Институт современных специальностей (WebTutor)

1. Описание компании

1.1. Отрасли, в которых работает компания

Образование

Основными направлениями деятельности Института Современных Специальностей является повышение квалификации специалистов и руководителей строительных организаций. В разработанную Институтом и прошедшую лицензирование образовательную систему интегрированы новые технологии дистанционного обучения. Благодаря этому проекту специалисты (в особенности отдаленных регионов России) могут получить необходимые знания, пройти курсы повышения квалификации и соответствующую аттестацию.

1.2. Территориальная распределенность

Физически организация находится в Санкт-Петербурге, но обучение в Институте проходят специалисты из любых регионов России (и даже иностранцы, являющиеся сотрудниками российских строительных компаний), вне зависимости от их местонахождения.

1.3. Численность персонала

Пользователями, прошедшими программы повышения квалификации через систему дистанционного обучения, в настоящее время являются около 7 000 человек.

1.4. Категории персонала, являющиеся пользователями системы

• Строители
• Проектировщики
• Руководители и менеджеры строительных компаний
• И т.д.

2. Решаемые проблемы/поставленные задачи

2.1. Для реализации каких требований бизнеса внедрялась система

Основная задача – создать условия для возможности обучения и повышения квалификации специалистов строительной сферы (в т.ч. без отрыва от основной работы и для удаленных от центральных городов России регионов)

2.2. Какие бизнес-процессы должны были быть автоматизированы (оценка, обучение, подбор персонала, учет расходов на обучение и т.п.)

• Обучение
• Тестирование по результатам обучения
• Уведомление пользователей о назначенном им курсе/тесте и их логинах и паролях для входа на портал
• Создание отчетов по результатам обучения
• Создание электронной библиотеки

2.3. Каковы были критерии успешности внедрения на этапе планирования

• Удобный и понятный интерфейс системы
• Простота использования (администрирование системы не требует специальной подготовки в области IT)
• Подключение пользователей к Учебному порталу вне зависимости от их местонахождения
• Неограниченное число пользователей системы ДО
• Управление доступом пользователей к Учебному порталу
• Стабильная работа системы

2.4. Как формировался план проекта (ТЗ, анализировались бизнес-процессы и т.п.)

План внедрения СДО формировался как часть комплексного проекта по организации Института. Был произведен сравнительный анализ функций различных программных продуктов, как платных, так и бесплатных, в результате было принято решение о приобретении системы WebTutor.

3. Параметры проекта

3.1. Сроки реализации и основные этапы проекта

Начало проекта (выбор системы) – август 2010 года Установка системы – конец 2010 года Коммерческое использование с февраля 2011 года

3.2. Команда проекта со стороны заказчика (от ИТ и от HR). Роли в команде, как происходило взаимодействие

• Руководитель проекта (ИТ-специалист) – 1 человек
• Сотрудники бухгалтерии, участвующие в назначении курсов и тестов и составляющие отчеты по итогам прохождения обучения/аттестации – частичная занятость на проекте (высказывали в т.ч. предложения по оптимальной настройке функций системы)
• Программист 1С - частичная занятость

3.3. Основные трудности, возникшие в ходе проекта

Особых проблем не возникало, все текущие вопросы оперативно разрешались. Единственное замечание касается логики организации некоторых функций в системе, которая не совсем соответствовала бизнес-процессам компании, а доработка системы в соответствии с требованиями заказчика стоила достаточно дорого, поэтому пришлось искать альтернативные пути решения проблемы.

3.4. Соответствовали ли временные и финансовые затраты ранее запланированным:

В целом, соответствовали.

3.5. Какие ограничения ИТ - инфраструктуры сказались на проекте:

Никаких существенных ограничений не было, т.к. все необходимые требования к ИТ-инфраструктуре были учтены на этапе планирования. Правда, к сожалению, в текущей версии системы (WT 2.7) учебный портал работает корректно только в браузере Internet Exploer и последних версиях Mozilla Firefox, но Институт планирует перейти на новую версию системы, и эта проблема будет решена, т.к. в WebTutor 3.0 Учебный портал работает во всех Интернет-браузерах.

