заранее спланировали названия доменов, выделили единый домен для региона, поддомены для каждого министерства, администраций районов и городов республики, подведомственных учреждений.

С точки зрения календарей, у нас было обязательное требование прозрачных календарей между руководителями, чтобы министры разных министерств видели занятость друг друга и могли в случае необходимости запланировать совместные мероприятия оперативно – выбрать свободный слот в календаре, который подходит всем.

Кроме того, по календарям обязательное требование - подключение с мобильных устройств и интерфейс для секретариата, так как пользоваться календарем должно быть равно удобно, как самим руководителям, так и их помощникам.

Еще мы пользуемся единой адресной книгой – в ней можно легко найти человека по фамилии и сразу направить ему письмо или приглашение на встречу. На основе единой адресной книги также легко реализуются разнообразные почтовые рассылки, например, по всему министерству, по каким-либо мероприятиям, по определенным группам, например, группе бухгалтеров или группе, которая отвечает за закупки.

Кроме того, недавно запустили у себя единую телефонию. Это означает, что в карточке человека в коммуникационной системе есть поле, где указывается его внутренний телефонный номер. Мы полностью отказались от бумажных телефонных справочников и перешли только на электронные системы.

Каким образом обеспечиваются требования к защите информационного обмена между госорганами?

ТИМУР МЕДЖИТОВ: Почтовый сервер размещается в нашем Центре обработки данных. Это аттестованный ЦОД уровня Tier-III. С точки зрения клиентских мест, используется идентификация пользователя с помощью логина и пароля. Плюс регулярная замена паролей для сотрудников.

В любом проекте есть свои сложности. С чем вы столкнулись в данном случае?

ТИМУР МЕДЖИТОВ: Наверное, первое, что запомнилось, - это работа с календарями. Режим, в котором мы эксплуатируем коммуникационную систему, подразумевает, что к календарям подключено множество сотрудников, которые видят друг друга, а календари должны отправляться одновременно с разных устройств, включая мобильные устройства руководителей и рабочие места секретарей и помощников. При этом для некоторых людей настроены уведомления по наступлению событий, а для некоторых - нет. Вот эта многовариантность задач, мне кажется, представляла для подрядчиков наибольшую сложность. Впрочем, и нам тоже было непросто, ведь мы на себе обкатывали разные кейсы, и некоторые запросто не давались. Но мы сделали это!

Но, думаю, основная сложность данного проекта связана с культурой коммуникаций внутри организаций. Дело в том, что сотрудники привыкли использовать разные почтовые сервисы, в разных министерствах - своя культура почтового общения. Нужно время, что перестроить текущие процессы и прийти к использованию единой почтовой системы. И здесь очень важно вовлечение руководства в пользование системой. Скажем, министр активно использует календарь, и сотрудники привыкают оценивать его занятость в системе календаря.

Какие-либо другие важные ИТ-системы правительства республики интегрированы с единой коммуникационной системой?

ТИМУР МЕДЖИТОВ: Да, интегрированы. В частности, с системой Service Desk. Сообщения электронной почты автоматически фильтруются и передаются в систему Service Desk, где ведется учет обращений. При изменении статуса, например, заполнении формы обращения, в службу Service Desk автоматически приходит уведомление от человека, который обратился за помощью в единую службу техподдержки.

Коммуникационная система также интегрирована с антивирусной системой компании Dr.Web антивирус в части анти-спама, фильтрации почты, вирусных атак. Для нас это очень важный момент, потому что у нас ежегодно фиксируется сотни тысяч отраженных атак, в том числе, поступающих через электронную почту.

В системе закупок при появлении новой заявки или изменении статуса заявок на площадке закупок в обязательном порядке осуществляется рассылка извещений администраторам торгов. Кроме того, мы используем коммуникационную систему для рассылки сообщений в рамках работы регионального портала госуслуг по различным тематикам.

Планируется ли расширение функционала системы в будущем?

ТИМУР МЕДЖИТОВ: На апрель 2021 года вектор развития системы направлен на увеличение количества пользователей. Мы спланировали подключение всех подведомственных учреждений республики, а также всех муниципальных образований. Конечная цель - подключение всех учреждений республики таким образом, чтобы они все были в единой адресной книге, едином почтовом домене и могли легко общаться друг с другом.

Помимо правительства, которое включает на апрель 2021 года порядка 30 органов власти, у нас еще 30 муниципальных образований и более 1000 учреждений. Это подразумевает очень большое количество контактов, большое количество участников. Это, пожалуй, самая характерная особенность такого проекта, и поэтому мы сфокусировали внимание на электронных коммуникациях.

Какое количество пользователей подключено к системе?

ТИМУР МЕДЖИТОВ: На апрель 2021 года подключено больше 5000 сотрудников. Но проект продолжается, и мы планируем подключить всего до 15 тыс. пользователей.

