BI для мегаполиса: как «1С:Аналитика» помогает управлять финансами Москвы

От разрозненных отчетов — к единому источнику данных

Москва давно имеет репутацию одного из самых «умных» мегаполисов мира. ИТ-инфраструктура столицы состоит из десятков ведомственных систем, в которых работают тысячи пользователей из более двух тысяч учреждений, и ежедневно формируют финансовые, кадровые и управленческие отчеты. При таком объеме данных важно иметь единый инструмент, который позволял бы оперативно сопоставлять эти данные и принимать решения на их основе.

BI-система, которая использовалась ранее, в целом выполняла свою функцию, но со временем перестала справляться с растущими объемами данных и потребностями в детализации. Ответом на этот вызов стал проект по созданию централизованной BI-системы на платформе «1С:Аналитика», реализованный совместной командой Департамента информационных технологий (ДИТ) Москвы, Департамента финансов города Москвы, а также Главного контрольного управления города Москвы в части показателей организации контроля деятельности учреждений, с фирмой «1С» и компанией «1С-Корпоративные системы управления».

Архитектура аналитической системы

Целью проекта была не просто замена старой системы, а создание живого инструмента для сквозного анализа, контроля и оперативного управления мегаполисом.

Созданная система состоит из следующих компонентов:

1. Конфигурация на платформе «1С:Предприятие 8.3», включающая в себя ETL-подсистему для хранения и обработки консолидированных данных.
2. Система «1С:Аналитика», позволяющая формировать и анализировать BI-отчетность.
3. Дополнительные источники системы «1С:Аналитика», обеспечивающие доступ к данным ETL-подсистемы из веб-интерфейса системы «1С:Аналитика».
4. Функционал копий баз данных с использованием Дата Акселератора, предназначенных для ускорения работы с большими объемами данных.

Основой решения является ETL-подсистема, которая ежедневно собирает, проверяет и унифицирует данные из различных информационных ресурсов и систем города Москвы. К ETL-подсистеме подключена облачная информационная система УАИС «Бюджетный учет» и более 1800 учреждений.

Команде проекта было необходимо не просто создать хранилище, куда будут стекаться данные из всех городских систем. Важно было выстроить точный и управляемый процесс отбора информации. Специалисты, хорошо знающие нормативную базу и особенности учета в учреждениях, сформировали выборку показателей, действительно отражающих финансовое и организационное состояние каждой организации. Эти данные проходят проверку, унифицируются и передаются в единое хранилище, где становятся основой для аналитики в «1С:Аналитика». Такой подход обеспечивает баланс между достоверностью и унификацией информации — необходимое условие для глобального анализа и принятия управленческих решений.

Пользователи, в первую очередь сотрудники Департамента финансов, могут в реальном времени анализировать свыше 250 аналитических и контрольных показателей — от численности персонала до движения основных средств организаций.

BI-система «1С:Аналитика» отлично подходит руководителям высшего звена для оперативного контроля, так как позволяет, не вдаваясь в технические тонкости учета, производить анализ ключевых точек ведения деятельности, используя простой и наглядный интерфейс. При этом важно, что от сводных графиков можно с помощью технологии «drill-down» парой кликов спуститься к детализированной информации, вплоть до первичных учетных документов в базе «1С:Предприятия». Именно этот подход — от общего к частному — и делает аналитику по-настоящему полезной для взвешенных управленческих решений.

Фокус на ключевые показатели: что именно анализирует Правительство Москвы

Сейчас в системе доступно более 55 аналитических панелей и более 200 отчетов. Они охватывают ключевые направления городской деятельности, включая финансы, кадры, имущество и материальные запасы, другие формализованные показатели.

Численность. Система позволяет отслеживать плановую и фактическую численность сотрудников, анализировать текучесть кадров, а также следить за укомплектованностью штатов вплоть до уровня подразделения. Результаты такой аналитики применяются при планировании бюджета.

Исполнение бюджета. Для контроля исполнения бюджета созданы дашборды, отображающие доходную и расходную части бюджета. Специалисты могут анализировать ход исполнения бюджета на разных уровнях — от города в целом до отдельного учреждения — с детализацией по статьям КОСГУ и счетам.

Управление имуществом. Система контролирует списание и уровень износа основных средств, корректность начисления амортизации, а также остатки материальных запасов. На основе этих данных оптимизируются будущие закупки.

Специализированные дашборды. Также реализованы дашборды для анализа дебиторской и кредиторской задолженности, остатков денежных средств, задолженности перед ресурсоснабжающими организациями и других специфических показателей.

Префектуры АО. Отдельно стоит выделить совместный проект Главного контрольного управления города Москвы, Департамента финансов города Москвы и Департамента информационных технологий города Москвы по созданию аналитических панелей и отчетов для информирования префектур административных округов о финансовом состоянии и кадровой обеспеченности подведомственных учреждений и выявленных отклонениях от установленных целевых ориентиров. Реализованные панели значительно расширяют возможности ведомственного (учредительского) контроля, сокращают трудозатраты по сбору необходимой информации и позволяют принимать более эффективные управленческие решения на основе оперативных и достоверных данных бухгалтерского учета.

Практическая польза: аналитика в действии

Сила системы — в ее способности трансформировать данные в конкретные управленческие действия, которые напрямую влияют на развитие города и качество жизни в нем. Так, например, если синоптики предупреждают о приближении снегопада, специалисты жилищно-коммунального комплекса могут за секунды оценить количество снегоуборочной техники и персонала, чтобы оперативно направить ресурсы в те районы, где это может быть особенно необходимо.

Аналогично система используется для контроля сроков обработки первичных документов в подведомственных учреждениях. Если где-то задерживается формирование отчетности или расчеты выполняются с ошибками, аналитика покажет проблемные участки — и руководство сможет принять решение по изменению нормативов учета, оптимизации бизнес-процессов или обучению и развитию персонала, ответственного за обработку первичных учетных документов.

Результаты и оценка

Система «1С:Аналитика» была введена в промышленную эксплуатацию в декабре 2022 года. Сегодня она стала центральным инструментом анализа и контроля финансово-хозяйственной деятельности органов власти и государственных учреждений города Москвы.

Проект получил максимальные оценки от заказчика по всем параметрам: соответствие потребностям, удобство работы и качество внедрения. ДИТ Москвы рекомендовал использовать это решение для автоматизации деятельности других государственных структур.

Поскольку Департамент финансов делится своим успешным опытом использования «1С:Аналитики» с другими органами власти, потребность в новых показателях для анализа и мониторинга, а также количество пользователей системы продолжают увеличиваться. Этот проект показал, как современные BI-инструменты позволяют управлять мегаполисом на основе точных и оперативных данных, делая городскую среду более эффективной и комфортной для жителей.