Jump.Finance: как быстро перейти на электронный кадровый документооборот

HR уходит от бумаги

Бумажный документооборот – это довольно трудоемкий процесс в кадровом делопроизводстве. С каждым из сотрудников нужно подписывать большой объем различных документов как при трудоустройстве, так и в процессе работы, а также при увольнении. Соответственно, это требует выделенных кадровых работников, которые будут работать с массивами бумажной документации, также это повышает нагрузку на бухгалтерию.

В период пандемии произошли серьезные изменения на пути к цифровизации кадрового документооборота. Напомним, что с конца 2021 г. действует Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ, который разрешает создавать, подписывать и хранить кадровые документы в электронном виде. Кроме того, ведение электронных документов регламентирует Трудовой кодекс РФ. То есть, в настоящее время можно оформлять в электронном виде документы по трудоустройству, отпускам, больничным, командировкам, оплате труда и другим процессам. Согласно закону, на бумаге еще требуются такие документы, как трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении, журналы инструктажа по охране труда. Вероятно, и эти документы в не самом отдаленном будущем государство разрешит вести в электронном виде.

Запрос на электронный документооборот

Сама ситуация на кадровом рынке стимулирует компании активнее переходить на электронные документы. Во-первых, с весны 2020 г. очевиден тренд на распространение удаленной работы: многие компании даже несмотря на отмену коронавирусных ограничений оставляют широкие группы сотрудников на дистанционной работе. Во-вторых, такой формат работы обусловлен развитием цифровых технологий – сегодня практически любую работу, связанную с ИТ, можно выполнять из любой точки мира при условии наличия стабильного сетевого соединения. В-третьих, все больше компаний сотрудничают со специалистами на проектной основе. В-четвертых, в последнее время все более актуальным для бизнеса становится вопрос оптимизации расходов на персонал.

Передовой подход к управлению HR-документами

Финтех-сервис Jump.Finance на основе многолетнего опыта изучения кадровых процессов успешно разработал продукт для автоматизации HR-документов. С помощью сервиса Jump.Finance КЭДО любая компания экономит время и деньги на распечатках, пересылке почтой и услугах курьеров. С этим сервисом не нужно создавать бумажный архив и заботиться о его сохранности. Документы в Jump.Finance КЭДО можно подписывать с любого устройства – с компьютера или со смартфона.

Jump.Finance на основе многолетнего опыта изучения кадровых процессов успешно разработал продукт для автоматизации HR-документов

Сегодня любая компания может оформлять документы сотрудникам в безбумажном виде благодаря системе кадрового электронного документооборота (КЭДО). Под термином КЭДО понимаются процессы разработки, заполнения, подписания, применения, обмена и хранения документации, которую компания ведет в электронном виде.

Чем больше компания, тем сложнее в ней вести бумажное делопроизводство. Даже в компаниях с числом сотрудников порядка 200-300 эффект от внедрения КЭДО заметен с первых дней. А в корпорациях, где работают тысячи сотрудников, ведение кадрового учета в электронном виде существенно упрощает ряд задач: поиск нужного файла, обеспечение сохранности данных (электронный документ не затеряется, в отличие от бумажного), ограничение и разграничение доступа (электронные документы при правильных настройках не попадут в чужие руки и не могут быть уничтожены).

В готовом решении уже содержатся цифровые подписи для сотрудников, то есть работодателю не надо тратить время и деньги на оформление ЭЦП для каждого работника, носить с собой токены и ждать авторизации. Выпуск новой цифровой подписи занимает не более 5 минут.

В системе реализована удобная поисковая модель. Нужный документ в пару кликов легко найти по отделу, названию, номеру документа или сотрудника, даже если подобных документов тысячи. Jump.Finance КЭДО обладает интуитивно понятным интерфейсом, кадровики и сотрудники уверенно начинают пользоваться этим сервисом с первых дней, без изучения объемных инструкций.

