ФСС изменяет алгоритм выплат с января 2021 года. ИТ-поддержка нововведения

Нововведения, которые планируются к вступлению в силу 01.01.2021 г., предполагают, что ныне действующая зачетная система (суммы страховых взносов уменьшаются плательщиками на суммы, которые выплачены ими по данному виду социального страхования) меняется на систему прямых выплат ФСС. Это означает, что страхователи выплачивают взносы в полном объеме, а застрахованные лица получают выплаты непосредственно от ФСС.

Что меняется во взаимоотношениях граждан, бизнеса и государства

Начало цепочки — прежнее: сотрудник, как и прежде, предоставляет номер ЭЛН (электронного листка нетрудоспособности) или бумажный лист нетрудоспособности (ЛН) своему работодателю (страхователю). Однако значительно меняется схема взаимодействия между работодателем и ФСС:

• Страховые взносы не нужно будет уменьшать на сумму больничных листов.
• В ФСС нужно передавать набор данных, который включает сведения по нескольким направлениям.

Во-первых, личные данные сотрудника (СНИЛС, страховой стаж, банковские реквизиты, данные ЛН и т.д.).

Во-вторых, расчетные данные (средний заработок, базы для расчета, общая сумма).

Кроме того, передаваемые сведения включают дополнительные расчетные данные, в частности, условия исчисления пособий.

Например, если получатель пособия по временной нетрудоспособности приступил к работе в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях до 2007 г., или если на момент оформления больничного он имеет группу инвалидности. Приводится вся информация, которая влияет на право получения пособия или исчисление его размера. Скажем, периоды, за которые пособие по временной нетрудоспособности не назначается в соответствии с законодательством, наличие и реквизиты справок от других страхователей о том, что подача документов для выплаты пособий по временной нетрудоспособности и по беременности и родам не осуществлялась и т.д.

Все эти данные работодатель использует при расчете пособия (в рамках ИТ-системы это происходит автоматически) и передает в ФСС.

• При получении ЭЛН работодателю нужно обращаться за данными больничного листа в ФСС. Иными словами, появляется еще один путь общения работодателя с ФСС, который тоже может быть осуществлен автоматически.
• Проверка полноты сведений происходит в автоматическом режиме при передаче в ФСС Реестра для выплаты пособий, в котором указываются данные использованные при расчете листа нетрудоспособности.

В ФНС, а ранее в ФСС в регламентной отчетности передается подробная информация о начислениях по сотрудникам, поэтому они автоматически проверяют корректность данных расчета, отмечает Дмитрий Ларин, ведущий эксперт SAP HCM компании itelligence

По большому счету, нововведением для работника является только номер ЭЛН, но данный механизм в настоящее время не является обязательным. Электронный листок нетрудоспособности оформляется по желанию застрахованного лица и с его письменного согласия. На текущий момент нет информации, когда будет отменен листок нетрудоспособности на бумажном носителе. Известно только, что в планах правительства этот шаг предусмотрен после 01.01.2021 года.

Механизм реализации прямых выплат ФСС, который планируется к вступлению в действие с 1 января 2021 г.

В компании itelligence подчеркивают, что новый механизм вводится для защиты сотрудников от недобросовестных работодателей, которые в случае финансовых проблем могли не оплатить пособия. В новой схеме единственное, что знает работодатель, — это ответ ФСС о том, что Реестр ФСС принят для выплаты пособий, или протокол ошибок, который формируется при наличии несоответствий в расчетных данных. Если ошибок нет, работодатель понимает, что выплата будет произведена в течение пяти дней.

Поскольку за страховые выплаты с 1 января будет отвечать ФСС, то все претензии сотрудников по поводу оформления и начислений придется адресовать региональному отделению ФСС.

Как изменятся рабочие процессы в компаниях при переходе на прямые выплаты ФСС

Продемонстрируем работу новой схемы на примере ИТ-решения «Прямые выплаты ФСС» компании itelligence, разработанного для платформы SAP.

Реализация механизма прямых выплат ФСС в ИТ-решении itelligence

Организациям нововведение упростит жизнь. Так, при запуске прямых выплат ФСС они не будут перечислять средства по больничным, но будут предавать расчетные данные. При этом работникам кадровой службы станет проще, так как растущие показатели выдачи ЭЛН значительно экономят время ввода данных в ИТ-систему путем загрузки данных, полученных от ФСС. Она будет сформирована ранее в медицинской организации и автоматически сохранится в ИТ-системе компании. У расчетного отдела тоже появится новая программа выгрузки Реестра ФСС для выплаты пособий.

Поскольку обмен данных будет производиться в электронном виде, вероятность ошибки сильно уменьшается, но, если они будут совершены, в системе будет возможность корректировки данных, — замечает Дмитрий Ларин.

