Кодекс Техэксперт SMART: Конструктор нормативных документов

2023: Выпуск решения «Техэксперт SMART: Конструктор нормативных документов»

В январе 2023 года Консорциум «Кодекс» выпустил принципиально важное программное решение — «Техэксперт SMART: Конструктор нормативных документов». Конструктор нормативных документов входит в качестве подсистемы в Систему управления нормативной и технической документацией (СУ НТД) на платформе «Техэксперт».

Основная задача подсистемы — сократить время на разработку внутренних документов. Она достигается за счёт автоматизированного приведения разрабатываемых документов к требованиям нормоконтроля.

Что изменилось?

Ранее Конструктор нормативных документов (НД) был доступен только в заказных и пилотных проектах. Теперь его можно приобрести у любого представителя партнёрской сети «Кодекс», а внедрение на предприятии стало быстрее — за счёт возможности более гибко настраивать подсистему без изменения программного кода. В коммерческой версии Конструктора НД также есть возможность самостоятельно создавать и настраивать шаблоны для разрабатываемых документов.

Но главная новость заключается в другом: благодаря Конструктору НД пользователи цифровой платформы «Техэксперт» получили возможность создавать умные (SMART) стандарты, формируя SMART-данные для них.

Важный момент: внешне бизнес-процессы разработчиков стандартов мало изменятся. Они, как и прежде, будут выполнять свою работу в привычных для них текстовых редакторах (например, в MS Word). Но за управление этими текстовыми редакторами теперь будет отвечать Конструктор НД. Он поможет разработчикам не только создавать стандарты в разы быстрее, но и повысить качество самих текстов: первичный нормоконтроль будет производиться в автоматизированном режиме. Не менее эффективным и оперативным по времени станет согласование проектов стандартов с экспертами, а также последующее утверждение документов в работу.

Возможности «Техэксперт SMART: Конструктор нормативных документов»

Подсистема «Техэксперт SMART: Конструктор НД», входящая в СУ НТД «Техэксперт» и отвечающая за разработку документации, позволяет поддерживать документы организации на одном технологическом уровне с документами профессиональных справочных систем «Кодекс»/«Техэксперт» — то есть создавать его в виде контейнера данных, который содержит:

• привычный текст в формате текстового редактора (например, MS Word) или преобразованный в формат PDF;
• слой данных в SMART-формате, включающий глубоко структурированный текст, реквизиты, редакции документов, вложения (текстовые, мультимедиа-вложения, 3D-модели и т.д.).

Глубоко структурированный текст позволяет работать с главной составляющей нормативных документов — требованиями. Требования в структурированном тексте можно выделять, атрибутировать, классифицировать, объединять в реестры и т.д. Всё это помогает широко использовать требования в рабочем процессе: не только подбирать их по различным параметрам и читать, но и отслеживать изменения, создавать собственные подборки, сравнивать ревизии, интегрировать требования в рабочую документацию с возможностью отслеживания статуса и совершать другие операции.

Помимо выполнения важной стратегической задачи — подготовки документов в SMART-формате — Конструктор НД помогает решить давно назревшие прикладные проблемы, возникающие из-за большого объёма требований, предъявляемых к разрабатываемой документации. Следствием этих проблем является неэффективный расход времени на разработку и нормоконтроль документов: квалифицированным специалистам приходится выполнять вручную множество рутинных процедур и многократно переделывать документацию из-за обнаруженных ошибок.

Рис. 1. Возможности решения «Техэксперт SMART: Конструктор нормативных документов»

«Техэксперт SMART: Конструктор нормативных документов» даёт возможность:

• Использовать предустановленный шаблон документа, в котором учтены требования, предъявляемые к структуре, оформлению и содержанию межгосударственных стандартов (ГОСТов).

Эти требования установлены в ГОСТ 1.5-2001 «Межгосударственная система стандартизации (МГСС). Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению». Соответствие базового шаблона ГОСТ 1.5-2001 делает Конструктор НД универсальным средством для разработки нормативных документов в большинстве компаний, т.к. принятые в организациях требования к нормативной документации обычно базируются на требованиях к ГОСТ.

• Адаптировать предустановленный шаблон под требования конкретного предприятия и создавать новые для других документопотоков, например локальных нормативных актов (ЛНА) или организационно-распорядительных документов (ОРД).
• Проводить автоматизированные проверки разработанного документа.
• Использовать унифицированную терминологическую базу при создании проекта документа.
• Устанавливать ссылки на другие документы (включая ссылки на конкретные пункты) и контролировать актуальность ссылочных документов.
• Создавать редакции документов.
• Создавать изменения к документам.
• Подготавливать и отправлять документы на следующие этапы жизненного цикла — обсуждение и согласование.
• Публиковать согласованные и утверждённые документы в Единый фонд предприятия с изменением статуса связанных документов (например, при утверждении НД, вводимого взамен).

Эффект от внедрения подсистемы Конструктор НД на предприятии:

1. Сокращение времени на разработку НД и снижение количества замечаний от нормоконтроля за счёт автоматизированного выполнения требований к структуре и оформлению. Согласно замерам, произведённым в пилотных проектах, экономия времени составляет 30–40%.
2. Повышение качества разработанной документации за счёт автоматизированного анализа текста (выявление неактуальных ссылок, противоречащих терминов).

В текущей версии решения разработка документа производится в приложении Microsoft Word. В целях поддержки политики импортозамещения, принятой на многих российских предприятиях, в ближайших версиях Конструктора НД будет реализована интеграция с отечественным редактором «МойОфис» и пакетами LibreOffice и AlterOffice.

Применение «Техэксперт SMART: Конструктор НД» для разработки и обсуждения проектов ГОСТ и ГОСТ Р на уровне технических комитетов

Технический комитет (ТК) по стандартизации — это объединение специалистов, являющихся полномочными представителями заинтересованных предприятий (организаций), создаваемое на добровольной основе для разработки национальных стандартов РФ, проведения работ в области международной (региональной) стандартизации по закрепленным за ТК объектам стандартизации (областям деятельности).

Решение «Техэксперт SMART: Конструктор НД» может быть применено как основной компонент интегрированной системы разработки, обсуждения, согласования и утверждения проектов ГОСТ и ГОСТ Р на уровне технических комитетов.

Рис. 2. Функциональная схема разработки и согласования ГОСТ и ГОСТ Р

В 2023 году Конструктор НД в целях разработки ГОСТ и ГОСТ Р будет апробироваться в ТК-МТК-22 «Информационные технологии» и в 6-м подкомитете ТК 322 «Атомная техника».

Узнать больше о SMART-стандартах, Конструкторе НД или любом другом решении на цифровой платформе «Техэксперт» можно по электронной почте spp@kodeks.ru или телефону 8-800-505-78-25.