Проект

Верофарм (WebTutor)

Заказчики: Верофарм (Veropharm)

Москва; Фармацевтика, медицина, здравоохранение

Подрядчики: WebSoft
Продукт: WebTutor

Дата проекта: 2007/01  - 2008/11
Технология: HRM
подрядчики - 255
проекты - 2809
системы - 194
вендоры - 136
Технология: Корпоративные порталы
подрядчики - 240
проекты - 820
системы - 258
вендоры - 154
Технология: Системы дистанционного обучения
подрядчики - 43
проекты - 224
системы - 104
вендоры - 78

1. Описание компании


1.1. Отрасли, в которых работает компания

Производство и распространение медицинских препаратов


1.2. Территориальная распределенность

3 завода – производители медицинских препаратов Присутствие в 31 регионе региональных менеджеров и медицинских представителей для снабжения медицинскими препаратами компании «ВЕРОФАРМ» Имеется также представительство на УКРАИНЕ.


1.3. Численность персонала

Более 1700 сотрудников


1.4. Категории персонала, являющиеся пользователями системы

Все сотрудники компании, начиная с определенного уровня грейда.


2. Решаемые проблемы/поставленные задачи


2.1. Для реализации каких требований бизнеса внедрялась система

Цель:

  • Повысить доступность обучения в регионах;
  • Выявить уровень имеющихся у сотрудников знаний;
  • Корректировать уровень знаний в кратчайшие сроки в соответствии с введением изменений по медицинским продуктам;
  • Сократить затраты на обучение персонала.


2.2. Какие бизнес-процессы должны были быть автоматизированы (оценка, обучение, подбор персонала, учет расходов на обучение и т.п.)

  • Дистанционное обучение персонала.
  • Тестирование по результатам обучения в областях, не связанных с фармацевтической деятельностью.
  • Тестирование на наличие устойчивых знаний особенностей медицинских препаратов по результатам выездных семинаров.
  • Проведение повторных тестирований по результатам действий, направленных на коррекцию знаний.
  • Автоматизация документального сопровождения Внешнего обучения (заявки, приказы, договора, финансы).
  • Написание электронных курсов по материалам презентаций фарм/препаратов.
  • Элетронная бибилиотека по материалам внутрикорпоративных тренингов.
  • Общекорпоративные документы.
  • Подбор персонала.
  • Доступ к информационной базе по внешнему и внутреннему обучению.
  • Учет расходов.
  • Новости обучения: новое в Учебном Портале, результаты обучения, поздравления с успехом.


2.3. Каковы были критерии успешности внедрения на этапе планирования

  • Наличие собственной технической базы - сервера
  • Широкий охват сотрудников при первом запуске
  • Более 20 учебных курсов к моменту запуска системы


2.4. Как формировался план проекта (ТЗ, анализировались бизнес-процессы и т.п.)

Был произведен тендер компаний - систем ДО. Основная задача - определить удобство и видимую для пользователя логику системы ДО, а для компании - сочетание с особенностями бизнес-процессов компании. После выбора системы было составлено ТЗ, учитывающее специфику бизнес-процессов, протекающих в организации.


3. Параметры проекта


3.1. Сроки реализации и основные этапы проекта

Проведение подготовительных работ (анализ рынка СДО, выбор системы, согласование) – январь 2007г. - май 2007г. Внедрение (установка) системы – декабрь 2007 г. Настройка и наполнение системы – с сентября 2008 г. Запуск эксплуатацию – с ноября 2008 г.


3.2. Команда проекта со стороны заказчика (от ИТ и от HR). Роли в команде, как происходило взаимодействие

  • Менеджер по обучению и оценке персонала в роли координатора и исполнителя проекта – переполненная занятость на проекте
  • IT специалист - частичная занятость на проекте


3.3. Основные трудности, возникшие в ходе проекта

  • Внесение изменений в ТЗ по вопросам Интеграции базы данных: добавление новых полей
  • Ограничения на пропускную способность каналов связи в регионах (редко - наличие модемной связи).
  • Недостаточные знания компьютера у мед/представителей при подключении к Учебному Порталу в регионах
  • Отсутствие описания алгоритма системы оценки в приобретенных готовых курсах, и обусловленное этим отсутствие возможности объяснить пользователям и их руководителям механизм подсчета баллов


3.4. Соответствовали ли временные и финансовые затраты ранее запланированным

Временные затраты превышают запланированные.


