АСПРОМ. Управление договорами

Модуль «АСПРОМ.Управление договорами» (входит в состав ASPROM.ECM) предназначен для организации единого архива договорных документов, а также автоматизации процессов их подготовки и согласования.

Функционал

• использование типовых шаблонов для создания договорных документов
• организация централизованной регистрации и хранения договорных документов
• разграничение прав доступа к договорным документам
• автоматизация процессов согласования договорных документов
• контроль сроков согласования и исполнения договорных документов

Компоненты

• «АСПРОМ.Управление рабочими процессами»: автоматизация процессов рассмотрения, согласования и утверждения документации, а также процесса выдачи поручений и контроля их исполнения.

• «АСПРОМ.Шаблоны документов»: создание документов на основе заложенных в системе шаблонов, а также автоматическое заполнение документов, созданных на основе шаблона, значениями атрибутов карточек элементов.

• «АСПРОМ.Организационная структура»: структурированное хранилище данных о подразделениях и сотрудниках организации.

• «АСПРОМ.Замещение пользователей»: организация работы замещающего пользователя с задачами замещаемого на период отсутствия.

• «АСПРОМ.Связи»: автоматическое или ручное связывание элементов Системы, которые логически связаны между собой.

• «АСПРОМ. Электронная подпись»: подписание электронных документов квалифицированной электронной подписью.

Ведение единого электронного архива договорных документов

Все договорные документы хранятся в электронном виде в отдельной библиотеке «Реестр договоров», для которой настроено специальное представление, позволяющее удобно осуществлять поиск, фильтрацию, сортировку и группировку по любым атрибутам карточек договорных документов. Перечень отображаемых столбцов преднастроен, но доступен для редактирования самим пользователем.

Представление библиотеки «Реестр договоров»

Данное представление позволяет увидеть как сам договор, так и все связанные с ним дополнительные соглашения, а также позволяет организовать вкладки с преднастроенными фильтрами (например, по категориям или по типу договора).

Каждый договорной документ имеет свою карточку с определенным набором атрибутов. В карточке указывается первичная информация о договоре: номер, категория, даты начала и окончания действия, сумма и т.д. Набор атрибутов на карточке может динамически меняться в зависимости от различных параметров.

Возможность создания договорных документов на основании шаблонов реализована с помощью компонента «АСПРОМ.Шаблоны документов». Выделенная группа пользователей имеет права на добавление новых утвержденных руководством шаблонов договорных документов в систему. В используемых шаблонах может быть закрыт для редактирования весь текст документа за исключением переменных данных, которые автоматически подставляются из карточки документа (например, контрагент, сумма и т.д.).

К договору могут создаваться допсоглашения, приложения и другие сопроводительные документы. Все эти документы также хранятся в библиотеке «Реестр договоров». Документы комплекта создаются с карточки ведущего договора и доступны для просмотра в его карточке на вкладке «Комплект документов».

Вкладка «Комплект документов»

Контроль исполнения и оплаты

В случае если в организации присутствует необходимость контролировать по договорному документу поступление исполнительских или финансовых документов (актов, счетов и т.д.), то для этой цели в модуле «АСПРОМ.Управление договорами» предоставлена возможность планировать и отслеживать своевременное поступление таких документов и при необходимости оплату по ним.

Для любого договорного документа на вкладке «Контроль исполнения и оплаты» присутствует возможность указать, какие документы ожидаются, их плановый срок поступления/оплаты. В указанную плановую дату производится проверка, поступил ли документ (произведена ли оплата). Если документ не поступил (не оплачен), ответственный по договору автоматически уведомляется об этом.

При необходимости дополнительно могут быть разработаны механизмы синхронизации с учетными системами, в которых отслеживается оплата счетов

Автоматизация процессов согласования договорных документов

Для каждой организации можно настроить свою последовательность согласования договорных документов. В базовой поставке модуля «АСПРОМ.Управление договорами» имеется возможность настраивать согласующих для договорных документов в разрезе категорий договора.

На карточке настроечного списка «Категории договоров» указываются согласующие, утверждающий и тип маршрутизации (выбор из вариантов «Последовательная», «Параллельная»). Поддерживается интеграция с организационной структурой, т.е. назначение согласующих производится путем выбора из справочника сотрудников.

Схема согласования договора

После запуска рабочего процесса, по категории договора вычисляются согласующие. Для них, согласно заданному типу маршрутизации, формируются задачи на согласование. После того как все задачи согласующими были выполнены, если хоть один из согласующих выполнил задачу с результатом «На доработку», инициатор процесса согласования получает задачу на доработку договора. После того, как он выполнит все необходимые изменения, договор пойдет на повторное согласование. Если инициатор выполнит задачу с результатом «Прекратить согласование», процесс согласования прекращается.

Если все согласующие выполнили задачи с результатом «Согласовано», согласно категории договора определяется утверждающий. Для него формируется задача на утверждение. Если он выполняет задачу с результатом «На доработку», инициатор получает задачу на доработку договора.

Если утверждающий выполняет задачу с результатом «Утверждено», договор становится утвержденным и процесс согласования завершается.

Аналитика по договорной работе

В модуле «АСПРОМ.Управление договорами» предусмотрены аналитические отчеты по договорной деятельности в различных разрезах: отчет по количеству заключенных договоров, отчет по задержкам в согласовании и.т.д

В ходе процесса согласования договора имеется возможность построить отчет «Лист согласования», в котором выводится информация обо всех сотрудниках, согласующих договор, результатах согласования и их комментариях

В зависимости от дополнительных требований могут быть разработаны любые другие аналитические отчеты. Разработка отчетов производится с использованием SQL Server Reporting Services. Отчет может быть экспортирован на рабочее место пользователя как документ Excel, PDF и пр.