ОлимпСтройСервис, АСК (Первая Форма BPM)

АСК «ОлимпСтройСервис» занимается строительством и ремонтом элитного жилья. Владельцы бизнеса знают, как избирательны и притязательны их клиенты во всем, будь то отделочные материалы или качество обслуживания. В текущей ситуации, когда каждая сделка на вес золота, клиенты особое внимание уделяют слаженной командной работе. Однако по итогам финансового периода выяснилось, что почти треть потенциальных клиентов «отваливаются» после первого обращения. Руководство компании обратилось в «Первую Форму» определить слабое звено в цепи заключения «золотых» контрактов.

Специалисты «Первой Формы» провели аудит рабочих процессов и выявили в работе менеджмента ряд «слепых» зон. В частности, все данные о контрагентах и клиентах хранились в разрозненных excel-файлах. Сотрудник отдела продаж не успевал вовремя ответить на заявку покупателя по договору или смете, а иногда просто забывал перезвонить после встречи с потенциальным заказчиком. Совместно с экспертами «Первой Формы» был формализован и автоматизирован блок задач, связанных с управлением продажами и контролем исполнения поручений.

Сегодня с «Первой Формой» работает 2 офиса, более 70 пользователей АСК «ОлимпСтройСервис», включая звено управления, а также территориально удаленных менеджеров на объектах, прорабов и сотрудников склада. В систему погружены все информационные материалы инженерных служб, служб технического контроля, фотографии объектов и т.п. Здесь же обрабатывается первичная документация, благодаря чему значительно снизилась нагрузка на сотрудников бухгалтерии. Теперь любой ответственный менеджер, обладающий первичными навыками владения «Первой Формой», может как самостоятельно оформить договор, так и получить доступ к нему, избегая обращения к бумажному архиву. Данные автоматически появляются в учетной системе, при этом отпала необходимость в обучении всех ответственных лиц первичным навыкам работы в специализированной учетной системе.

За полгода после запуска системы в промышленную эксплуатацию удалось в 2 раза повысить исполнительскую дисциплину, решение приоритетных поручений ускорилось на 40%. Поставив в «Первой Форме» поручение, руководство уверено, что оно будет выполнено со стопроцентной гарантией и в срок. А в случае каких-либо нарушений всегда можно принять своевременные корректирующие действия. Любая поставленная задача не останется без внимания.

Основной результат внедрения системы - на 80% снизился риск потери информации о клиентах и контрагентах. Все взаимоотношения централизованно ведутся в «Первой Форме».

Мы перестали терять клиентов, так как моментально можем поднять всю историю общения с заказчиком, от первого знакомства до сдачи объекта «под ключ», и показать, как внимательно мы заботимся именно о его интересах, — заявил Сергей Гончаров, ИТ-директор АСК «ОлимпСтройСервис».