Преимущества КЭДО от Jump.Finance

Перейдя на КЭДО, компания получает целый ряд полезных функций:

• Подключение неограниченного количества юрлиц
• Заведение неограниченного количества администраторов системы (специалисты по кадровому учету, HR-менеджеры, руководители)
• Юридическая поддержка в ходе внедрения
• Шаблоны всех основных документов
• Техподдержка в режиме 24/7
• Интеграция с системой «1С:Зарплата и управление персоналом» и облачным решением «1С:Фреш» для ИП и небольших компаний
• Мобильные приложения iOS и Android для сотрудников и администраторов
• Веб-версии для сотрудников и администраторов
• Управление кадровым документооборотом как штатных, так и внештатных сотрудников.

Почему клиенты приходят к выбору КЭДО

Обсуждения с потенциальными клиентами и опыт поддержки внедрений позволил специалистам Jump.Finance сформулировать основные проблемы, из-за которых клиенты решают автоматизировать кадровый документооборот. Во-первых, бизнесу хочется централизовать кадровый учет по городам, чтобы не держать кадровика в каждом региональном офисе. Во-вторых, компании хотят централизовать кадровый учет по филиалам, чтобы поддерживать единые критерии для кадрового учета из HR-службы головной компании. В-третьих, у бизнеса есть потребность ввести для сотрудников систему `одного окна`, то есть предложить им корпоративный портал, где можно завести заявку на отпуск, посмотреть список коллег, прочитать новости компании, узнать о днях рождениях сотрудников, записаться на благотворительную акцию, получить корпоративные скидки от компаний партнеров и т.д. В-четвертых, КЭДО очень важен, когда компания быстро растет, открывает новые офисы, активно набирает новых сотрудников.

Таким образом, любую из вышеперечисленных проблем или весь комплекс проблем можно быстро решить, перейдя на Jump.Finance КЭДО.

Внедрение и лицензионные условия

Переход на Jump.Finance КЭДО занимает от одного дня. Чтобы подключиться к системе электронного кадрового документооборота, необходимо загрузить шаблоны документов, например, напрямую из 1С, и подписать регламенты для внедрения КЭДО. Далее компания заводит сотрудников в систему вручную или автоматически выгружает из 1С:ЗУП, заводит им электронные подписи. Сотруднику остается подтвердить выпуск ЭП через Госуслуги. После этих несложных действий можно приступать к работе в системе, формируя и подписывая кадровые документы в веб-версии или в мобильном приложении.

Для компании с числом сотрудников более 100 человек стоимость системы в расчете на одного активного сотрудника составляет 1000 рублей в год. Если в компании от 11 до 100 сотрудников, то стоимость одной лицензии составляет 1500 рублей. Для микропредприятий (до 10 сотрудников) Jump.Finance готов предоставить бесплатное подключение. В том случае, если сотрудников в организации больше 500, то тарифный план обсуждается индивидуально и предполагает льготные цены.

При необходимости установки системы на собственный сервер заказчика стоимость лицензии повышается вдвое (минимальный чек составляет 1 млн рублей в год).

За использование системы нет никакой абонентской платы. Компания может завести в КЭДО неограниченное количество юрлиц и подключить сколько угодно пользователей (как из числа кадровиков, так и из числа сотрудников).

На сегодня сервис Jump.Finance КЭДО входит в экосистему продуктов банка «Тинькофф» - компании, включенной Центробанком в список системно значимых кредитных организаций. Работа в рамках столь мощной организации обеспечивает гибкий подход к развитию системы и организации хранения данных. Все документы размещаются в облачных средах, сертифицированных согласно 152-ФЗ. Все электронные подписи для КЭДО Jump выпускает и хранит аккредитованный удостоверяющий центр «Калуга Астрал».

В различных сервисах Jump.Finance уже работают более 4500 компаний, количество пользователей в России и СНГ достигает 500 тыс.