КомпасПлюс: Регистратура санатория

Для автоматизации отделов бронирования и размещения отдыхающих фирма "КомпасПлюс" (1С:Франчайзи, г. Пятигорск) разработала на платформе "1С:Предприятие 8" прикладное решение "КомпасПлюс: Регистратура санатория". При разработке программного продукта был проанализирован и учтен опыт, полученный при автоматизации более 20 санаториев Кавказских Минеральных Вод.

Решение позволяет автоматизировать учет номерного фонда, процедуру предварительного бронирования, в том числе группового с заездом по графику, а также расселение отдыхающих. Значительно облегчают работу с программой сервисы, позволяющие получать графическое представление занятости номерного фонда, а также выполнять автоподбор номеров. Рассмотрим некоторые возможности прикладного решения более подробно.

Автоматизация отдела маркетинга

В функции отдела маркетинга входят бронирование номеров и формирование счетов на оплату для частных лиц, коммерческих и бюджетных организаций, туристических фирм, а также дилеров-распространителей путевок. Кроме того, отдел маркетинга составляет графики заезда отдыхающих и контролирует во избежание перегрузки занятость номерного фонда.

Бронирование номеров выполняется с помощью документа "Заявка на бронь", в котором определяются сроки заезда и категория выбранной услуги, например одноместный или двухместный номер и т.д. В документе также указываются сведения о заказчике и отдыхающих, фиксируется категория заказчика – "Бюджет", "Хозрасчет", "Дилер" и другие данные.

Для оптимизации работы специалиста отдела маркетинга используется форма "Диаграмма занятости номеров", в которой графически отображается занятость всех номеров по дням в выбранном периоде в разрезе корпусов, этажей и категорий. Кроме того, ускорить работу позволяет механизм группового бронирования, предусмотренный в документе "График", а также автоматический подбор номеров. При автоподборе номеров учитываются такие параметры, как срок заезда, категория услуги, пол и возраст отдыхающего, наличие или отсутствие согласия отдыхающего на подселение. В процессе автоподбора система позволяет минимизировать количество номеров, которые остаются свободными между заездами.

В системе реализован механизм для автоматического снятия "просроченной" брони, заезд по которой не состоялся на заданную дату. При этом снятие брони выполняется по правилам, которые определены в настройках для каждой категории заказчиков.

Для формирования счетов на оплату предназначен документ "Счет". Программа предусматривает создание как счета на основании документа бронирования, так и документ бронирования на основании счета. Отражение в системе планируемой занятости номерного фонда для иных целей, например для ремонта, размещения командированных сотрудников, выполняется с помощью документа "Прочая занятость номеров".

Получить информацию о существующей брони в разнообразных разрезах позволяет универсальный отчет по забронированным номерам, созданный с использованием гибкой системы компоновки данных платформы "1С:Предприятие 8".

Автоматизация регистратуры

Факт заезда отдыхающего в санаторий фиксируется в системе посредством документа "Регистрация отдыхающего", в котором указываются даты планового и фактического заезда, а также предполагаемого выезда, категория услуги, сведения о плательщике и отдыхающем. В случае заезда по брони документ "Регистрация отдыхающего" можно создать на основании документа "Заявка на бронь".

Использование общих механизмов по учету номерного фонда позволяет контролировать занятость номеров и заселять отдыхающего непосредственно в забронированный номер. Возможна ситуация, в которой отдыхающего заселяют в номер, который забронирован для другого клиента. В этом случае система обеспечивает поиск аналогичного номера среди свободных и перенос брони клиента на найденный номер.

В прикладном решении предусмотрена возможность учета гостиничных услуг, в том числе почасового проживания, а также услуг питания – "Завтрак", "Обед", "Ужин" и "Дополнительное VIP-питание".

Для изменения срока или условий проживания используется документ "Заявление", который позволяет оформить такие операции, как переселение, продление путевки, досрочный отъезд, временная отлучка и восстановление проживания после отлучки. Расчет сумм доплаты или возврата в документе выполняется автоматически. Предусмотрено корректное отражение ситуаций, в которых путевку оплачивает организация, а доплату осуществляет отдыхающий. Программа позволяет оформлять и получение оплаты за путевку от нескольких плательщиков.

С помощью универсального отчета "Список отдыхающих" можно получить информацию об отдыхающих, которые заехали, выехали или проживали в указанном периоде в различных разрезах. Отчет можно сформировать, например, в виде обычного журнала регистрации отдыхающих или ведомости заездов по контрагентам. Можно также получить список детей отдыхающих, именинников, сводные отчеты по регионам или социальным статусам и т.д. В отчетах "Сводка и движения" и "Табель" представлена информация о движении отдыхающих по дням в указанном месяце, а также о проведенных койко-днях.

Учет реализации услуг

Для получения сведений о реализованных услугах в суммовом выражении применяется "Сводный отчет по реализации услуг". Заметим, что достаточно часто даты заезда и выезда отдыхающего по путевке попадают в разные налоговые периоды. В то же время при учете услуг необходимо исходить из количества койко-дней, фактически предоставленных отдыхающему в данном периоде. Это означает, что часть койко-дней по "переходящей" путевке будет относиться к одному периоду, а другая часть дней – к последующему. В "Сводном отчете по реализации услуг" предусмотрено разделение "переходящих" путевок по периодам, ведется подсчет койко-дней, которые были фактически реализованы в каждом периоде. Данный отчет также является универсальным и формируется во многих разрезах.

Предусмотренная в программе выгрузка данных в прикладное решение "1С:Бухгалтерия предприятия 8" позволяет отразить в бухгалтерском учете фактическую реализацию услуг, а также списать использованные бланки строгой отчетности.

Решение "КомпасПлюс:Регистратура санатория" получило от фирмы "1С" сертификат "Совместимо! Система программ "1С:Предприятие".