Полюс ПАО (ранее Полюс Золото, Polyus Gold) (WSS Docs)

2018: Внедрение WSS Docs

Компания WSS-Consulting в 2018 году внедрила WSS Docs в ПАО «Полюс».

ПАО «Полюс» – золотодобывающее предприятие России и входит в своей отрасли десятку крупнейших компаний мира. Основные предприятия расположены в Красноярском крае, Иркутской и Магаданской областях и включают 5 действующих рудников, золотоносные россыпи и ряд проектов в стадии строительства и развития.

Предпосылки

В 2017 г. в «Полюсе» была запущена программа по созданию многофункционального центра в Красноярске, в рамках которой планировалось на базе отдельного юридического лица централизовать функции бухгалтерского и налогового учета, управления персоналом и фабрики платежей. В программу создания МФЦ входил проект по разработке и внедрению автоматизированной системы управления электронным документооборотом (АСУ ЭДО), который должен был обеспечить инфраструктуру, необходимую для оказания услуг МФЦ, – электронный архив первичных документов. Также была поставлена задача по переводу части бухгалтерских документов в электронный вид с применением электронно-цифровой подписи.

Цели проекта

• повышение эффективности работы сотрудников за счет сокращения сроков подписания, обработки и обмена первичными документами в электронной форме;
• увеличение прозрачности бизнес-процессов кадрового, бухгалтерского и налогового учета
• повышение оперативности получения необходимой информации в полном объеме за счет централизованного хранения

При выборе программного продукта для реализации проекта АСУ ЭДО компания рассматривала множество платформ по различным критериям, среди которых – совокупная стоимость владения, соответствие функциональным и техническим требованиям. По результатам проведенной оценки была выбрана платформа WSS Docs компании WSS-Consulting.

Преимущества платформы

• масштабируемость и гибкость в настройке
• быстрый и удобный пользовательский интерфейс
• низкая совокупная стоимость владения решением

Процесс внедрения

На этапе проектирования концептуального дизайна был создан прототип решения, выполненный на основе функциональных бизнес-требований. Проектная команда учла возможные маршруты подписания и согласования документов с применением электронной подписи.

В функциональный объем АСУ ЭДО на основе WSS Docs вошли следующие предметные области:

• бухгалтерский учет
• учет с подотчетными лицами, товарно-материальных ценностей, основных средств и капитальных вложений, расчетов с поставщиками и подрядчиками, расчетов с покупателями
• кадровый учет

Особое внимание было уделено интеграции АСУ ЭДО с учетными системами, использующимися в компании. Это значительно упростило работу с первичной документацией как в бизнес-единицах компании, так и в МФЦ. Это позволило работать со скан-образами первичных документов либо с их электронными версиями в АСУ ЭДО прямо из интерфейса самих учетных систем. Также был разработан функционал выгрузки всех необходимых документов для предоставления ответа на запросы ФНС.

Документооборот с внешними контрагентами реализован через операторов ЭДО. Интеграционные решения позволяют автоматически отправлять формализованные и неформализованные документы, подписанные электронно-цифровой подписью в АСУ ЭДО, в систему оператора ЭДО. Печатные формы этих документов автоматически сохраняются.

Ключевым преимуществом внедрения ЭДО с применением электронной подписи является исключение лишних шагов, присущих бумажному документообороту.

Компания отказалась от следующих действий:

• печать документов
• оформление реестра передачи их в МФЦ
• ручное подписание
• транспортировка оригинала между подписантами
• обращение в общий центр обслуживания для сдачи документов

Для самого МФЦ исключаются процессы приема, сканирования и распознавания документов, верификации скан-образа, привязки к учетной системе. Электронный архив МФЦ обеспечивает централизованное структурированное хранение сканированных образов первичных бухгалтерских и кадровых документов, а также электронных версий, подписанных ЭЦП.

Архив осуществляет следующие функции:

• регистрацию и маршрутизацию документов
• отслеживание сроков их подписания и показателей жизненного цикла
• структурированное хранение
• подборка документов, формирование выгрузок

За время проекта было реализовано более 800 функциональных требований заказчика. В настоящее время «Полюс» продолжает тиражировать решение с двух изначальных компаний в остальные структуры. Внутренняя настройка АСУ ЭДО для каждой новой подключенной компании составляет всего 1 день, осуществляется при помощи настроек и не требует вмешательства разработчика. По состоянию на май 2019 г. более половины структурных единиц было подключено к АСУ ЭДО