2023/10/24 09:45:51

Как сократить среднее время открытия магазинов. Опыт сети «ВинЛаб»

Novabev Groupроссийская алкогольная компания. Группе принадлежат пять ликеро-водочных заводов, один спиртзавод, винное хозяйство «Поместье Голубицкое», собственная система дистрибуции и розничные магазины «ВинЛаб». К середине 2023 года сеть включала более 1500 магазинов. Сегодня она входит в список крупнейших специализированных розничных сетей по продаже алкогольной продукции.

Содержание

Предпосылки

В 2019 году менеджер по бизнес-процессам Елена Тестер в рамках корпоративного конкурса идей предложила внедрить систему BPMS с целью автоматизации кросс-функциональных процессов компании. Для пилотного проекта топ-менеджмент выбрал процесс открытия торговых точек.

На тот момент сотрудники проводили многочисленные совещания, вручную собирали информацию о задачах и сроках, фиксировали статусы в Excel-таблицах и согласовывали договоры в СЭД. Новый сотрудник должен был пройти дополнительное обучение по работе в СЭД, расчету ТЭО (технико-экономическое обоснование), а также помнить имена всех ответственных и согласующих. При таком порядке работы скорость открытия новых магазинов была неоптимальной.

Ключевые проблемы процесса открытия торговых точек:

  • несовершенные регламенты и нормативы,
  • сильная зависимость от человеческого фактора,
  • неоптимальный расход времени,
  • трудоемкий сбор статусов по проектам открытий,
  • размытые зоны ответственности,
  • долгий период обучения новых сотрудников нюансам работы,
  • отсутствие удобного инструмента управления процессом.

Цели проекта

Целью проекта было сократить среднее время открытия магазинов «ВинЛаб». На момент старта работы в 60% случаев срок открытия торговых точек превышал определенный показатель в днях. Его сокращение в масштабе годового объема открытий даже на один день могло окупить запуск проекта и дать компании дополнительный доход.

Исходя из существующих на тот момент задач, цели проекта были сформулированы следующим образом:

  • сократить на 5% число магазинов, подготовка к открытию которых превышает определенный показатель в днях,
  • оптимизировать процесс, сделать его более комфортным и прозрачным, исключить неэффективные операции,
  • сделать модель открытия торговых точек гибкой,
  • обеспечить постоянную оптимизацию этого цикла.

Причина выбора Comindware Business Application Platform

Для реализации проекта рассматривались несколько BPM-платформ с поддержкой Low-code-технологий. При выборе учитывались функциональные возможности систем, стоимость лицензий, сроки реализации, удобство проектирования бизнес-процессов и поддержка стандарта их моделирования BPMN 2.0, отсутствие ограничений при реализации нестандартной бизнес-логики, а также опция разработки приложений с опорой на Low-code инструменты, поскольку инициатор проекта планировал самостоятельно оптимизировать процесс, лишь изредка обращаясь за помощью в ИТ-отдел.

Компания Comindware победила в тендере по сумме баллов.

Ход реализации

План проекта

План внедрения BPMS был стандартным:

  • исследование процесса,
  • проектирование процессов в нотации BPMN 2.0,
  • реализация основных модулей,
  • разработка ролевой модели,
  • пилотный запуск и тестирование системы,
  • финальное внедрение.

Сроки реализации и подход к внедрению

Сроки реализации пилотного проекта были оценены в 8 месяцев. Разработка основного функционала заняла 6 месяцев, 2 месяца проходило тестирование. После этого система была передана в эксплуатацию заказчику.

Для реализации был выбран итерационный подход: создана общая модель процесса, разделенная на модули, которые были связаны с отдельными этапами открытия магазина. Каждый этап наполнялся содержанием по мере его обсуждения с ответственными сотрудниками. Такой подход позволял понять, как работают люди и что можно улучшить. Параллельно формировался список основных функциональных возможностей будущей системы.

Среди задач проекта:

  • создать сквозной бизнес-процесс открытия магазина на основе опроса сотрудников и имеющихся нормативных документов,
  • построить модель данных торговой точки,
  • автоматически выгружать данные по торговой точке в презентацию,
  • реализовать маршруты согласования для ответственных лиц,
  • внедрить инструменты контроля нормативных сроков для каждого этапа запуска.

Платформа Comindware благодаря простоте Low-code-инструментов позволила справиться с поставленными задачами и успешно реализовать проект.

Затраты

Цена проекта складывалась из оплаты времени одного бизнес-аналитика и стоимости пользовательских лицензий.

Результаты

Автоматизация процесса открытия на платформе Comindware помогла компании более эффективно использовать ресурсы команды развития, избавиться от ручной координации и обмена информацией, что дало заметные результаты:

  • количество магазинов, срок открытия которых превысил определенный показатель в днях, сокращено на 44% против 5%, заявленных на старте проекта. Это выше целевых показателей на 39 п.п.
  • динамика роста «ВинЛаб» ускорилась:
    • в 2021 году сеть насчитывала 800 магазинов.
    • в 2022 году «ВинЛаб» показала рекордный рост, увеличив количество магазинов на 35% до 1350,
    • к середине 2023 года количество торговых точек превысило 1500.

  • благодаря большей прозрачности процесса и фиксации задач сотрудники стали ответственнее относится к обязанностям, а также сами стали предлагать идеи для оптимизации бизнес-процессов.

Достижения

Успешный запуск пилотного проекта стал вкладом в создание полноценной экосистемы для управления бизнес-процессами сети «ВинЛаб». После него, в течение 2021-2022 годов уже силами компании, без помощи команды разработчика, были автоматизированы другие процессы и операции: закрытие магазинов, реконструкции, расчет экономических показателей и арендных платежей.

Платформа Comindware доказала эффективность для оптимизации бизнес-процессов. Руководство получило убедительное доказательство того, что Low-code BPM-платформа помогает достигать стратегических целей компании.

«
Comindware дала нам полную свободу в реализации задач. Мы самостоятельно автоматизируем новые процессы и улучшаем уже существующие — это позволяет коллегам быть более инициативными при решении рабочих задач и пользоваться широким спектром технических возможностей. Благодаря платформе мы реализовали проект автоматизации именно так, как планировали: без зависимости от разработчиков, с возможностью настраивать все силами своих аналитиков.
Елена Тестер, руководитель процессного офиса Novabev Group.
»

«
Кейс Novabev Group стал нашей "визитной карточкой". Нам удалось максимально раскрыть потенциал Comindware Business Application Platform при оптимизации бизнес-процессов и убедительно доказать, что Low-code-инструменты действительно помогают бизнесу, и за ними будущее.
Игорь Простоквашин, ведущий бизнес-аналитик Comindware.
»

Хотите обсудить реализацию похожего проекта на Comindware Business Application Platform? Оставьте заявку