Directum Lite в «коробке» — для управления строительством многоквартирного дома «РКС Девелопмент»

ГК «РКС Девелопмент» — федеральная компания-застройщик, которая возводит многоквартирные жилые комплексы. Девелопер имеет матричную оргструктуру. Управляющая организация находится в столице, дополнительные офисы — в регионах.

Риски при бумажном документообороте

До внедрения системы электронного документооборота в ГК «РКС Девелопмент» приходилось согласовывать договоры по электронной почте и ждать, пока будут подписаны бумажные оригиналы. Это создавало ряд проблем:

• риск подписать соглашение, не получив одобрения всех согласующих, и приступить к работе без ведома управляющей компании;
• потеря данных при пересылке документов между офисами. На восстановление информации тратилось много времени;
• отсутствие контроля за версиями документов: контрагент мог подписать неактуальный вариант договора и соглашения;
• риск штрафов за нарушение сроков строительства. Еще на этапе конкурсной процедуры девелопер и подрядчик согласуют график работ с точными датами, которые менять нельзя. Поэтому важно без промедления согласовать и подписать договор, чтобы не сдвигать сроки реализации проекта.

Стопроцентная автоматизация

В «РКС Девелопмент» решили автоматизировать процессы с помощью Directum Lite. Систему выбрали за ее интуитивно понятный интерфейсу и широкую функциональность. Для полноценного управления документооборотом и проектными процессами внедрили модули и решения:

• «Делопроизводство»;
• «Договоры»;
• «Модуль интеграции с Диадок»;
• «Проекты»;
• «Планирование проектов»;
• «Agile-доски»;
• «База знаний».

Чтобы руководители подразделений и ключевые сотрудники могли продолжать работать в системе вне офиса — подключили обильное приложение Directum Jazz.

Эффект цифровизации не заставил себя долго ждать благодаря нескольким принятым принципам.

В системе работает каждый сотрудник группы компаний

В организации трудятся 250 человек. Для них система — это единое информационное пространство и место, где можно получить актуальные данные. Каждый сотрудник участвует в процессах и работает с документами. В одних случаях он выступает заказчиком или стартует работы по документам, в других может быть согласующим, подписантом или исполнителем. Загрузку как отдельного участника процесса, так и всей команды можно увидеть и оценить в специальных виджетах.

У компаний Группы идентичные оргструктура и бизнес-процессы

В каждом юрлице выделили одинаковые структурные подразделения: бухгалтерию, технадзор, отдел капитального строительства, юридический отдел и т.д. Как и в случае с сотрудниками, отделы могут выступать и инициаторами, и согласующими. Ряд документов согласуется между разными юрлицами и директором в управляющей компании.

Оргструктура на примере одного юридического лица

Единство процессов также заключается в одинаковых видах и форматах создаваемых документов: договоров, дополнительных соглашений, актов выполненных работ, служебных записок, приказов.

Пример видов договоров, которые создаются в каждом юрлице

Регламенты согласования стандартны для всех проектных групп

Движение служебной записки — это один процесс, согласование договора — другой, работа с корреспонденцией — третий. Для каждой проектной группы процессы одинаковые и зависят от вида документа.

В каждом маршруте прописываются не только этапы движения документа, но и задачи, которые необходимо выполнить. Это помогает исполнителям сориентироваться в том, какое именно действие им нужно совершить.

Сотрудники проходят обучение и работают по единому стандарту

В «РКС Девелопмент» организовали полноценное обучение для новичков: с каждым проводят личную беседу, помогают запускать первые задачи и согласования, а самое главное — знакомят с базой знаний, где хранятся инструкции, обучающие ролики, общефирменные документы.

Информация в базе знаний по работе с договорными документами

Информация в базе знаний по организации календарного планирования

Как управлять проектами в системе электронного документооборота

При проектировании и строительстве зданий формируется целый пакет документов: технические задания, договоры, входящие и исходящие письма, отчеты и другие. Также создаются графики, за исполнением которых надо следить в режиме реального времени, контролировать исполнителей и распределять ресурсы. Чтобы вся документация хранилась в порядке, а руководитель мог оперативно выявлять проблемы, в компании используют функции для планирования и управления проектами. Система помогает:

• структурировать документы по проекту в зависимости от их видов;
• отслеживать ход работ с помощью встроенной диаграммы Ганта;
• управлять процессами через постановку задач;
• фиксировать договоренности и быстро формировать отчеты.

Итоги цифровизации в «РКС Девелопмент»

Изменения охватили каждого сотрудника:

• более 90% договоров теперь подписываются в электронном виде благодаря интеграции с Диадок;
• к системе подключены 27 юридических лиц;
• процесс согласования документов ускорился в 2-3 раза;
• трудозатраты сотрудников сократились в 2-3 раза;
• расходы на материальные ресурсы уменьшились на 50%.

Если у вашего бизнеса похожие задачи, пройдите по ссылке, чтобы получить демоверсию системы.