Центр учетных технологий

Необходимость в автоматизации бухгалтерского и налогового учета является очевидной и нисколько не подвергается сомнению. Внедрение программного продукта "1С:Бухгалтерия 8", например, позволяет автоматизировать бухгалтерский и налоговый учет предприятия, в том числе подготовку регламентированной отчетности. Программа "1С:Бухгалтерия 8" всегда актуальна, поскольку она соответствует действующему законодательству и оперативно обновляется при его изменении. Пользователи программного продукта получают разнообразную поддержку по линии информационно-технологического сопровождения (ИТС), которая предусматривает услуги линии консультации по телефону и электронной почте, получение новых релизов и форм отчетности, ежемесячное получение очередного выпуска диска ИТС с методическими материалами по использованию программы, консультациями по бухгалтерскому учету и налогообложению и т.д.

Рассмотрим далее влияние автоматизации оперативного учета на повышение производительности труда, а также на экономию оборотных средств, полученную в результате уменьшения запасов. Несмотря на отраслевую специфику описанных ниже примеров, результаты автоматизации можно обобщить также применительно к другим отраслям.

Необходимость в автоматизации оперативного учета зачастую возникает из потребности в повышении эффективности при выполнении следующих рутинных операций: регистрация различных событий, построение таблиц и специальных отчетов, регулярный расчет показателей деятельности и т.п.

Это могут быть, например, оформление поступления железнодорожных (ЖД) цистерн и вагонов с печатью соответствующих документов, периодическая регистрация фактического состояния нефтепродуктов на складах или в резервуарах, построение таблиц или графиков изменения плотности, температуры и содержания примесей в нефтепродуктах в зависимости от даты или времени. К таким операциям можно отнести оформление и анализ результатов лабораторных испытаний выпущенной продукции или приобретенного сырья, расчет фактической и плановой прибыли по виду деятельности и по конкретным сделкам, а также поиск информации по неким критериям – по номеру вагона, номеру ЖД-накладной и паспорту качества.

Большинство перечисленных задач всегда решалось на предприятиях ранее и решается сегодня независимо от наличия или отсутствия системы автоматизированного учета. Причина этого заключается в следующем. В давние времена, когда персональные компьютеры, принтеры и многие электронные приборы учета еще не появились на свет, на предприятиях действовали методики и соответствующее штатное расписание, рассчитанные на учет и оформление технологических операций вручную. Например, для оформления операций, связанных с перевалкой нефти и нефтепродуктов, использовались бумажные градуировочные таблицы резервуаров и цистерн, бумажные таблицы пересчета плотности в зависимости от температуры. Применялись также различные методы определения массы нефтепродуктов с помощью замеров вручную или налива цистерн под планку, бумажные бланки для заполнения реестров вагонов, реестров запорных устройств и т.д.

Рассмотрим результат автоматизации оперативного учета на крупной нефтебазе на платформе "1С:Предприятие 8".

Оперативный учет на нефтебазе

Нефтебаза рассчитана на годовую перевалку 7,5 млн т нефти в год и в период высокой нагрузки способна принимать до 500 цистерн в сутки. Для каждой слитой цистерны необходимо оформить, а затем напечатать акт слива, паспорт качества и ЖД-накладную на возврат цистерны. Нужно также вести учет состояния цистерн и решать другие задачи.

После автоматизации оформлением перечисленных операций для всего объема цистерн занимаются на нефтебазе каждую смену всего два сотрудника. Аналогичный объем работы на других предприятиях выполняют вручную с помощью шаблонов MS Excel или MS Word пять сотрудников в смене.

Другим примером роста производительности труда может служить автоматизация на платформе "1С:Предприятие 8" оформления и печати ЖД-накладных на отгруженную продукцию на нефтеперерабатывающем заводе (НПЗ).

Оформление железнодорожных накладных на НПЗ

Для отправки продукции по железной дороге на НПЗ используются накладные нескольких видов – российские одиночные и групповые, экспортные одиночные и групповые, российские воинские накладные и т.д.

Некоторые накладные являются двусторонними, имеют формат А3 или А4, и их необходимо печатать на специальных бланках. Для каждой цистерны также нужно печатать свидетельства об их пригодности и несколько экземпляров паспорта качества. Кроме того, для состава цистерн печатаются акты об уровнях налива, о номерах запорных устройств, об окончании операций погрузки, о передаче под охрану и т.д.

Для заполнения печатных форм документов необходим большой объем информации. Помимо наименования и количества продукции, информации о номерах и типах цистерн, реквизитов грузоотправителя и грузополучателя в формах документов требуется указать данные о станциях отправления и назначения, о маршруте движения груза и т.д.

Оформление данных документов вручную с использованием шаблонов MS Excel, возможно, еще встречается. В то же время такая организация работы отличается низкой производительностью и требует определенной квалификации сотрудников. Кроме того, отсутствие автоматизации оперативного учета не позволяет в дальнейшем анализировать данные.

В результате использования автоматизированной системы учета и оформления ЖД-накладных на одном из НПЗ производительность труда сотрудников увеличилась в несколько раз.

Уменьшение запасов на АЗС

Одним из очевидных способов снижения издержек является минимизация запасов. Эта задача типична для сбытовых предприятий, например для сети автозаправочных станций (АЗС) и нефтебазы, которая занимается их снабжением.

Автоматизация оперативного учета в сети АЗС позволяет легко получить данные в объемах реализации каждого вида нефтепродуктов по сезонам года, по месяцам и по дням недели. Полученную информацию можно использовать для определения минимально необходимого запаса нефтепродуктов и соответственно для расчета объема заказа. Заметим, что если контроль за минимальными запасами и грамотный расчет необходимых объемов поставки нефтепродуктов позволят сократить среднесуточные запасы хотя бы на 5%, то это приведет к значительному экономическому эффекту.

Предположим, что сеть состоит из 10 АЗС, при этом объем резервуаров на каждой них составляет 200 м3. Уменьшение среднесуточного заполнения резервуаров по сети в целом с 60 до 55% приводит к экономии в несколько миллионов рублей.

Во всех рассмотренных примерах в результате автоматизации оперативного учета получен экономический эффект. Это произошло потому, что решение о необходимости использовать автоматизированные системы во всех случаях принималось исходя из технологических и экономических соображений.