ЛотЭксперт SRM

ЛотЭксперт SRM — это программное решение, предназначенное для комплексной автоматизации управления закупками и процессами материально-технического снабжения в коммерческих и государственных предприятиях, организациях, холдинговых структурах (SRM — Supplier relationship management).

Специальная версия системы предлагается для организаций, осуществляющих закупки по Федеральному закону от 18.07.2011 №223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц».

ЛотЭксперт SRM автоматизирует полный цикл управления закупками, от планирования расходов до контроля исполнения договоров, аналитики и отчетности. В составе программного комплекса предусмотрено также решение для построения корпоративной электронной торговой площадки.

Полный цикл управления закупками

Система обеспечивает возможность отслеживания жизненного цикла закупки от этапа планирования потребностей до фактической поставки товара на склад Заказчика. При этом все этапы связаны воедино, всегда можно просмотреть, как, к примеру, проходило согласование заявки или были ли разногласия по вопросу у членов закупочной комиссии. Система визуализирует весь жизненный цикл закупки в интуитивно понятно интерфейсе, предоставляя удобный механизм для работы как сотрудников закупочного подразделения, так и контролирующих служб (безопасность, финансовый контроль и прочие).

Кроме того, ЛотЭксперт SRM обеспечивает возможность контроля регламентных сроков по каждому этапу закупки, отражает процесс согласования с фиксацией даты и времени прошедших согласований и прогноз предстоящих.

Планирование закупок и контроль бюджета

При внедрении в организации процессов планирования закупок подразделения формируют в системе планы закупок (потребностей) в привязке к корпоративному номенклатурному классификатору, статьям расходов и, при необходимости, общероссийским классификаторам. Планы (планы-графики) закупок проходят необходимые процедуры согласования через электронный документооборот, по результатам формируется сводный план закупок предприятия, может осуществляться консолидация по однотипным потребностям с применением эвристических алгоритмов.

Интеграция с бюджетной системой/ERP позволяет осуществлять автоматический контроль расходов по лимитам финансирования — как на этапе планирования, так и непосредственно при осуществления закупок.

Сбор потребностей и формирование закупок

Электронная система корпоративных закупок автоматизирует деятельность централизованных дирекций по снабжению, позволяет получать от подразделений-заказчиков сведения о потребностях, заявки на закупку, осуществлять согласование заявок на закупку, контролировать их на соответствие плану закупок (в зависимости от регламента закупочной деятельности).

На этом этапе может также осуществляться процесс резервирования под закупку денежных средств в бюджете, посредством формирования и согласования заявок на затраты на сумму лота. После заключения договора оплата производится именно из зарезервированных на этапе заявки на закупку затрат, таким образом обеспечивается финансовый контроль в части непревышения зарезервированных под закупку денежных средств.

Кроме того, система позволяет проводить консолидацию однотипных потребностей нескольких подразделений, предприятий холдинга, чтобы получить наибольшие скидки за счет больших консолидированных объемов поставки.

Проведение конкурентных закупочных процедур

Корпоративная система закупок обеспечивает подготовку и проведение электронных и «бумажных» конкурентных закупочных процедур, тендеров, с учетом всех особенностей закупочной деятельности организации.

ЛотЭксперт реализует передовые практики закупок, применяемые в снабженческой деятельности крупных предприятий и холдингов в России и за рубежом.

Решение поддерживает возможность критериальной оценки предложений, в том числе, с привлечением экспертной группы, полностью автоматизирует деятельность закупочных (тендерных) комиссий, позволяет автоматически формировать различные документы, а также осуществлять электронное согласование закупочной документации и протоколов с контролирующими подразделениями.

Заключение и контроль исполнения договоров

На стадии заключения договоров, система обеспечивает формирование детальной карточки договора, позволяет автоматически генерировать текст договора с победителем закупочной процедуры (тендера), осуществлять согласование договора с заинтересованными или контролирующими подразделениями. Возможно формирование спецификации договора с привязкой к корпоративному классификатору закупаемых номенклатурных единиц.

Для рамочных договоров поддерживается возможность учета заказов к договору, формирование спецификации на поставку на базе спецификации договора, контроль непревышения по суммам и объемам поставки.

ЛотЭксперт SRM обеспечивает централизованное ведение реестра договоров, формирование графика оплат и начислений, учет фактического исполнения договоров, отгрузки и оплаты, позволяет осуществлять оперативный анализ состояния текущих договоров. Поддерживается интеграция с системами бухгалтерского учета, в том числе на базе решений «1С».

Сквозной анализ и контроль процессов снабжения

Многофункциональный аналитический модуль предоставляет возможность всестороннего анализа результатов закупок, формирования интерактивных отчетов с фильтрацией по различным критериям. Предусмотрен визуальный конструктор отчетов.

Важным преимуществом внедрения решения в холдинговых структурах является оперативный управленческий контроль за закупками предприятий холдинга и их эффективностью. Аналитические инструменты позволяют в режиме реального времени контролировать объемы и номенклатуру закупок, отслеживать показатели конкуренции и экономии, исполнение SLA, c детализаций до подразделений и отдельных закупщиков.