ELMA Договоры

2019

Выпуск решения ELMA Договоры

29 августа 2019 года компания ELMA сообщила, что выпустила решение, которое не дает договорной работе тормозить бизнес.

Система управления договорами ELMА сама вычисляет изменения. В зависимости от них формируется маршрут согласования. В него включаются только те представители департаментов, которые действительно должны проверить документ. Чтобы им было еще проще, ELMA выделяет части документа различными цветами — легко понять, какой департамент отвечает за каждую часть.

Договор в ELMA на этапе внесения правок различными подразделениями компании. Документ поделен на области, каждой из которых присвоен свой цветовой код: синий — для юридического отдела, желтый — для отдела логистики, зеленый — для финансистов. Согласующие из этих подразделений работают с документом одновременно в онлайне и видят, как изменились элементы, за которые они отвечают

Как работает ELMA Договоры

(Данные актуальны на август 2019 года)

Процесс создания договора

Для создания договора сотруднику не нужно пользоваться Microsoft Word или другими редакторами — вся работа с документами ведется в системе.

По мере заполнения содержательной части договора, ELMA сама подбирает нужный шаблон из реестра. Ручной ввод информации минимизирован за счет интеграции с CRM, бухгалтерской и кадровой системами компании.

Возможно формирование документа сразу на нескольких языках.

Процесс согласования договора

Система находит отличия созданного документа от шаблона типового договора. Автоматически генерируется маршрут согласования.

ELMA включает в маршрут ответственных сотрудников департаментов только в тех случаях, когда содержание изменилось, и проверка необходима. Для типового договора число согласующих будет минимальным.

Все части документа, отправляемого на согласование, раскрашиваются в соответствии с утвержденным цветовым кодом. Каждый цвет закреплен за департаментом, который отвечает за конкретную часть договора.

Процесс регистрации договора

После внутреннего согласования договор регистрируется и отправляется контрагенту. Цветовой код скрывается.

Если контрагент вносит исправления, в системе выстраивается новый маршрут и ответственные сотрудники повторно согласовывают документ.

После согласования контрагентом сотрудник сканирует договор и загружает его в систему.

Контроль исполнения договора

Сроки и этапы работ по договору фиксируются в карточке документа. Чтобы закрыть этап сотрудники прикладывают акты выполненных работ — это упорядочивает хранение документов и облегчает поиск.

Система контролирует сроки и передает информацию о незакрытых вовремя договорах руководителям.

В режиме реального времени руководитель:

• Видит общую картину работы с договорами.
• Оценивает эффективность подразделений и сотрудников.
• Принимает меры для продления договоров, закрытия этапов и исполнения обязательств^[1].

Примечания