КультЛаб (Клеверенс: Склад 15)

2023: Маркировка БАДов не страшна: как «КультЛаб» подготовился за 30 дней

Тонны накладных и нулевая видимость: с какими проблемами столкнулась розничная сеть «КультЛаб»

В сети «КультЛаб» знали всё о спортивном питании, но ничего о своём собственном складе. Товары принимали по старинке: грузовик приезжал, кладовщики неделю пересчитывали коробки, сверяли с кипой бумажных накладных, а потом вручную вбивали данные в 1С. Ошибки случались регулярно: то сотрудник устанет и пропустит строку, то опечатается в артикуле, то вовсе потеряет накладную.

К 2022 году проблема стала критической:

• 13 собственных магазинов и франшиза — контролировать всё на бумаге стало невозможно.
• Каждая инвентаризация выявляла расхождения на сотни тысяч рублей
• Новые правила по маркировке БАДов грозили окончательно похоронить ручной учёт.

Склад превратился в чёрную дыру, где бесследно исчезали время, деньги и нервные клетки руководства.

Почему изменения не работали?

Компания пыталась собственными силами исправить ситуацию — перешла с древней «1С: УТ 10.3» на современную «1С: УТ 11.4». Но миграция провалилась: данные перенеслись криво, отчёты генерировались с ошибками, а товарные остатки в системе всё равно не сходились с реальностью.

Это породило жёсткий скепсис:

• Если даже «1С» не помогла — что тогда поможет?
• Не станет ли очередное ПО такой же головной болью?
• Как подготовиться к маркировке БАДов, если не можешь навести порядок в базовом учёте?

Руководство стояло перед выбором: либо смириться с существующим положением дел и продолжать насколько возможно исправлять ошибки, либо искать принципиально новый подход к организации работы склада.

Когда решение оказывается проще, чем казалось

Руководство «КультЛаб» осознало: дальше так продолжаться не может. Ручной учёт, который раньше хоть как-то работал для нескольких магазинов, теперь стал настоящим кошмаром для всей сети. Каждая новая точка франшизы добавляла головной боли — бумажные накладные терялись, остатки не сходились, а сотрудники тратили больше времени на пересчёты, чем на реальную работу.

Вариантов было всего два: либо компания внедряет современную систему учёта, либо рост бизнеса остановится.

Решение предложили специалисты компании «Первый БИТ»:

• Полная автоматизация с помощью мобильной автоматизации на базе «Склада 15» от Клеверенса;
• Внедрение терминалов сбора данных Urovo DT30 для оперативной работы;
• Интеграция с существующей 1С без замены всей системы.

Постепенно, но уверенно: этапы цифровой трансформации

Первая реакция сотрудников склада была предсказуемой: «Опять эти нововведения!». Люди, годами работавшие с бумажными документами, с недоверием смотрели на мобильные устройства, которые, по словам интеграторов, ещё и сами должны были передавать данные в 1С.

Однако процесс внедрения оказался на удивление плавным и логичным. Всё началось с установки системы, которая заняла всего один день — специалисты «Первого БИТа» скачали необходимое ПО, настроили сервер и подключили ТСД.

Ключевых этапов внедрения было всего три:

1. Установка и настройка «Склада 15»;
2. Обучение сотрудников работе с терминалами сбора данных;
3. Пробный период для отладки процессов.

Первые трудности

Как и любой новый процесс, автоматизация не обошлась без сбоев. Сначала кладовщики по привычке продолжали дублировать учётные данные в тетрадках, не доверяя системе. Позже выяснилось, что некоторые функции требуют дополнительной настройки — например, ограничение прав на редактирование документов.

Но все эти нюансы быстро решились:

• Техподдержка разработчика мобильного ПО совместно с интеграторами оперативно исправила настройки;
• Сотрудники «КультЛаб» прошли дополнительное обучение;
• Через неделю работа с терминалами стала привычной.

Самое удивительное — уже через месяц никто не мог представить, как раньше работали без этой системы.

Когда инвестиции окупились: итоги перехода на цифровой учёт

Всего через тридцать дней с момента внедрения системы на складе «КультЛаб» уже был полный порядок. Там, где раньше царили бесконечные пересчёты и нервные сверки, теперь работали чёткие цифровые процессы. Руководство получило первые отчёты — и цифры говорили сами за себя.

Ключевые достижения:

• Погрешность инвентаризации снизилась с 10-15% до минимальных 0,2%;
• Время приёмки товара сократилось в 2,5 раза — с 8 до 3 часов;
• Процесс отгрузки стал занимать не 5 часов, а всего 1,5;
• Полностью исчезли затраты на бумажные носители и их хранение;
• Сверхурочные работы сократились на 70%.

Автоматизация открывает новые горизонты

С обновлённой системой учёта «КультЛаб» впервые за долгое время смог вздохнуть свободно. Теперь, когда базовые процессы отлажены, руководство сети смотрит в будущее с новыми амбициями.

Планы развития:

• Оснащение дополнительных складов терминалами Urovo DT30;
• Внедрение аналогичных решений для франчайзинговых точек;
• Постепенная автоматизация сопутствующих бизнес-процессов;
• Полноценный переход на маркировку БАДов без стресса для сотрудников.

В компании отмечают: автоматизация стала не просто решением текущих проблем, а инвестицией в будущий рост. Теперь можно точно знать, какие решения принесут максимальную отдачу, а не гадать, скрывается ли за цифрами очередная ошибка учёта.