БОСС-Референт.bpm

Идея создания продукта БОСС-Референт.bpm: финансовый документооборот была подсказана рынком. Докризисный период укрупнения организаций привел к пониманию, что наиболее целесообразной схемой обработки первичной финансовой документации в территориально распределенных структурах является организация централизованной бухгалтерии. Для этого, как правило, на базе одного из офисов создается бухгалтерский отдел, отвечающий за сбор документов (счетов, счетов-фактур и прочих) со всех филиалов организации и их обработку. Однако без использования средств автоматизации такая схема не дает ощутимого сокращения затрат на ведение учета — возникают задержки в процессе сбора документов, потери при передаче и хранении, сложности с поиском документов и подготовкой отчетности.

Для решения данных задач командой БОСС-Референт разработан продукт БОСС-Референт.bpm: финансовый документооборот. В основе продукта мощная платформа одного из лидеров рынка, компании IBM — FileNet, предназначенная для работы с большими объемами данных.

Логика работы с приложением предполагает, что в каждом филиале ответственный сотрудник (без специального бухгалтерского образования) вносит в систему скан-образы первичных документов. Специалист центра обработки — централизованной бухгалтерии — получает из системы уже распознанный и атрибутированный документ, производит его проверку и проводку в бухгалтерской системе. Ускорить работу помогает встроенная интеграция БОСС-Референт.bpm: финансовый документооборот с основными ERP-системами и учетными приложениями (SAP, Oracle, 1C и другими).

Изучение результатов использования системы для централизованной бухгалтерии в крупных российских предприятиях позволило зафиксировать положительный экономический эффект, выражающийся в следующих показателях:

• не менее чем на 30% сокращается трудозатраты сотрудников финансовых подразделений за счет исключения операций, связанных с ручной обработкой и копированием бумажных финансовых документов;
• не менее чем на 50% уменьшается вероятность ошибок в управленческом и налоговом учете, приводящих к применению штрафных санкций со стороны государственных контролирующих органов;
• отпадает необходимость в закупке дорогостоящей вычислительной техники для параллельной обработки финансовой документации и происходит освобождение офисной площади от шкафов с архивами бумажных документов, что может дать экономию в десятки миллионов рублей ежегодно.