Таким образом, решение «Прямые выплаты ФСС» компании itelligence включает:

1. Поддержку всех процессов расчета и подготовки отчетности для обеспечения прямых выплат пособия между ФСС и сотрудником компании. После предоставления отчетных документов Страхователем в ФСС в течение 10 дней ФСС отправляет сумму пособия по ЛН сотруднику компании.
2. Оптимизацию процесса ведения ЭЛН работодателем. В соответствии с новым механизмом, работодатель на основе данных, предоставленных сотрудником, получает от ФСС заполненный ЭЛН. Этот процесс может быть реализован двумя способами: бесшовным (пользователь работает только в системе SAP) либо полуавтоматическим, который включает два этапа, в том числе, выгрузку файлов на рабочий компьютер. Такой простой механизм можно реализовать, если запрос ЭЛН и отправка отчетных документов осуществляется через сторонние транспортные сервисы (Контур, СБИС и др.), а в SAP HCM загружается XML-документ, который система автоматически сохраняет в соответствующие таблицы.

Электронный лист нетрудоспособности

Электронный лист нетрудоспособности пока не является обязательным для оформления в медучреждениях, но пользуется растущей популярностью в российских компаниях. По данным ФСС, по состоянию на 01.04.2020 г. выдано более 22 млн. ЭЛН и 82% медицинских организаций подключено к системе ЭЛН. Только за март нынешнего года выдано 2,6 млн. ЭЛН (детальную статистику можно посмотреть на сайте ФСС.

Динамика объемов выдачи ЭЛН в России

Динамика подключений медицинских организаций. Источник: ФСС, апрель, 2020 г.

Несмотря на то, что регуляторных изменений в части ЭЛН с 1 января 2021 г. не предполагается, в компании itelligence рекомендуют вместе с решением «Прямые выплаты ФСС» внедрить автоматизацию процесса по ЭЛН. «Электронный лист нетрудоспособности и «Прямые выплаты ФСС» — это разные шаги одного единого процесса, — отмечает Дмитрий Ларин. — Лучше всего внедрять всю функциональность вместе, чтобы упростить работу с 01.01.2021 г, так как наше государство явно нацелено на развитие цифровой экономики и увеличение электронного обмена данными с налогоплательщиками.

Опыт пилотного проекта «Прямых выплат ФСС»

ФСС шел к нововведению достаточно осторожно. С 2011 года, когда пилотный проект был запущен в Карачаево-Черкесской Республике и Нижегородской области, к тестированию нового механизма постепенно подключились десятки субъектов РФ. В ходе пилота отрабатывались все возможные ситуации, которые могли возникнуть в процессе перехода на выплату пособий застрахованным гражданам напрямую из Фонда взамен существовавшей ранее «зачетной схемы».

Дмитрий Ларин подчеркивает, что в регионах, где реализуется пилотный проект «Прямые выплаты», граждане гарантировано получают пособия, предусмотренные государством, даже если они работают на предприятиях, находящихся на различных стадиях банкротства. К тому же сотрудник может самостоятельно отследить весь процесс по своему листу нетрудоспособности с момента выдачи и до его выплаты.

Решается также проблема обеспечения пособиями граждан, работодатель которых имеет финансовые проблемы или фактически прекратил свою деятельность, — рассказывает эксперт. — Это касается и работников организаций, местонахождение которых установить невозможно.

У работодателей при реализации пилотного проекта сократилась нагрузка по расчету пособий и своевременной выплаты сотруднику. Также упростилась процедура перечисления страховых взносов, исчезла необходимость рассчитывать сумму за вычетом произведенных расходов, что сказалось на снижении переплат по взносам и необходимости проведения ежеквартальной сверки.

ФСС также получила новые возможности: фонд способен в реальном времени вести контроль выданных листков нетрудоспособности, оперативно отслеживать поддельные листки нетрудоспособности, а также осуществлять контроль за произведенным расчетом пособий на стадии обработки представленных сведений.

Это дает возможность отследить обоснованность выплаты пособий, в том числе, по всем местам работы застрахованного лица, — комментирует Дмитрий Ларин.

Опытные консультанты itelligence прошли «боевое крещение» в рамках пилотного проекта ФСС «Прямые выплаты», консультанты имеют многолетний опыт по внедрению, отладке и поддержке решения. За их плечами — проекты в таких крупных компаниях, как Сбербанк, «Газпром ПХГ», Şişecam Flat Glass и др.

Как работает SAP-решение itelligence «Прямые выплаты ФСС»

• Система автоматически формирует сообщение для пользователя о необходимости выполнения работы по листку нетрудоспособности (в электронном или бумажном виде — ЭЛН или ЛН соответственно).
• Пользователь выполняет действия с ЛН и ЭЛН только в программе SAP. Так, по номеру ЭЛН в системе будут сохраняться все данные на основе файла из ФСС, а при загрузке сохранится лог с подробными данными по действиям в системе.

В результате компании получают дополнительные преимущества:

• Сокращение расходов на сотрудников, осуществляющих ведение ЛН и ЭЛН, в том числе, за счет максимального сокращения ручных действий пользователя, автоматического формирования законодательной отчетности, автоматической передачи реестров на выплату пособий.
• Исключение штрафов за неверное предоставление данных и пени за просрочку.