4. Развитие проекта

4.1. Планы развития (автоматизация каких бизнес-процессов еще планируется)

В настоящее время используемые функции и настройки системы полностью соответствуют бизнес-процессам компании, поэтому в ближайшее время автоматизация новых процессов не планируется. Дальнейшее развитие системы будет происходить под влиянием новых запросов и потребностей клиентов – строительных организаций, пока таких запросов выявлено не было.

4.2. Наполнение контентом - как решается проблема

Разрабатываются и регулярно обновляются учебные материалы по направлениям программ повышения квалификации:

• Строительство
• Проектирование
• Инженерные изыскания
• Проведение энергетических обследований с целью повышения энергетической эффективности и энергосбережения
• Промышленная безопасность
• Экологическая безопасность
• Ценообразование и сметное дело
• Система менеджмента качества
• Охрана труда для специалистов и руководителей служб охраны труда, других работников
• Пожарная безопасность

Разрабатываются тесты к курсам по всем направлениям повышения квалификации (по инженерным изысканиям, по подготовке проектной документации, по строительству, реконструкции и капитальному ремонту и др.)

4.3. Команда для поддержки и развития системы:

Администратор системы – 1 человек

Сотрудники бухгалтерии, преподаватели и эксперты – частичная занятость на проекте

5. Результаты проекта

5.1. Достигнутые результаты (количественные и качественные)

Открыт Учебный портал, доступный всем желающим обучаться В систему загружено более 120 учебных курсов Дистанционная форма обучения оказалась очень востребованной во многих строительных организациях На портале создана on-line библиотека, доступная всем пользователям, в которую вошли учебные пособия, методические материалы и нормативно-правовая документация (все материалы оперативно обновляются и полностью соответствуют текущему законодательству) Настроена отправка уведомлений с логином и паролем для доступа к порталу при назначении пользователям курса или аттестационного теста Реализовано представление отчетов по результатам обучения в удобном для компании виде

5.2. Экономическая эффективность

Внедрение СДО стало существенным конкурентным преимуществом Института: в то время как во многих организациях еще и не задумываются об использовании технологий электронного обучения, Институт современного строительства эффективно их реализует, и новая форма предоставления образовательных услуг оказалась весьма востребованной на рынке.

Использование СДО позволяет с минимальными трудозатратами сил и времени проводить обучение и аттестацию большого потока людей, - так что эффективность налицо.

5.3. Наиболее значимые результаты - что-то наиболее запоминающееся

Открытие существующей в системе возможности присоединять к модулю курса файл, что позволило решить проблему с оперативным обновлением курсов. Дело в том, что многие модули повторялись в базе сразу в нескольких курсах, и раньше, например, при изменении законодательства, приходилось обновлять каждый из одинаковых модулей, входящих в состав различных курсов. Теперь просто в систему загружается один файл, на который прописываются ссылки из нескольких различных курсов, в связи с чем достаточно обновить этот файл, и в результате обновятся учебные материалы во всех курсах.

5.4. Реакция сотрудников компании на внедрение системы:

Новая форма предоставления образовательных услуг оказалась востребована на рынке. Обучаемым нравится возможность самим выбирать удобное для обучения время и место. А ведь еще совсем недавно им приходилось куда-то специально ехать, к определенному времени, и потом еще, возможно, сидеть в библиотеке. Новый способ предоставления информации, по мнению обучаемых, ничем не хуже (а по мнению некоторых, даже лучше) очного обучения, т.к. всегда можно вернуться к уже пройденному материалу и еще раз его перечитать, в любой момент можно сделать перерыв, а потом вернуться к обучению и т.п.

5.5. Обратная связь от руководителей (компании и подразделений) по итогам внедрения системы:

Руководители многих компаний уже обратились в Институт современного строительства с целью организации обучения и/или аттестации для своих сотрудников, и все они остались довольны качеством и оперативностью оказанных услуг. Вот, например, один из отзывов: «Проводили в Институте обучение своих сотрудников по программе «Осуществление функций генерального подрядчика». Очень удобная дистанционная форма. Очень доброжелательные менеджеры! Спасибо!»