Цифровизация командной работы в новых условиях: Кейсы холдинга «СМ-Клиника» и ТФОМС Свердловской области

Единая система для проектной деятельности

В одном из крупнейших медицинских холдингов «СМ-Клиника» проектной работой занимаются несколько департаментов. Сеть клиник уже использовала иностранные решения для цифровизации проектного менеджмента, но сталкивалась c рядом сложностей:

• отсутствовал общий реестр проектов разных департаментов;
• не было единой отчетности из-за «зоопарка» программ;
• было сложно контролировать исполнительскую дисциплину, так как поручения по проектам не попадали в общий реестр.

Чтобы закрыть эти проблемы, руководством холдинга было принято решение внедрить единую систему для комплексного управления проектами и командами. Выбор пал на российский ИТ-продукт Directum Projects. Его важная характеристика — гибкость. Систему можно самостоятельно адаптировать под специфику компании, не привлекая разработчиков вендора. Легкость модификации стала главным фактором для компании при выборе ИТ-продукта.

Для нас важно иметь возможность оптимизировать и подстраивать процессы системы под специфику холдинга. Поэтому мы сделали выбор в пользу Directum Projects. В разработке и адаптации системы участвовала команда специалистов: сотрудник департамента информационных технологий, разработчик, администратор и представитель от бизнеса. Это первый подобный проект в компании. Секрет его успеха — команда профессионалов и структурированность в действиях. Управлять изменениями можно и нужно. Михаил Лиферов, представитель «СМ-Клиники».

Специалисты холдинга выделили ряд процессов, которые в последующем кастомизировали. Например, разработали разные виды проектных документов и регламенты их согласования, доработали формы карточек проектов, классификаторы и отчеты. Некоторые планы проектов компания импортировала из Microsoft Project, а часть создала уже в новой системе. В планах холдинга привлечь к работе в программе больше подразделений.

Благодаря внедрению Directum Projects мы ушли от использования множества разнообразных решений для проектного управления (Microsoft Project, Excel, записях на флипчартах и многих других) и пришли к единообразию. Ключевой момент — адаптация процессов под наши требования. Теперь у нас есть продукт, который удобен не только сотрудникам, но и руководителям. Михаил Лиферов, представитель компании «СМ-Клиника».

Прозрачное планирование и контроль исполнения задач

Отдел организационной работы и документооборота ТФОМС Свердловской области выполняет широкий спектр поручений по проведению внешних и внутрикорпоративных мероприятий, ведет регистрацию документов, готовит аналитику, а также сопровождает ИТ-системы.

Задачи в подразделение поступают из нескольких каналов: системы Directum RX, электронной почты, мессенджеров, через личное общение. Единого инструмента для консолидации входящих поручений и контроля за их выполнением в компании не было.

Чтобы инициаторы и исполнители могли работать в одном информационном поле, ТФОМС Свердловской области внедрил «Agile-доски», визуальный инструмент системы Directum Projects для планирования и эффективного взаимодействия в команде.

Первыми «Agile-доски» начали использовать специалисты отдела организационной работы и документооборота. В дальнейшем инструмент освоили и ИТ-менеджеры. С помощью досок они контролируют поступление новых сервисных заявок.

Чтобы сотрудники смогли быстро освоить гибкие методологии планирования, компания пригласила квалифицированного консультанта по Kanban. Он рассказал о подходе и способах его применения на практике.

Важные правила, которые мы научились соблюдать в процессе работы с «Agile-досками»: фиксировать все поступающие задачи в одном месте; брать в работу на неделю не более пяти поручений; добавлять новую задачу только после выполнения предыдущих из списка приоритетных; отмечать причину остановки работ по поручению. Юлия Осипова, начальник отдела организационной работы и документооборота ТФОМС Свердловской области.

Благодаря внедрению «Agile-досок» сотрудники тратят меньше времени на взаимодействие по задачам: проверяют статус работ в пару кликов, быстрее приступают к выполнению новых поручений и общаются не выходя из решения.

