Alvex

Alvex — решение на базе Alfresco для управления контентом, проектами и бизнес-процессами организации. Alvex решает задачу объединения жёстких бизнес-процессов, описанных строгими регламентами, и реальных ежедневных задач, многообразие и динамические связи которых не укладываются в формальные схемы.

Alvex 2.0

Alvex 2.0 — открытое решение на платформе Alfresco, ориентированное на управление проектами и кейсами (Adaptive Case Management, Agile Project Management). Версия 2.0 сохраняет все возможности Alvex 1.х по управлению документами и бизнес-процессами и вносит принципиально новые возможности. В версиях 1.х подход к бизнес-процессам был традиционным, ориентированным на конвейерную работу, — работа строится именно вокруг процессов (регламентов), сотрудники выполняют задачи по мере их поступления^[1].

Версия 2.0 смещает акцент с процедур на цели, вводя для этого кейсы и проекты. Процессы, задачи, документы, события могут быть привязаны к кейсам, формируя тем самым картину реальной работы (см. рисунок). Структуру конкретного кейса формирует сотрудник, который за него отвечает. В зависимости от ситуации можно использовать строгие регламенты и процессы (BPM), гибкие контрольные списки (ACM) или их сочетание в рамках одного кейса. Планирование может быть иерархическим, в этом случае менеджер проекта формирует общий вид плана, а назначенные исполнители уточняют структуру своих этапов. Иерархическое планирование позволяет получить сквозную картину от стратегических целей до рутинных задач, обеспечивающих их выполнение.

Бизнес-пользователям кейсы позволяют видеть контекст текущей задачи — откуда она возникла, какова история работы по проекту в целом, кто из коллег в него вовлечен на данный момент и чем занят. При завершении той или иной задачи автоматически обновляется статус всего кейса, что дает актуальную картину, насколько успешно идет работа.

Руководителям верхнего звена ориентация на кейсы позволяет получить более объективную картину работы организации. Сравните сами, что более понятно и информативно: `в срок выполнено 94% задач, 2% задач просрочены более чем на неделю` или `проект выбивается из графика, просрочено заключение договора, ответственный Иванов, встреча по договору запланирована на завтра`.

Разумеется, разные задачи требуют разных подходов. Иногда конвейерный BPM будет самым правильным вариантом. В некоторых случаях любые продукты общего назначения неуместны и нужны специализированные отраслевые решения. Тем не менее кейс-менеджмент на данный момент активно востребован рынком в силу своей гибкости и легкости при внедрении по сравнению, например, с комплексным ERP-проектом.

Alvex 1.4

Используя электронную почту или телефон для того, чтобы уведомить коллегу о новой задаче, или отправляя ему новую версию документа по почте, очень легко забыть о задаче и о документе сразу после того, как письмо отправлено или разговор закончен.

Alfresco позволяет запускать бизнес-процессы и следить за текущими задачами. Alvex дает возможность строить отчеты по задачам и бизнес-процессам - сколько задач у каждого сотрудника сейчас, сколько кто выполнил дел за заданный период, какое среднее время прохождения бизнес-процесса заданного типа. Если не хватает стандартных отчетов - можно добавить свои.

Более того, Alvex позволяет связывать бизнес-процессы между собой и строить визульное дерево связанных процессов, чтобы всегда иметь возможность разобраться с тем, что происходит в сложном случае, который не удается уложить в один шаблонный процесс.

• Компонент Отчеты и аналитика показывает текущую загрузку и эффективность работы вашей команды.
• Теперь Alvex включает возможность не только создавать связанные процессы, но и увидеть все дерево связанных процессов в наглядном виде, что помогает не запутаться в задачах при динамическом построении бизнес-процессов.
• История бизнес-процессов для документа позволяет понять, в каких задачах и процессах участвовал документ, и чем закончилась его обработка в прошлый раз.
• Alvex включает модуль оргструктуры с версии 1.2. Теперь вы можете синхронизировать вашу оргструктуру из стороннего сервера каталогов: Active Directory, OpenLDAP или Oracle Directory Server.
• Теперь при заполнении карточек документов в реестрах можно использовать данные из справочников. Справочники можно вести в Alvex, а можно синхронизировать из внешних систем, таких как 1С.

Также вместе с Alvex 1.4 появилась новая модель лицензирования Alvex для небольших компаний (меньше 100 сотрудников). Теперь такие компании могут приобрести подписку на Alvex не по числу серверов, а по числу пользователей системы.

Alvex 1.3

Динамические процессы и связи между бизнес-процессами

Если вам не удается подстроить реальную жизнь под строгий BPM, значит нужно изменить подход. Если жизнь сложна, динамична и многоварианта — система должна позволять адекватно ее описывать. Alvex дает возможность выстраивать путь конкретного процесса непосредственно в ходе его выполнения, но при этом следить за тем, чтобы обязательные этапы и контрольные сроки не были нарушены.

Структура компании — удобство управления и использования

Alvex позволяет задать структуру вашей компании в Alfresco. Вы можете создать любую иерархию филиалов, департаментов и отделов, какой бы запутанной она не была. Опишите роли сотрудников в подразделениях, добавьте туда самих сотрудников, назначьте им руководителя и администратора ветки оргструктуры. Дальше при работе с задачами и бизнес-процессами можно искать сотрудников не только по имени, но и по должности или роли в организации.