Данный коммуникационный проект - многоэтапный. Вначале – на этапе пилотного проекта - мы запустили единую систему коммуникаций у нас, в министерстве информатизации и связи Удмуртской Республики, потом в министерстве промышленности и министерстве культуры Удмуртии. После анализа результатов пилота пришли к выводу, что внедрение продукта прошло успешно и перешли на следующий этап - тиражирование решения по всем остальным госорганам и органам местного самоуправления.

Почему был выбран именно такой постепенный путь, а не единовременный переход всех подведомственных организаций на новую систему?

ТИМУР МЕДЖИТОВ: Этот подход был выбран, в том числе, из-за ресурсных ограничений. Ведь каждому пользователю необходимо объяснить, как пользоваться системой, создать почтовые ящики, проверить работоспособность на местах, провести настройки клиента или веб-доступа и т.д. Для подключения пользователей всех госорганов требуется время. А у нас проектом, по сути, занимается всего два человека. И поэтому мы двигаемся плавно поэтапно, не форсируя процесс.

Два человека на весь этот объем работ?!

ТИМУР МЕДЖИТОВ: Да, у нас два человека занимаются техподдержкой, сопровождением наших учреждений. И еще есть координатор учетных записей в каждом органе государственной власти и органе местного самоуправления. Еще на этапе внедрения платформы вендор и ИТ-провайдер организовали обучение наших сотрудников для того, чтобы в дальнейшем мы могли развивать систему самостоятельно.

В какие сроки планируете достижение этого целевого состояния?

ТИМУР МЕДЖИТОВ: С учетом скорости, с которой мы идем по этому проекту, это примерно конец 2021 года.

Вы использовали при реализации проекта какие-либо меры господдержки региональных проектов информатизации?

ТИМУР МЕДЖИТОВ: Меры поддержки ориентированы, в первую очередь, на проекты коммерческих компаний, а для госорганов таких мер поддержки нет. Этот проект финансировался из регионального бюджета. Нужно отметить, что вендор предоставил специальные условия на приобретение лицензий продукта для пользователей социальной сферы.

По Вашим оценкам, на что стоит обратить особое внимание проектным командам в аналогичных случаях в других госорганизациях?

ТИМУР МЕДЖИТОВ: Если иметь в виду эффективность самого проекта, то, безусловно, большую роль играет вовлеченность высшего руководства: если первые лица работают в системе (пишут письма, ведут календари), то проект «полетит» и будет успешным. Еще один важный момент - пилотирование и апробация продукта. Этот шаг необходимо, чтобы увидеть все подводные камни, особенности настойки, непростые кейсы.

Отмечу еще, что при внедрении продукта необходимо проводить регулярные проверки использования продукта пользователями: как они отправляют почту, заполняют календари и т.д. Такие срезы позволяют оценить реальное использование продукта. В процессе внедрения мы такие проверки проводили регулярно, а когда вышли в режим штатной эксплуатации, делаем это лишь по мере необходимости, когда нужно разобрать какую-то сложную ситуацию.

И еще одно соображение: для успешного внедрения проекта необходимо принятие специального нормативно-правового акта, который обязывает всех сотрудников работать в единой системе. Так, у нас в регионе есть соответствующее распоряжение правительства, регламентирующее использование единого коммуникационного продукта.

Какую реальную практическую выгоду принес данный проект правительству республики? В чем Вы измеряете повышение эффективности коммуникаций внутри госвласти?

ТИМУР МЕДЖИТОВ: Единая почтовая система и прозрачная система календарей – это уровень минимальной цифровой гигиены в любой современной структуре: единые правила, единый инструмент, единые возможности. Для нас это еще и обеспечение безопасности, и скорость процессов. Собственно, повышение внутренней эффективности мы измеряем как раз через скорость доступа к информации.

При организации встреч секретариаты просто просматривают занятость руководителей и быстро организуют встречу в свободные слоты. Плюс быстрый доступ к системе контактов: выбираете человека в адресной книге, его адрес подставляется автоматически - можно очень быстро создать письмо.

Еще один интересный момент - мы отказались от рассылки ряда писем по системе документооборота. Если раньше, например, наше министерство финансов отправляло напоминания о сроках сдачи отчетности через официальные письма, то сегодня рассылка с напоминанием направляется группам бухгалтеров или сотрудникам отделов закупок. Раньше они должны были сами отслеживать изменение статуса заявок, а теперь ему централизованно поступает вся информация о движении закупок.

Если судить по уже накопленному опыту, внедренная единая система коммуникаций госорганов Республики Удмуртия оказалась стабильной и отказоустойчивой?

ТИМУР МЕДЖИТОВ: Замечаний нет, работает без сбоев. Я думаю, что точкой проверки качества продукта стал период пандемии: как только мы ушли на дистанционный режим работы, почтовая система стала одним из основных инструментов коммуникаций. Проверка временем и проверка ситуацией показала, что продукт вполне работоспособный, эксплуатируется у нас в самом активном режиме.