Мы уже внедрили «Agile-доски» в работу шести подразделений. Благодаря онлайн-инструменту управлять оперативными задачами и крупными стратегическими проектами стало значительно удобнее. Теперь сотрудники могут легко контролировать ход работы, результаты и быстро получать информацию по завершенным проектам. Большое преимущество Directum Projects — интеграция с системой электронного документооборота. Пользователи высоко оценили тот факт, что в «Agile-досках» удобно работать с любыми объектами системы, и в особенности с документами. Юлия Осипова, начальник отдела организационной работы и документооборота ТФОМС Свердловской области.

Как выбрать российскую систему для проектной работы

Если раньше отечественное ПО не дотягивало по функциональному наполнению до зарубежного, то сейчас может составить ему достойную конкуренцию. Современные системы цифровизируют все этапы проектной работы — от планирования до составления отчетности. С их помощью можно:

• быстро формировать документы по проекту, используя готовые шаблоны;
• распределять ресурсы и контролировать загрузку команды на диаграмме Ганта;
• взаимодействовать с коллегами через задачи;
• отслеживать статус и этап выполнения работ на онлайн-досках;
• сохранять накопленный опыт в корпоративной базе знаний.

У многих информационных систем управления проектами есть бесплатные версии или тестовый доступ. Прежде чем принимать решение о покупке, можно испытать ПО на практике, посмотреть, применимо ли оно для ваших задач. Такой подход помогает объективно оценить преимущества и недостатки цифровых инструментов.

Стоит учесть и ряд других важных факторов:

1. Наличие полного набора инструментов для самостоятельной адаптации под специфику бизнеса.
2. Возможность не просто планировать проект, но и управлять работами конечных исполнителей и автоматически отслеживать выполнение задач.
3. Полноценное импортозамещение и совместимость с отечественным ПО.
4. Производительность системы, ее готовность работать с большими проектами.
5. Наличие инструментов для применения гибких методологий планирования.
6. Функциональные возможности для работы с проектными документами и процессами.

Несколько лет назад компания Directum начала разрабатывать инструменты для планирования и организации проектной и командной работы. Мы понимали, что настанет момент, когда нужно будет замещать импортные системы. И этот момент действительно настал. Наш набор решений перерос в самостоятельную полностью импортонезависимую систему Directum Projects. Она построена на принципах: всё в одной системе: реестр проектов, диаграмма Ганта, agile-доски, документы и задачи, бизнес-процессы, отчеты и база знаний. Объекты могут ссылаться и влиять друг на друга, что открывает много возможностей для цифровизации без лишних интеграций и расходов; возможность доработки под себя, в том числе самостоятельно с помощью инструментов no-code и low-code; в системе работают все участники от проектного офиса до конечного исполнителя: полная прозрачность и контроль исполнения работ; методологически разные проекты можно вести в единой системе; ИТ-продукт включен в экосистему Directum и может стать частью единой корпоративной системы, которая управляет всеми процессами и документами компании; высокая производительность: в системе может работать до 50 000 пользователей; полная импортонезависимость. Мы уделяем большое внимание удобству работы, включаем в систему только необходимую функциональность, чтобы ИТ-продукт оставался легким и понятным, а внедрение проходило без лишнего обучения. Мы и сами активно пользуемся системой. Нам приятно, что клиенты получают удобный инструмент, избавляющий от необходимости работать в нескольких системах. Современное управление проектами часто требует комплексного подхода, а значит и разных инструментов, и все это есть в Directum Projects. Никита Аксянов, руководитель проектов развития бизнеса Directum.

Не стоит рассчитывать на моментальный эффект от внедрения проектных инструментов — это прежде всего инвестиция. В долгосрочной перспективе система станет полноценной частью ИТ-инфраструктуры предприятия и незаменимым помощником в достижении целей.