КС-Консалтинг: Повестки заседаний

Подсистема «Повестки заседаний»

Повестки заседаний - дополнительный компонент системы электронного документооборота «ДЕЛО». Разработанный компанией Корпоративные Системы – Консалтинг (КС-Консалтинг)

Совещания, заседания, различные формы коллегиальных собраний, где принимаются нормативные акты и решаются стратегические вопросы, занимают значительное место в деловых процессах. Как правило, заседания проходят в соответствии с предварительно согласованным перечнем вопросов (повесткой).

Автоматизированные системы управления совещаниями помогают:

• эффективнее организовать процесс подготовки совещания (обеспечивают сокращение временных и материальных затрат);
• провести заседание в удобном формате (с доступом к актуальным материалам совещания в электронном виде);
• оптимизировать работу с итогами заседания (принятыми решениями, поручениями, утвержденными документами).

Подсистема «Повестки заседаний» разработана «КС-Консалтинг» и предназначена для автоматизации работы с повестками в крупных организациях, где процесс подготовки и проведения совещаний достаточно жестко регламентирован. Подготовка к таким заседаниям занимает значительно больше времени, чем само мероприятие, и предусматривает выполнение ряда обязательных процедур:

• формирование повестки заседания (перечня вопросов для обсуждения);
• создание проектов документов, которые предполагается обсудить на заседании;
• согласование (визирование) проектов документов с заинтересованными сторонами;
• рассылка повестки и проектов документов участникам заседания;
• рассылка изменений к повестке и т.д.

Компонент «Повестки заседаний» предназначен для обеспечения, как предварительной работы участников совещания над повесткой, так и в ходе мероприятия. На этапе подготовки совещания подсистема «Повестки заседаний» помогает организовать в СЭД «ДЕЛО» формирование и рассылку повесток. После завершения этапа предварительных работ, подсистема «Повестки заседаний» автоматически формирует и выгружает из базы данных СЭД актуальную информацию о перечне вопросов, докладчиках и участниках заседания, содержании документов, необходимых для рассмотрения в ходе совещания.

Дальнейшую работу с готовыми повестками обеспечивает мобильное приложение «Повестки заседаний».

Мобильное приложение «Повестки заседаний» представляет собой современную альтернативу бумажному пакету документов, которым оперируют участники заседаний. Но в отличие от классической «бумажной» повестки, оно имеет ряд преимуществ:

• удобство использования,
• экономичность,
• доступность и наглядность информации,
• исключение возможности порчи или утраты бумажных копий документов и др.

Интерфейс мобильного приложения «Повестки заседаний»

Интерфейс мобильного приложения «Повестки заседаний»

Приложение работает преимущественно на планшетных компьютерах и ноутбуках под управлением операционной системы Windows 8 pro.

Подсистема помогает использовать действующие процедуры согласования/визирования документов в СЭД, экономит временные и материальные ресурсы, затрачиваемые на подготовку совещаний.