Комплексная система управления кадровыми процессами, документами и сервисами. Обзор Directum HR Pro

Кадровый ЭДО

В Directum HR Pro работодатель и работники обмениваются юридически значимыми кадровыми документами — трудовыми договорами и дополнительными соглашениями, заявлениями, приказами, организационно-распорядительной документацией, локальными нормативными актами — в цифровом виде:

• при ознакомлении с документами или их подписании применяются электронные подписи сотрудника и работодателя;
• заявления работников заполняются в несколько кликов и отправляются на согласование по настроенным регламентам;
• обеспечивается сохранность и юридическая значимость документов;
• поддерживается интеграция с учетными системами, порталом «Работа в России», а также оперативная выгрузка документов для контролирующих органов.

Документы формируются в Directum HR Pro, а ознакомиться или подписать их электронной подписью сотрудники могут в личном кабинете — решении для омниканального доступа к системе.

Движение персонала

Система поддерживает прозрачное управление цифровыми процессами кадровых перемещений: от трудоустройства и ротаций до увольнения.

В Directum HR Pro:

• для нового сотрудника автоматически формируется весь комплект документов: трудовой договор, приказ о приеме, заявление о присоединении к электронному взаимодействию и согласие на обработку персональных данных;
• в интуитивно понятном интерфейсе сами работники, специалисты кадровой службы или руководители инициируют переводы или увольнение с участием всех заинтересованных служб: административно-хозяйственного отдела, службы безопасности, бухгалтерии и др.

Отпуска

Directum HR Pro поддерживает упорядоченную работу с отпусками без лишних кликов и потерь времени:

• при планировании периоды отпусков автоматически проверяются на соответствие требованиям компании и трудового законодательства;
• поддерживаются изменения и переносы отпусков по инициативе сотрудника или работодателя;
• при формировании графика отпусков отслеживаются и подсвечиваются пересечения периодов;
• документы по отпускам можно оперативно выгрузить для предоставления в проверяющие органы.

Командировки

Специальное решение в составе системы помогает прозрачно управлять всеми этапами деловых поездок:

• заявка на командировку формируется в пару кликов — рассчитываются суточные и другие расходы, запрашивается покупка билетов;
• на все работы по организации командировки ответственные получают задания в системе с назначенным сроком исполнения;
• приказ и другие командировочные документы формируются автоматически.

На все расходы можно установить лимиты — так работникам проще ориентироваться в суммах при заполнении заявок. Если необходимо, сотрудник может отменить деловую поездку или изменить ее параметры, а руководитель — отозвать сотрудника. После возвращения командированный работник оформляет авансовый отчет. Решение поддерживает два варианта его заполнения: ручное и автоматическое. В первом варианте подтверждающие документы можно отправлять на служебный email, откуда они привяжутся к отчету. Во втором — интеллектуальные инструменты будут за человека заносить данные из документов в отчет. Для этого потребуется приобрести дополнительное решение.

Сервиcные заявки

Решение помогает эффективно управлять обращениями, которые сотрудники отправляют во внутренние службы компании. Например, в административно-хозяйственную — на закупку расходных материалов, бухгалтерию — на оформление справок, ИТ-отдел — на доступ к информационным ресурсам и пр. В решении можно:

• быстро оформлять заявки из каталога корпоративных услуг;
• отражать и отслеживать этапы работ по заявкам;
• гибко настраивать каталог услуг и разграничивать доступ к ним.

Личный кабинет сотрудника

С помощью решения к цифровым кадровым процессам можно подключить 100% штата: производственных сотрудников, разъездных или работающих удаленно. Лаконичный и понятный интерфейс личного кабинета не требует от пользователей предварительного обучения.

Решение можно использовать с мобильного устройства, персонального компьютера или информационного киоска.

В личном кабинете сотрудники могут ознакамливаться с документами с проставлением электронной подписи, заказывать кадровые сервисы, планировать и переносить отпуска, отправлять заявления.

Основные кадровые процессы, сервисы и документы оказываются буквально под рукой, не требуя от работников лишних перемещений.

Сервис облачного подписания

«Directum. Сервис облачного подписания» в составе системы — это собственный удостоверяющий центр компании Directum. Он предоставляет неквалифицированные электронные подписи (УНЭП) для работников — компании не нужно собирать пакеты документов и физически посещать какие-либо ведомства.

Документы безопасно подписываются облачными ЭП. Для подтверждения подписи сотрудник вводит код из SMS-сообщения, а специалист кадровой службы проверяет принадлежность подписи сотруднику.

Выбрать провайдера доставки кодов для подписания компания может самостоятельно. В качестве отправителя в сообщении будет указано название организации-работодателя.

Сервис поддерживает конкурентное использование УНЭП. Если сотрудник изменил фамилию или устроился на должность уволившегося работника, компании не придется приобретать дополнительные подписи — достаточно выпустить новые взамен прежних.

УНЭП обеспечивают юридическую значимость электронных документов, их применение регламентировано ТК РФ и 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Коннектор к 1С

Для синхронизации нормативно-справочной информации компании с «1С: Зарплата и управление персоналом» (1С:ЗУП) в Directum HR Pro предусмотрен коннектор к учетной системе.

Информация загружается автоматически по заданному расписанию, при необходимости ее можно запустить и вручную.

Если часть данных заполнена в 1С некорректно, в отчет синхронизации включаются ссылки на объекты, которые не были синхронизированы, и причина сбоя. Эту информацию можно использовать для исправления данных.

Directum HR Pro — это:

• Конструктор из эффективных решений, который можно собрать под задачи организации.
• «Единое окно» для качественного управления кадровыми документами, процессами и сервисами.
• Омниканальный доступ к системе и охват цифровыми процессами 100% сотрудников.
• Юридически значимые электронные кадровые документы. Быстрый старт работы с облачными ЭП без установки дополнительного ПО.
• Полное соответствие законодательству. Вся механика работы решений выстроена согласно требованиям Трудового Кодекса РФ о кадровом ЭДО (377-ФЗ и 407-ФЗ) и закону об электронной подписи (63-ФЗ).