Технологика: Система Электронного Документооборота

Система электронного документооборота (СЭД) - бизнес-решение, позволяющее автоматизировать документооборот и делопроизводство организации любой специфики и масштаба. СЭД значительно облегчают и ускоряют работу с документами, ведь часто поиски нужного документа или организация электронных документов в папки на компьютере отнимают драгоценное рабочее время. С решением компании «Технологика» рабочий процесс только выиграет.

СЭД, разработанная компанией «Технологика», базируется на платформе Microsoft SharePoint, что автоматически означает возможность ее интеграции с продуктами Microsoft, а также с продуктами, разработанными на технологиях Microsoft.

Основным преимуществом нашего решения является то, что можно быстро автоматизировать следующие процессы предприятия:

• Согласование договоров;
• Организационно-распорядительный документооборот (ОРД);
• Регистрацию входящих и исходящих документов.

В масштабах всей организации или отдельных подразделений, можно оптимизировать процессы документооборота: создания, обработки, рассылки и хранения документов практически любых форматов и типов.

В нашей системе СЭД предусмотрен очень простой интерфейс. На ознакомление с системой у пользователей обычно уходит до 2 дней. Этого достаточно, чтобы начать полноценную работу в системе.

Ключевые преимущества СЭД от Технологики»

• Структурирование документов по папкам;
• Документ в системе - это не один файл, а объект под названием «Карточка документа». В нём сосредоточена вся информация о документе – набор файлов, связанных с документом поручений и др.;
• Отслеживание версионности у документов и карточек - функция, позволяющая заглянуть в историю изменений документа. Для каждой версии указан автор, дата и время;
• Сервис для документов внутренней переписки - служебных записок и писем. Письма имеют форму, имитирующую нормативный вид внутренних документов. Документ создается и регистрируется в системе автоматически на основе данных в карточке;
• Бизнес-процессы - в СЭД предусмотрены типовые рабочие процессы – согласование, исполнение и ознакомление с документом. Рабочие процессы по документам настраиваются в ходе внедрения СЭД в организации в зависимости от ее специфики;
• Шаблоны документов – для утвержденных форм документов в организации удобно создать в системе шаблоны документов, чтобы у сотрудников был к ним доступ, и им не приходилось искать ранее созданные документы подобного типа, а затем править их, создавая на их основе новый документ;
• Электронная цифровая подпись документа - реализована для защиты документов от фальсификации. Подпись подтверждает авторство документа и защищает его содержание от искажения;
• «Умные» папки - любой документ достаточно перетащить в «умную» папку, расположенную на рабочем столе, и он автоматически появится в СЭД в разделе с черновиками и заполненными полями Карточки документа;
• Система уведомлений – пользователь может получать на почту уведомления о новых поручениях, об изменении статуса поручения, о сроке выполнения и т.д. Через ссылку в уведомлении можно переходить к поручению для его выполнения. Какие уведомления получать, пользователь может настроить сам;

и т.д.

Поручения по документам

Внедряя себе нашу СЭД, заказчик, по сути, получает два продукта: СКИП и СЭД. Зачем это сделано? Как известно, работу с документами, да и не только с ними, легче организовать с помощью задач. Так проще планировать время на их выполнение и контролировать их исполнение. Ознакомление, исполнение и согласование – стандартные процедуры, которые обычно касаются документов.

Когда в СЭД отправляется документ, с которым нужно ознакомиться, согласовать или исполнить, в системе автоматически заводятся рабочие поручения по согласованию, ознакомлению, исполнению. Все они отображаются в разделе СКИП в интерфейсе СЭД.

Особенностью нашей СЭД, выгодно отличающей её от других систем, является то, что в разделе СКИП можно заводить не только связанные с документами поручения. Можно ставить задачи и выдавать поручения, связанные с другими рабочими процессами, не имеющими под собой документальной основы.