Евфрат Документооборот

система электронного документооборота, позволяющая построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации. «ЕВФРАТ-Документооборот» содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота в любой компании, независимо от численности и формы собственности, и рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, секретариата или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков. Разработчиком системы является российская компания Cognitive Technologies.

Описание и возможности

«ЕВФРАТ-Документооборот» — система электронного документооборота корпоративного уровня, совмещающая в себе отлаженность и готовность к работе коробочного продукта и гибкость проектного решения. Благодаря этому система, с одной стороны, готова к быстрому вводу в эксплуатацию, что обеспечивает быструю отдачу от инвестиций во внедрение СЭД, а с другой содержит инструменты адаптации, которые позволяют учесть специфику деятельности конкретного предприятия и используемых им информационных систем в рамках «мини-проектов». В настоящее время система установлена более чем в 3000 организаций.

Функционал системы позволяет решать различные задачи работы с документами (автоматизация делопроизводства и организация корпоративного документооборота):

• автоматизировать регистрацию документов и заданий;
• обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;
• осуществлять мгновенный поиск информации;
• контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;
• проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет
• формирования различных журналов и отчетов;
• организовать долговременное хранение документов организации;
• обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.

Подсистема взаимодействия удаленных серверов, реализованная в системе «ЕВФРАТ-Документооборот», позволяет создать единый и прозрачный корпоративный документооборот в территориально-распределённой структуре. Имеется возможность не только обмениваться документами между филиалами, но и выдавать и контролировать исполнение заданий и поручений, а также получать отчеты об их выполнении. Кроме этого, наличие внутренней почты позволяет сотрудникам удалённых офисов быстро общаться между собой и отправлять документы по электронной почте внешним адресам с использованием почтовых программ.

Архитектура системы

Система «ЕВФРАТ-Документооборот» имеет клиент-серверную архитектуру. Подобный подход позволяет развивать функциональность системы, не производя полного пересмотра программного кода, и обеспечивает ей гибкость, масштабируемость, безопасность и надёжность. Благодаря дополнительному модулю «WEB-сервер» доступ к системе может осуществляться через Интернет. В качестве базы данных используется СУБД собственной разработки – НИКА, которая поставляется вместе с продуктом, либо промышленная СУБД MS SQL Server 2005 и 2008. В рамках проектов возможно использование СУБД Oracle и DB/2.

Модули

Система «ЕВФРАТ-Документооборот» состоит из 8 базовых и 2-х дополнительных модулей. Базовые модули включают все необходимое для организации полноценного электронного документооборота, включая встроенный инструментарий, позволяющий адаптировать систему к требованиям организации без привлечения специалистов компании-разработчика. Базовые модули: АРМ «Пользователь» - универсальное рабочее место доступа к системе; АРМ «Администратор» - средство настройки и администрирования системы; «Графический дизайнер маршрутов» - инструмент для проектирования типовых процессов обработки документов в организации; «Дизайнер форм» - средство настройки регистрационно-контрольных карточек; «Менеджер журналов и отчетов» - инструмент для настройки шаблонов отчетов по деятельности организации; Модуль ЭЦП, модуль «Монитор безопасности» - средства настройки ЭЦП и протоколирования действий пользователей; «Почтовый клиент» - средство работы с сообщениями электронной почты. Дополнительные модули системы: «Web-сервер» - дает возможность работать с документами и поручениями при помощи web-браузера через протоколы http и https, позволяя организовать доступ к системе как для отдельных сотрудников, работающих с документами вне офиса, так и для удаленных подразделений с небольшим штатом. В качестве Web-сервера может использоваться как отдельный компьютер, так и компьютер, выделенный для использования в качестве сервера самой системы. APM «Архивариус» - предоставляет средства автоматизации процессов списания и долговременного хранения документов, вышедших из оперативного обращения. Модуль поддерживает принятую в организации номенклатуру дел, а также связь с оперативными документами.

