Практический опыт по внедрению СЭД Tessa на машиностроительном заводе

2021: Развитие решения на базе Tessa

Приобретение дополнительных лицензий СЭД TESSA.

2020: Развитие решения на базе Tessa

С января по декабрь 2020 года шло развитие проекта, самостоятельное внедрение заказичком.

2019: Расширение пакета лицензий Tessa

В июле 2019 года компания Синтеллект провела расширение пакета лицензий TESSA. Приобретен пакет обновлений TESSA.

Количество лицензий - 1500 шт.

2018

Расширение проекта, дополнительные лицензии ПО TESSA.

Сроки проекта: март 2018 года.

Количество лицензий - 570 шт.

2017

Цели реализации СЭД

На основании поставленных задач в целях в области качества и бережливого производства на АО НЗ 70-летия победы были выявлены следующие цели:

• Автоматизация процессов работы с документами
• входящие и исходящие документы,
• организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания, протоколы и другие);
• служебная переписка;
• Построение единого электронного архива договорных документов
• контроль текущего состояния и отслеживание рекламаций
• Формирование и автоматизация процессов согласования договоров
• ускорение процесса согласования договоров
• Автоматизация рабочего места руководителя и исполнителей
• максимальная автоматизация работы с сообщениями, выдачей резолюций и получением отчетов по исполнению заданий.

Старт проекта

Первый этап тестирования - середина марта 2017

Рабочая группа – сотрудники УИТ АО `НЗ 70-летия Победы`

Тестирование типового функционала СЭД TESSA 2.2 в разрезе внутренних документов и их регистрации, а так же механизм поручений (заданий).

Первая очередь доработок

• Создание справочника номенклатуры дел
• Настройка нумерации документов на основании индекса номенклатуры дел
• Возможность ввода конфиденциальных документов, срытых от всех кроме объектов адресации
• Доработка стандартных карточек электронных документов
• обеспечена возможность выбора номенклатуры дел и создания конфиденциального документа
• Формирование журналов регистрации документов по номенклатуре дел

Первичный и вторичный этапы тестирования

В системе регистрируются:

• служебные записки (входящие и исходящие)
• распоряжения
• приказы
• входящие и исходящие из сторонних организаций
• внутренние документы УИТ
• (заявки на ввод пользователей в SAP ERP и SAP HR)
• протоколы совещаний

Расширение СЭД НЗ 70-летия Победы

Вторая очередь доработок

• Автоматическое формирования бланка служебной записки
• Доработка входящих и исходящих документов
• Доработка рабочих столов пользователей
• Добавлена возможность контроля и просмотра документов для руководителей структурных подразделений.
• Добавлен механизм контроля поручений по документу, в том числе и уже выполненных с индикацией просроченных.

Третья очередь доработок

• Подсистема согласования договоров запущенна на АО `НЗ 70-летия Победы`, и ПАО `НМЗ`
• В систему добавлен справочник «ИГК» и новый вид документа «Заявка на разработку/согласование проекта договора»

По состоянию на сентябрь 2017 общее кол-во пользователей составило 570

Четвертая очередь доработок

• Доработка конфигурации для анализа и связей на основании Идентификатора госконтракта (ИГК) , доработка карточек и написание отчетов
• Реализация замечаний по процессу согласования и перевод данной подсистемы в промышленную эксплуатацию
• Запуск подсистемы внутренних документов по предприятию в целом. (текущее состояние регистрация и ввод документов осуществляет Дирекция по режиму и безопасности общий отдел и Дирекция по правовым и корпоративным вопросам частично дирекция по качеству )
• Подключение подсистемы распознавание текстов документов и поиск по тексту документа.
• Обновление до версии TESSA 2.4
• Загрузка справочника изделий и материалов из PDM-системы