Верофарм (WebTutor)

1. Описание компании

1.1. Отрасли, в которых работает компания

Производство и распространение медицинских препаратов

1.2. Территориальная распределенность

3 завода – производители медицинских препаратов Присутствие в 31 регионе региональных менеджеров и медицинских представителей для снабжения медицинскими препаратами компании «ВЕРОФАРМ» Имеется также представительство на УКРАИНЕ.

1.3. Численность персонала

Более 1700 сотрудников

1.4. Категории персонала, являющиеся пользователями системы

Все сотрудники компании, начиная с определенного уровня грейда.

2. Решаемые проблемы/поставленные задачи

2.1. Для реализации каких требований бизнеса внедрялась система

Цель:

• Повысить доступность обучения в регионах;
• Выявить уровень имеющихся у сотрудников знаний;
• Корректировать уровень знаний в кратчайшие сроки в соответствии с введением изменений по медицинским продуктам;
• Сократить затраты на обучение персонала.

2.2. Какие бизнес-процессы должны были быть автоматизированы (оценка, обучение, подбор персонала, учет расходов на обучение и т.п.)

• Дистанционное обучение персонала.
• Тестирование по результатам обучения в областях, не связанных с фармацевтической деятельностью.
• Тестирование на наличие устойчивых знаний особенностей медицинских препаратов по результатам выездных семинаров.
• Проведение повторных тестирований по результатам действий, направленных на коррекцию знаний.
• Автоматизация документального сопровождения Внешнего обучения (заявки, приказы, договора, финансы).
• Написание электронных курсов по материалам презентаций фарм/препаратов.
• Элетронная бибилиотека по материалам внутрикорпоративных тренингов.
• Общекорпоративные документы.
• Подбор персонала.
• Доступ к информационной базе по внешнему и внутреннему обучению.
• Учет расходов.
• Новости обучения: новое в Учебном Портале, результаты обучения, поздравления с успехом.

2.3. Каковы были критерии успешности внедрения на этапе планирования

• Наличие собственной технической базы - сервера
• Широкий охват сотрудников при первом запуске
• Более 20 учебных курсов к моменту запуска системы

2.4. Как формировался план проекта (ТЗ, анализировались бизнес-процессы и т.п.)

Был произведен тендер компаний - систем ДО. Основная задача - определить удобство и видимую для пользователя логику системы ДО, а для компании - сочетание с особенностями бизнес-процессов компании. После выбора системы было составлено ТЗ, учитывающее специфику бизнес-процессов, протекающих в организации.

3. Параметры проекта

3.1. Сроки реализации и основные этапы проекта

Проведение подготовительных работ (анализ рынка СДО, выбор системы, согласование) – январь 2007г. - май 2007г. Внедрение (установка) системы – декабрь 2007 г. Настройка и наполнение системы – с сентября 2008 г. Запуск эксплуатацию – с ноября 2008 г.

3.2. Команда проекта со стороны заказчика (от ИТ и от HR). Роли в команде, как происходило взаимодействие

• Менеджер по обучению и оценке персонала в роли координатора и исполнителя проекта – переполненная занятость на проекте
• IT специалист - частичная занятость на проекте

3.3. Основные трудности, возникшие в ходе проекта

• Внесение изменений в ТЗ по вопросам Интеграции базы данных: добавление новых полей
• Ограничения на пропускную способность каналов связи в регионах (редко - наличие модемной связи).
• Недостаточные знания компьютера у мед/представителей при подключении к Учебному Порталу в регионах
• Отсутствие описания алгоритма системы оценки в приобретенных готовых курсах, и обусловленное этим отсутствие возможности объяснить пользователям и их руководителям механизм подсчета баллов

3.4. Соответствовали ли временные и финансовые затраты ранее запланированным

Временные затраты превышают запланированные.

3.5. Какие ограничения ИТ- инфраструктуры сказались на проекте

• Ограничения на пропускную способность каналов связи в регионах
• Отсутствие мотивации ИТ – специалиста в рамках проекта ( дополнительная нагрузка)

4. Развитие проекта

4.1. Планы развития (автоматизация каких бизнес-процессов еще планируется)

• Дальнейшее развитие системы обязательного дистанционного обучения, увеличение охвата сотрудников обучением
• Расширение библиотеки электронных курсов
• Создание собственной базы электронных курсов по имеющимся материалам по фарм/продуктам.
• Предоставление материалов очных корпоративных тренингов в рубрике Библиотека для постоянного применения в работе
• Оценка персонала

4.2. Наполнение контентом – как решается проблема

В проекте предполагается разработка собственных электронных курсов по направлениям:

• Медицинские препараты и их особенности
• Маркетинг. Продажи.
• Подбор персонала. Нюансы.
• Стрессоустойчивость.

На данный момент компанией приобретено у WebSoft 23 электронных курса в разных областях знаний (исключая область медицины). Собственными силами уже создано 14 тестов по медицинским препаратам.

4.3. Команда для поддержки и развития системы

Продвижением, координацией, наполнением системы и обучением работы в Учебном Портале занимается администратор Портала – менеджер по обучению и оценке персонала. Обеспечение бесперебойной работы системы - IT специалист компании (не основная занятость).

5. Результаты проекта

5.1. Достигнутые результаты (количественные и качественные)

• Открыт Учебный Портал, доступный во всех региональных представительствах
• Вся информация по внешнему обучению хранится в одном месте, список всех уже проведенных и еще только запланированных учебных мероприятий доступен через Учебный Портал, стало удобно просматривать историю обучения каждого из сотрудников
• Автоматизирован документооборот по внешнему и внутреннему обучению
• Создан дизайн Учебного Портала
• Отрегулирован процесс интеграции данных между СДО и внутренней корпоративной базой данных
• Собственными силами созданы 14 тестов по мед/препаратам
• Прошли тестирование 100 сотрудников (регионы), которым были назначены разработанные тесты
• За первые три месяца эксплуатации системы электронные курсы прошли 85 сотрудников компании

5.2. Экономическая эффективность

Дистанционное обучение является источником знаний в различных областях (компьютерные навыки, менеджмент, финансы и т.д.). В условиях кризиса политика компании направлена на обучение своих сотрудников силами внутрикорпоративных тренингов и с помощью системы ДО, сведя к минимуму внешнее обучение ( только получение сертификата повышения квалификации в специализированных учебных центрах). По результатам ежегодной Деловой оценки составлен план по развитию компетенций сотрудников посредством обучения через Учебный Портал «WebTutor»

5.3. Наиболее значимые результаты - что-то наиболее запоминающееся

Тестирование в регионах медицинских представителей с учетом часовых поясов и большого количества тестируемых (40 человек) в 3 –х дневный срок: организация тестирования, проведение тестирования, анализ результатов и сдача отчетов. «Картина», которая представлена в отчетах по тестированию, отражает реальное положение дел.

5.4. Реакция сотрудников компании на внедрение системы

Реакция позитивная особенно в регионах, т.к. для них ДО – это единственная возможность учиться в удобное для них время, особенно по тем курсам, которые необходимы им по роду деятельности.

5.5. Обратная связь от менеджмента по итогам внедрения системы

Система ДО имеет малый период эксплуатации: с ноября 2008 г., но Дирекция по маркетингу является «первооткрывателем» всех преимуществ системы ДО: результаты тестирования поставили перед дирекцией новые задачи по обучению и развитию медицинских представителей.