«Фармация, Гродно» повысила эффективность управления складом с Axelot WMS X5

2022: Автоматизация управления складом

11 мая 2022 года компания «Акселот» сообщила, что внедренная на складе Гродненского РУП «Фармация» система Axelot WMS X5 позволила повысить точность хранения, уйти от бумажной технологии, поспособствовала быстрой адаптации новых складских сотрудников на рабочих местах, а также обеспечила централизованное административное управление, прозрачность операций и учет производительности сотрудников.

Гродненское РУП «Фармация» - белорусская государственная сеть аптек, основанная более 75-ти лет назад. На май 2022 года в состав сети входят аптечный склад, контрольно-аналитическая лаборатория, 16 структурных подразделений (центральных районных аптек), расположенных в каждом районном центре области, 15 аптек 1-2 категории, расположенных в городе Гродно и Гродненском районе и имеющих подведомственную аптечную сеть.

В связи с запуском в работу неавтоматизированного складского комплекса у предприятия возникла необходимость во внедрении WMS. Помимо организации адресного хранения, в задачи проекта по автоматизации входило повышение эффективности обработки грузопотока, обеспечение прозрачности складских операций и уход от бумажного документооборота. Для внедрения была выбрана система Axelot WMS X5, которую внедрили специалисты Axelot Soft.

Общая площадь склада составляет 2500 кв. м., высота хранения до 6 м, ассортимент - порядка 3500 номенклатурных позиций.

До внедрения WMS вся работа склада была основана на использовании бумажной технологии. Приемка проходила по бумажной заявке, на которой сотрудник ставил отметки и искал каждый принимаемый товар, пробегая глазами сотни строк, сравнивая и проставляя наименование, количество и партии.

Размещение в палетные стеллажи было произвольным и условно разделено по проездам на зоны размещения тех или иных препаратов. То есть сотрудник мог поставить товар туда, куда он считал нужным. В зону полочного хранения, например, при размещении или пополнении штучного товара, сотрудник клал препарат на любое свободное место, и только он впоследствии знал, где находится товар. Кроме того, из-за отсутствия упорядоченной системы хранения, новые сотрудники долго запоминали в каком проезде какой препарат может предположительно находиться.

Для фиксации места размещения товара в палетах велась запись в специальный журнал. Этот же журнал использовался и при планировании отбора и перемещения палет, а команды сотрудникам склада выдавались в устной форме или запиской. Так же на словах приходилось давать и другие указания для выполнения тех или иных действий (пополнение, размещение, отбор, перемещение и т.д.). Из-за этого администрации склада было сложно контролировать занятость сотрудников.

Упаковка заказов тоже проходила по бумаге. В рамках этого процесса ответственные по бумажным спискам просматривали тысячи строк за день, идентифицируя препараты, делая отметки и сравнивая количество и партии. Все это, конечно же, приводило к неточностям, усталости сотрудников и повышало вероятность ошибок даже на контроле сборки. В финале на каждой упакованной коробке маркером писался номер контрагента, которому она предназначена, а сотрудник должен был запомнить номера при расстановке в зоне отгрузки, чтобы не забыть, где какой заказ находится.

В ходе внедрения WMS специалистам Axelot Soft пришлось решить интересную задачу. На упаковке товара есть только серия, номера партии нет, так как партии товаров учитываются только системно, и одной и той же серии может принадлежать несколько партий. Следовало определить, каким образом в такой ситуации с помощью инвентаризации провести первоначальный ввод складских остатков и распределить необходимое количество товара каждой партии в рамках одной серии. Решением стало создание на стороне заказчика документа поступления со всеми позициями на остатках, а со стороны WMS для постановки товара на хранение использовались два типа приемки - приемка (пересчет) с последующим размещением принятого поддона на хранение во фронтальные стеллажи и приемка с раскладыванием для полочных стеллажей, - позволяющие принимать товар на полках и стеллажах. Использование инструментов приемки позволяло на ТСД отображать полную информацию по товару из документа поступления с учетом серии, номера партии и количества товара, которое числилось на остатках КИС. Когда сотрудник проводил одну из приемок и пересчитывал состав поддона или полки, то ему необходимо было сравнить серию на товаре, пересчитать количество и обратить внимание, какое количество товара необходимо подтвердить с учетом указанного на ТСД номера партии, подтвердить количество и, при необходимости, продолжить пересчет данного товара по другому номеру партии. Таким образом на остатки открытого склада заводился товар с учетом системных партий КИС.

Для организации обмена данными между внедренной Axelot WMS X5 и корпоративной системой учета и управления аптечным складом использовался сервис очередей сообщений Datareon MQ. Интеграция позволила реализовать сквозной учет партий корпоративной системы, а также обеспечить ежедневное сравнение остатков корпоративной системы и WMS с детализацией до уровня данных партий.

Номер партии присваивается в КИС по каждому поступлению товара и является обязательным для отслеживания системным параметром. Контрольные действия, такие как блокировка, карантин, отбор, резервирование должны осуществляться именно на уровне партии, что должно зеркально отражаться в системе управления складом. Сквозной учет партии был сделан, в том числе, и с заделом на будущее, например, с учетом введения КИЗов.

Организация работы склада после автоматизации осуществлена на основе использования штрихкодирования как самих препаратов, так и мест их хранения на складе (ячейка, полка, поддон, короб и т.д.). Для считывания штрихкодов применяются терминалы сбора данных, которые позволяют мгновенно отобразить информацию по наименованию препарата, а также показать по нему остатки во всех зонах склада.

Штрихкоды используются и во время приемки. Сотрудник сканирует штрихкод на препарате, и на экране терминала сбора данных отражается плановая информация по наименованию, серии и количеству к приемке. Сотруднику остается лишь сравнить данные на ТСД с фактом и подтвердить их, а при необходимости скорректировать также на ТСД. Вся информация после ввода данных на ТСД и завершении приемки автоматически заполняется в WMS и передается в корпоративную систему.

При размещении товара система сама определяет наиболее оптимальную ячейку, анализируя объем, совместимость товаров и ограничения по количеству товаров в одной ячейке. WMS планирует размещение так, чтобы вся площадь склада использовалась рационально, не допуская при этом потенциальных перепробегов техники и нарушения условий хранения.

Сохранена возможность принятия решения человеком - сотрудник с правами при выполнении размещения товаров на разные типы мест хранения (например, палета или короб) имеет возможность управлять размещением в разные типы стеллажей (например, палету разместить на палетные стеллажи, а из короба товар отправить на полочные стеллажи и мезонин).

Больше нет необходимости вести журналы с записями, WMS автоматически планирует и регистрирует адреса хранения во время сканирования штрихкода товара. Ручное планирование также осталось в прошлом, система сама планирует все операции и создает задачи сотрудникам, показывая местонахождение товара и, например, место последующего размещения.

После упаковки каждый короб получает свою этикетку с номерами контрагента и заказа, которая распечатывается автоматически. Сотрудник сканирует эту этикетку, и WMS показывает в какую ячейку зоны отгрузки поместить заказ.

Руководитель склада теперь может видеть выработку каждого отдельного сотрудника за определенный период и оценивать его продуктивность.

Как итог, в результате внедрения Axelot WMS X5 повышена точность хранения, склад ушел от работы по бумажной технологии, введен учет производительности сотрудников, а новый персонал адаптируется гораздо быстрей. Все это повысило качество и скорость выполнения заказов, а возможность проведения инвентаризации без остановки склада со сверкой остатков в WMS и КИС помогает руководству получать актуальную информацию о состоянии товарных запасов.