Стандартная конфигурация

В комплект поставки системы ЕВФРАТ-Документооборот уже входят стандартные настройки, позволяющие в короткие сроки самостоятельно автоматизировать типовой контур документооборота. Регистрационно-контрольные карточки (РКК) документов, предназначенные для учета различных типов документов: Входящие документы Исходящие документы Внутренние документы Договоры Служебная записка Шаблоны журналов, справок и отчетов: Журнал входящих документов Журнал исходящих документов Журнал внутренних документов Общий журнал по потокам документов Отчёт о выполнении документов по потокам Отчет по документам, которые надо выполнить Отчет о выполнении поручений Отчёт по поручениям, которые надо выполнить Общий отчёт по потокам документов

Преимущества

Преимущества системы «ЕВФРАТ-Документооборот» как коробочного решения: Полнота комплекта поставки; Отлаженность и стабильность работы; Готовность к внедрению «по клику» (установка «ЕВФРАТ-Документооборот» занимает менее 10 минут); Отсутствие необходимости в дорогостоящем консалтинге; Проработанность методик обучения работе в системе и ее сопровождения; Лёгкость администрирования и настройки; Низкая стоимость владения системой. Преимущества системы «ЕВФРАТ-Документооборот» как проектного решения: Высокая масштабируемость за счет работы на промышленной СУБД MS SQL; Широкие возможности интеграции СЭД в инфраструктуру предприятия; Создание индивидуальных конфигураций системы и специализированных рабочих мест; Возможность решения уникальных задач заказчика. Кроме этого, система «ЕВФРАТ-Документооборот» также обладает рядом преимуществ, таких как: Соответствие нормативным требованиям российского делопроизводства, требованиям стандарта ISO 9000 и рекомендациям WfMC (Workflow Management Coalition); Конкурентные лицензии, не ограничивающие количество рабочих мест системы; Встроенные средства сканирования и распознавания объектов с поддержкой потокового ввода документов, включая уникальную технологическую разработку компании Cognitive Technologies – технологию DragRecog (распознавание «на лету»); Широкие возможности поиска документов, в том числе с применением морфологического анализа текста; Поддержка версионности файлов, позволяющей отслеживать изменения в документе на всех стадиях его жизненного цикла; Развитая система напоминаний и уведомлений с возможностью дублирования сообщений на электронную почту; Гибкие возможности управления правами доступа, в том числе и с использованием пользовательских «ролей»; Применение сертифицированных средств криптографического шифрования и использование электронной цифровой подписи (ЭЦП); Возможность использования АРМ «Мобильный клиент», адаптированного для работы в системе с нетбуков, КПК, телефонов и других мобильных устройств; Интеграция с MS Office 2003-2007, проводником MS Windows, MS Exchange, OpenOffice, Active Directory, 1С, поддержка работы в Windows Vista; Открытый API для разработки интеграционного программного обеспечения на платформе системы «ЕВФРАТ-Документооборот».

Программно-аппаратные требования:

Минимальные программно-аппаратные требования к клиентской части системы «ЕВФРАТ-Документооборот», необходимые для ее нормального функционирования: Персональный компьютер на базе процессора Intel Pentium III; 256 Mb оперативной памяти; от 180 Mb свободного дискового пространства; Операционная система MS Windows 2000/XP/Vista с поддержкой русского языка; Web-браузер Microsoft Internet Explorer v. 6.0 и выше; Для работы в локальной сети на всех компьютерах, участвующих в работе, должен быть установлен сетевой протокол TCP/IP. Минимальные программно-аппаратные требования к серверной части: Персональный компьютер на базе процессора Intel Pentium IV; 1 Gb оперативной памяти; 15 Gb свободного дискового пространства; Операционная система MS Windows 2000/XP/Vista и MS Windows Server 2003/2008 с поддержкой русского языка; Web-браузер Microsoft Internet Explorer v. 6.0 и выше; Для работы почтового клиента системы «ЕВФРАТ-Документооборот» необходимо наличие протокола POP3.

Скачать демо-версию системы «Евфрат» v.15

Подробнее о системе электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов «Евфрат» читайте на сайте www.evfrat.ru