Решение «Прямые выплаты ФСС» легко интегрируется в существующую ИТ-среду компании. В случае стандартной реализации внедрения SAP достаточно включить настройку, настроить инфо-типы и создать виды оплат на основе модельных данных, настроить отчетность, протестировать и провести обучение.

Если в организации уже внедрена система передачи корпоративной регламентной отчетности из SAP через системы «Контур», «СБИС» и т.п., то это сильно упростит внедрение, так как позволит воспользоваться уже существующими каналами связи. Решение itelligence имеет два варианта реализации:

• Стандартное решение. В базовый функционал входит новое мероприятие, дополнительные экраны инфо-типа, новый тип межрасчета, 22 новых видов оплат за счет ФСС, программа формирования Реестра ФСС для выплаты пособий.

Внедрение стандартного решения включает:

• Анализ возможности внедрения имеющихся бизнес-процессов и государственной отчетности (заявки, реестр, РСВ, 4-ФСС).
• Реализация «Прямых выплат ФСС».
• Реализация ЭЛН без использования бесшовной интеграции.

Срок выполнения настройки стандартного решения: 1 – 3 мес.

• Решение с дополнительным функционалом. Обеспечивается автоматическая интеграция обмена документами с ФСС без участия пользователя и промежуточных этапов через сторонние программные комплексы «Контур», «СБИС» и др. с поддержкой шифрования и электронной цифровой подписи. Доступно для организаций как по зачетной системе (в случае реализации ЭЛН), так и по системе прямых выплат.

Ключевой плюс решения с дополнительным функционалом для заказчика — это, прежде всего, бесшовная интеграция с ФСС для полной автоматизации обмена данными, — подчеркивает Дмитрий Ларин. — Потребуется согласование работ с партнерами («Контур», «СБИС» и т.д.), но, как результат, сильно упростится обмен данными, который будет происходить в режиме «одной кнопки» без необходимости заходить на сайт ФСС и загружать/выгружать файлы.

Возможен также вариант внедрения, при котором реализуется только ЭЛН, без прямых выплат ФСС, такой проект можно реализовать примерно за месяц.

В целом, срок настройки решения с расширенным функционалом составляет 1 – 6 месяцев. Такое решение, по мнению эксперта, особенно актуально для компаний, которые будут выплачивать пособия по нетрудоспособности с 01.07.2020 г. на карту «МИР». Он напоминает, что с 01.07.2020 все выплаты за счет ФСС, а это все выплаты по листам нетрудоспособности, пособия на рождение и погребение, отпуска до 1,5 лет ребенка, а также по беременности и родам, должны производиться на карту «МИР».

Для наиболее быстрого внедрения решения, рассказывают в компании itelligence, уровень системы должен соответствовать уровню Component Version: EA-HRCRU 608, Package Level: 0065. Если уровень обновления ниже, потребуется дополнительное обследование для изучения возможности внедрения.

Консалтинг и кастомизация решения

Внедрение решений SAP на российских предприятиях обычно предполагает довольно высокую степень кастомизации, что приводит к наличию большого количества особенностей и зачастую требует очень внимательного обновления системы, рассказывают в компании itelligence.

На консалтинговом этапе будет проанализирован каталог видов оплат на наличие особых доплат по БЛ, выяснены алгоритмы ведения межрасчетов, уровень обновления системы, используются ли специальные интерфейсы оптимизации ведения расчета, как реализован расчетный лист и другая отчетность и потребуется ли их доработка, — рассказывает Дмитрий Ларин. — Сроки проекта могут увеличиться, если придется адаптировать решения под особые разработки клиента.

Компания SAP в рамках договора поддержки предоставляет необходимый функционал в качестве стандартного решения, однако для ввода его в эксплуатацию необходимо провести тестирование и отладку функционала, а также — при необходимости — доработки, связанные с бизнес-процессами компании и листами нетрудоспособности.

Отсутствие договора поддержки с SAP или интегратором обычно говорит о низком уровне обновления системы, что сильно усложнит внедрение и потребует реализовывать в устаревшей системе обновленные интерфейсы. То есть значительно увеличит сроки внедрения, — замечает Дмитрий Ларин.

Однако itelligence успешно и эффективно выполняет такие проекты, поскольку является глобальным платиновым партнером SAP, обладающим, как глобальной практикой по методологии и бизнес-процессам HR, так и локальным опытом внедрения.

Эксперт особо отмечает универсальность решения itelligence, которое учитывает все последние нововведения по выплатам пособий по нетрудоспособности в РФ, включая платежи на карты «МИР», обработку ЭБЛ, прямые выплаты ФСС, оплату листов нетрудоспособности в связи с карантином COVID-19, а также их взаимосвязь в рамках одного решения.

Интеграционный подход, реализованный itelligence, позволяет настраивать и выбирать те «кирпичики» решения, которые нужны конкретной организации, — рассказывает Ларин. — Можно внедрить все сразу и быть уверенными в полноценном решении или внедрять постепенно, проверяя и отлаживая каждый шаг, возможно, отказавшись от некоторых необязательных составных частей в целях экономии средств.