Вы можете заполнять оргструктуру через веб-консоль администратора, можете использовать свои скрипты, работающие с оргструктурой через Java, JavaScript или REST API. Руководитель подразделения оргструктуры может контролировать исполнение задач своими подчиненными, а администратор ветки оргструктуры может создавать новые подразделения, удалять или добавлять новых сотрудников, назначать им роли и настраивать подразделения в рамках своей ветки оргструктуры без доступа к консоли администратора Alfresco.

Функция "Мои заместители" позволяет сотрудникам назначать заместителей для выполнения задач на время их отсутствия в офисе.

Назначение задач по ролям позволяет администраторам системы при создании новых бизнес-процессов в системе использовать возможность назначения задач пользователям с конкретной ролью. Например, вы можете назначать задачи в рамках бизнес-процесса "Одобрение счета" финансовому директору. Финансовый директор может смениться, а задачи без какой-либо перенастройки системы будут приходить правильному новому сотруднику.

Сквозной документооборот коллегиальных органов

Если собрание директоров, комитеты и другие коллегиальные органы в вашей компании по-прежнему используют бумажный способ принятия от сотрудников заявок на рассмотрение на заседании, а потом вручную составляют повестку заседания и его протокол, то Alvex поможет им исправить это упущение. Alvex 1.3 Enterprise включает в свой состав модуль организации сквозного документооборота коллегиальных органов, который позволяет:

• создать специальный сайт коллегиального органа в Alfresco
• назначить даты заседаний и сформировать повестку
• обрабатывать запросы сотрудников на рассмотрение их вопросов на заседаниях коллегиального органа и добавлять их в повестку заседания в один клик
• ввести результаты рассмотрения вопроса на заседании в систему
• автоматически сформировать протокол заседания и выписки по всем рассмотренным вопросам
• согласовать протокол заседания со всеми членами коллегиального органа и разослать выписки из протокола заявителям и исполнителям

Регистрация документов, ведение реестров, справочники

Для многих компаний реестры документов являются неотъемлемой частью организации рабочего процесса. В Alvex присутствуют базовые возможности канцелярии, такие как возможность ведения реестров различных типов и регистрация документов.

В рамках модуля доступны следующие возможности:

• неограниченное число реестров для документов разных типов - можно использовать стандартные из состава Alvex, можно описать собственные
• автоматическая нумерация документов в реестре по заданному шаблону
• поиск записей в реестре по указанному критерию
• экспорт реестра или произвольной выборки записей реестра в Excel

Кроме того, в Alvex 1.3 появилась возможность ведения справочников для подстановки значений в карточки документов и задач. Это сэкономит время и исключит ошибки, возможные при наборе вручную. Хранить справочники можно, например, в стандартных списках данных Alfresco.

Как Alfresco, так и Alvex существуют в версиях Community и Enterprise. Версии Community доступны под лицензией LGPL и полностью бесплатны, однако стабильный жизненный цикл и техническая поддержка для них не гарантируются. Версии Enterprise включают в себя ряд дополнительных возможностей, ориентированных на корпоративное использование. Также для версий Enterprise обеспечивается техническая поддержка от разработчика и предсказуемый жизненный цикл с обеспечением совместимости между релизами.

Alvex 1.2.1

В мае 2012 года состоялся релиз Alvex 1.2.1 - решения для управления документами и бизнес-процессами на базе Alfresco. Alvex решает задачу объединения жёстких бизнес-процессов, описанных строгими регламентами, и реальных ежедневных задач, многообразие и динамические связи которых не укладываются в формальные схемы.

Alfresco предоставляет инструменты для управления корпоративным контентом (ECM), социальным контентом (SCM), бизнес-процессами (BPM). Alvex добавляет к Alfresco возможности создания динамических бизнес-процессов (Dynamic BPM). Также Alvex расширяет возможности Alfresco в части ECM / BPM, даёт средства привязки процессов к структуре компании и удобные инструменты контроля за текущей ситуацией как для рядовых сотрудников, так и для руководителей.

Основные возможности Alfresco:

• Библиотека документов: детальное разграничение доступа, версии документов, настраиваемые метаданные, полнотекстовый поиск, теги
• Управление бизнес-процессами: встроенные движки Activiti и jBPM, поддержка стандарта BPMN 2.0
• Рабочие области для постоянных групп или временных проектов: документы, календари, вики, блоги, форумы
• Работа полностью через веб-интерфейс, поддержка различных браузеров и клиентов (Windows, MacOS, Linux)
• Отдельный мобильный клиент для телефонов и планшетов под управлением iOS (доступен) и Android (запланирован)
• Доступ по протоколам http(s), ftp, webdav, возможность монтирования как сетевого диска (cifs), доступ из почтового клиента (imap)
• Поддержка протокола SharePoint? для работы с документами напрямую из Microsoft Office
• Поддержка Google Docs: документы можно хранить в Alfresco и редактировать в Google Docs
• Прозрачная интеграция с другими системами с поддержкой стандарта CMIS

Основные возможности Alvex:

• Поддержка динамических процессов с учетом как фиксированных, так и гибких этапов, точный вид которых формируется непосредственно в ходе исполнения
• Сводная оперативная картина собственных задач и задач подчиненных, текущий статус активных бизнес-процессов
• Гибкое задание оргструктуры компании, поддержка иерархической структуры и ролевой модели
• Интеграция оргструктуры в бизнес-процессы
• Улучшения пользовательского интерфейса, доступ ко всем основным действиям с персональной стартовой страницы

Примечания