3.5. Какие ограничения ИТ- инфраструктуры сказались на проекте

  • Ограничения на пропускную способность каналов связи в регионах
  • Отсутствие мотивации ИТ – специалиста в рамках проекта ( дополнительная нагрузка)


4. Развитие проекта


4.1. Планы развития (автоматизация каких бизнес-процессов еще планируется)

  • Дальнейшее развитие системы обязательного дистанционного обучения, увеличение охвата сотрудников обучением
  • Расширение библиотеки электронных курсов
  • Создание собственной базы электронных курсов по имеющимся материалам по фарм/продуктам.
  • Предоставление материалов очных корпоративных тренингов в рубрике Библиотека для постоянного применения в работе
  • Оценка персонала


4.2. Наполнение контентом – как решается проблема

В проекте предполагается разработка собственных электронных курсов по направлениям:

  • Медицинские препараты и их особенности
  • Маркетинг. Продажи.
  • Подбор персонала. Нюансы.
  • Стрессоустойчивость.

На данный момент компанией приобретено у WebSoft 23 электронных курса в разных областях знаний (исключая область медицины). Собственными силами уже создано 14 тестов по медицинским препаратам.


4.3. Команда для поддержки и развития системы

Продвижением, координацией, наполнением системы и обучением работы в Учебном Портале занимается администратор Портала – менеджер по обучению и оценке персонала. Обеспечение бесперебойной работы системы - IT специалист компании (не основная занятость).


5. Результаты проекта


5.1. Достигнутые результаты (количественные и качественные)

  • Открыт Учебный Портал, доступный во всех региональных представительствах
  • Вся информация по внешнему обучению хранится в одном месте, список всех уже проведенных и еще только запланированных учебных мероприятий доступен через Учебный Портал, стало удобно просматривать историю обучения каждого из сотрудников
  • Автоматизирован документооборот по внешнему и внутреннему обучению
  • Создан дизайн Учебного Портала
  • Отрегулирован процесс интеграции данных между СДО и внутренней корпоративной базой данных
  • Собственными силами созданы 14 тестов по мед/препаратам
  • Прошли тестирование 100 сотрудников (регионы), которым были назначены разработанные тесты
  • За первые три месяца эксплуатации системы электронные курсы прошли 85 сотрудников компании


5.2. Экономическая эффективность

Дистанционное обучение является источником знаний в различных областях (компьютерные навыки, менеджмент, финансы и т.д.). В условиях кризиса политика компании направлена на обучение своих сотрудников силами внутрикорпоративных тренингов и с помощью системы ДО, сведя к минимуму внешнее обучение ( только получение сертификата повышения квалификации в специализированных учебных центрах). По результатам ежегодной Деловой оценки составлен план по развитию компетенций сотрудников посредством обучения через Учебный Портал «WebTutor»


5.3. Наиболее значимые результаты - что-то наиболее запоминающееся

Тестирование в регионах медицинских представителей с учетом часовых поясов и большого количества тестируемых (40 человек) в 3 –х дневный срок: организация тестирования, проведение тестирования, анализ результатов и сдача отчетов. «Картина», которая представлена в отчетах по тестированию, отражает реальное положение дел.


5.4. Реакция сотрудников компании на внедрение системы

Реакция позитивная особенно в регионах, т.к. для них ДО – это единственная возможность учиться в удобное для них время, особенно по тем курсам, которые необходимы им по роду деятельности.


5.5. Обратная связь от менеджмента по итогам внедрения системы

Система ДО имеет малый период эксплуатации: с ноября 2008 г., но Дирекция по маркетингу является «первооткрывателем» всех преимуществ системы ДО: результаты тестирования поставили перед дирекцией новые задачи по обучению и развитию медицинских представителей.