Автоматизированная система планирования, управления и мониторинга проектами

Портальное решение управления проектами – это информационная среда, которая обеспечивает:

• управленцам – своевременное предоставление отчетов и визуализацию хода проекта в целом;
• пользователям – унифицированный доступ к информации по программе и проектам, что дает возможность удобной совместной работы.

Преимущество портальной технологии в том, что она позволяет импортировать и экспортировать данные из различных систем и представлять их в едином формате посредством Web-интерфейса.

РЕШЕНИЕ

Специалисты компании Dev-House создали портальное решение, которое обеспечивает всестороннее управление задачами и программами в рамках единой интегрированной системы управления проектами. Для организации более эффективной работы был разработан интуитивно-понятный для пользователя интерфейс, который прост и удобен в работе.

Так же интерфейс предлагает ряд представлений, в которых можно увидеть всю информацию о проекте. Например, Диаграмма Ганта представляет собой изображение календарного графика задач в проекте, которая позволяет визуализировать и контролировать продолжительность этих задач.

Внедрение портала позволит сотрудникам организовать работу по управлению всеми бизнес – процессами в рамках управления проектами, мониторинга и контроля выполнения текущих задач, анализа и просмотра аналитических отчетов в разрезе индикаторов эффективности.

ОСНОВНЫЕ МОДУЛИ

Портальное решение включает в себя следующие модули:

• Управление Программой
• Управление программой включает в себя следующие функции:

1. Создание и заполнение всех необходимых атрибутов карточки программы
2. Привязка к программе индикаторов, по которым будет оцениваться эффективность данной программы. В карточке программы для индикатора Пользователь может задать базовое и плановое значение индикатора в разрезе необходимых периодов. Плановые значения указываются для всех периодов, по которым должен собираться индикатор. Плановое значение индикатора может быть задано для разных уровней сбора: на уровне программы, области, подписанного договора с исполнителем. Задав плановое и базовое значение, пользователь в дальнейшем по завершении программы пользователь будет иметь возможность отследить разницу запланированного и достигнутого значения. Построить тренд изменения величины индикатора от периода к периоду, сформировать отчет.
3. Управление отчетами по программе, формирование отчета для глобального фонда по ключевым индикаторам, указанным на карточке программы. Формирование отчета по программе осуществляется в конце периода, после завершения программы. В отчете прописаны значения по индикаторам, которые указаны в карточке программы.
4. Управление задачами и подзадачами в рамках программы. В рамках управления задачами осуществляется выполнение схожих с программой функций, таких как привязка индикаторов, характеризующих эффективность выполнения данной задачи, формирование отчета, представление задачи и связанных с данной задачей подзадач ввиде Диаграммы Ганта, управление договорами по задаче и отчетами по каждому этапу договора в разрезе необходимых индикаторов.
5. Управление договорами. Управление договорами подразумевает под собой ведение и хранение договоров. Карточка Договора является связующим звеном между карточкой программы и карточкой задачи. В атрибутах карточки договора прописываются, в том числе и ресурсы, которые будут выполнять работы по выполнению данной программы. Пользователь системы имеет возможность попадать в карточку договора как из Карточки программы, так и из Карточки Задачи.
6. Отчет по этапу договора формируется в конце завершения каждого отдельного этапа договора. В отчете прописываются значения по индикаторам, которые указаны в карточке программы и в карточке задачи. Индикаторы характеризующие эффективность выполнения договора собираются из индикаторов, которые прописаны в карточках задач, подзадач, мероприятий, которые полностью завершены к концу данного этапа.
7. При привязки индикаторов к отчету пользователь задает частоту расчета индикатора и привязывает этот расчет либо к целому периоду этапа, либо к временной шкале (раз в неделю, раз в месяц, раз в квартал и т.д). Это позволяет получать точные значения индикаторов без нарушения математической логики их расчета.
8. Управление индикаторами. Управление индикаторами эффективности реализации осуществляется на всех уровнях – на уровне программы, задачи, подзадачи, этапа договора. В системе существует понятие карточки индикатора – на которой прописывается вся необходимая информация об индикаторе, логика его расчета и методология сбора. Далее при заведении карточки программы, задачи, подзадачи, или карточки этапа договора из справочника индикаторов выбирается нужный индикатор и привязывается к карточке.
9. Управление закупками. Модуль управления закупками включает в себя следующие разделы:
10. Управление справочником товаров (данный раздел описан выше)
11. Управление справочником складов
12. Отслеживание запасов на складах
13. Управление заказами поставки
14. Управление перемещением товаров между складами
15. Управление списанием товаров
16. Управление отчетами
17. Формирование необходимых отчетов осуществляется на всех уровнях – программы, задачи, подзадачи, этапа договора.

Решаемые порталом задачи можно систематизировать следующим образом:

• Создание унифицированной базы данных индикаторов, мероприятий и материалов, относящихся к программе;
• Осуществление сбора, хранения и обработки информации о ходе реализации программы и достижении плановых показателей и её верификации;
• Создание унифицированной базы данных индикаторов, мероприятий и материалов, относящихся к программе;
• Осуществление сбора, хранения и обработки информации о ходе реализации Программы и достижении плановых показателей и её верификации;
• Формирование отчетов о ходе реализации программы в регионах и на Федеральном уровне, отчетов по проведенной оценке программы и других отчетов, необходимых для управления Программой.

Преимущества

Внедрение портала позволит:

• создать единое информационно-управленческое пространство, которое интегрирует работу всех территориально-удаленных участников процесса;
• сократить трудоемкость взаимодействия всех участников процесса учета и согласования отчетов по программе, задачам, подзадачам, этапам договоров;
• обеспечить современный уровень управления информацией, гарантировать ее достоверность и актуальность, сократить время на ее поиск;
• создавать отчеты, которые являются эффективным инструментом анализа информации и принятия решений на ее основании;
• сделать работу пользователей намного проще за счет понятного и удобного интерфейса .