«Свеза» автоматизировала исследование процесса оформления заказа клиента

2022: Настройка автоматического инструмента по исследованию процесса оформления заказа клиента

Внешние ограничения, с которыми столкнулся российский бизнес за последние полгода, подтолкнули компании усилить работу в области цифровизации бизнес-процессов и искать отечественные разработки систем управления. В компании «Свеза», крупном производителе фанеры в России и за рубежом, и ранее существовала практика отвечать на внутренние запросы и автоматизировать необходимые процессы. Руководитель направления по улучшению бизнес-процессов компании «Свеза» Виталий Гришин в сентябре 2022 года представил кейс автоматизированного анализа процесса (process mining). В ходе проекта был настроен автоматический инструмент по исследованию процесса оформления заказа клиента.

Работы по проекту велись на рубеже 2021-2022 годов. Был проведен анализ данных информационных систем и собран архив об оформлении более чем 40 тысяч заказов.

Каждая составляющая заказа – от поступления заявки на приобретение и доставку фанеры до отгрузки продукции – были описаны в качестве процесса и определены нормативные сроки выполнения.

В ходе исследования деталей процесса и разработки автоматической модели было проведено сравнение со сбором и анализом данных «вручную». Как инструмент, process mining даёт те же преимущества, что и «ручной» анализ: построение хода процесса, выявление его узких мест, сценариев исполнения процесса, даёт возможность проводить другую процессную аналитику, к примеру, оценивать время исполнения процесса (lead time), время цикла (cycle time), надёжность и вариабельность процесса.

Автоматизированное решение позволяет проанализировать данные по всем экземплярам процесса, а не выборочно, как в «ручном» формате. Помимо объёма, повышается скорость обработки данных и получения данных – т.к. в инструменты process mining уже встроены типовые аналитики и визуализация схем процессов, убирается человеческий фактор, т.к. в традиционном сценарии процесс строится на основании интервью с его участниками.

«Бесспорным преимуществом process mining является возможность даже в пилотном проекте получить результаты аналитики немногим больше, чем за неделю, в то время как ручной анализ требует 3 месяца и более. Тем, кто решит использовать у себя данный инструмент, необходимо иметь в виду, что обязательным условием для внедрения process mining является наличие записей о ходе процесса из информационной системы. Чем больше дополнительной информации, тем более качественно можно сделать анализ», - рассказал Виталий Гришин.

2021: Внедрение процессного управления

19 ноября 2021 года «Свеза» поделилась опытом внедрения процессного управления в компании.

Руководитель направления по улучшению бизнес-процессов, компании «Свеза» Виталий Гришин рассказал о том, какие организационные преобразования ждут компанию при внедрении BPM-инструментов.

Компания «Свеза» начала повышать зрелость процессного управления с 2019 года, когда были заложены основы методологии и проведена стратегическая сессия с участием более 40 директоров и руководителей высшего уровня всех подразделений. За 2 года удалось провести детальное описание основных процессов в части выполнения заказов клиентов и обеспечения производства основными и вспомогательными материалами. Начиная с 2021 года начался процесс масштабирования на всю организацию, насчитывающую 7 производственных комбинатов, центральный офис и ресурсоснабжающее подразделение.

На ноябрь 2021 года идет этап активного формирования процессного офиса. Но результаты уже заслуживают внимания, так как создана процессная модель, включающая реестры процессов от уровня А-0 до уровня А5, определена взаимосвязь между производственными единицами и управляющей компанией, установлено программное обеспечение от Business Studio, составлены описания более 200 процессов верхнего уровня, запущен портал процессов и, что немаловажно, определены владельцы верхнеуровневых бизнес-процессов, что лучшим образом сказывается на организационном планировании. Также, стартовала пилотная оценка зрелости процессов компании, которая позволит системно подойти к составлению плана развития процессов.

Согласно планам компании, процессный офис на 100% заработает в начале 2022 года, а пока происходит плавный переход, выявляются «агенты изменений», осуществляется дополнительное обучение и изучаются возможные разрывы в процессной модели.

В «Свезе» рассчитывают, что с 2022 года будет начата работа по проектированию и моделирование процессов to be, стартует аудит соответствия процессов, система ЭДО будет интегрирована с Business studio и единым хранилищем данных, сформируется база знаний по процессам и многое другое. Кроме того, компания сможет подготовиться к получению международного зонтичного сертификата ISO 9001.

Процессное управление отличается от административно-функционального тем, что в нем ключевыми фигурами являются владельцы процессов, то есть с высших руководителей снимается груз постоянно контроля за работой всех функций. Руководитель процесса и исполнители имеют больше полномочий и, соответственно, ответственности. Такой подход повышает зрелость процессов, позволяет исполнителям проявить себя на 100%. В нашей организации пока действует ролевая структура функционального управления. На её трансформацию нужно определённое время, - отметил Виталий Гришин.

По его словам, процессное управление подходит для всех компаний, основой деятельности являются повторяющиеся действия, операции, где можно масштабировать цели и задачи.