BB workspace

Система bb workspace - это комплексная система электронного документооборота с человеко-ориентированной архитектурой HOA (Human Oriented Architecture).

Система bb workspace относится к классу ECM-систем (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами от создания и регистрации, до архивного хранения в отдельных базах данных за каждый календарный год. В комплексной системе bb workspace реализована STP-технология сквозной обработки информации (Straight-Through Processing) и функция BPM-системы (Business Performance Management - управление эффективностью бизнеса).

Визуальные слои Системы:

• bb docflow - внутренний электронный документооборот (приказы, договора, служебные записки, поручения, резолюции и т.д.)
• bb budget - внутренний финансовый документооборот: бюджетирование с выгрузкой в Excel (заявки на оплату счетов, контроль исполнения заявок в рамках утвержденных лимитов по бюджетообразующим статьям
• bb crm - взаимодействие с клиентами и контрагентами (планирование контактов, встреч, переговоров)
• bb staff - кадровый учет, учет рабочего времени сотрудников
• bb tuning - настройка и кастомизация системы под бизнес-требования
• bb docflow web - электронный нефинансовый документооборот через web-интерфейс

Система эффективного управления bb workspace позволяет единожды введенную информацию одним подразделением, успешно обрабатывать эту информацию во всех других подразделениях. Сквозной учет информации гарантирует возможность единовременной обработки данных в различных подразделениях, например: в отделе по работе с клиентами, в юридическом отделе, в бухгалтерии и в администрации.

Система эффективного управления bb workspace - это одна из первых автоматизированных систем данного класса, где был применен принцип "сквозной обработки информации" (STP - Straight Through Processing). Сквозная обработка информации позволяет использовать единый программный продукт и сэкономить финансовые средства на приобретение и сопровождение разрозненных программных продуктов.

При входе в Систему эффективного управления bb workspace каждый пользователь может задействовать Windows-авторизацию, что позволит Системе эффективного управления bb workspace "запомнить" пользователя и не просить вводить пароль при каждом входе.

Интеграция с Microsoft Office обусловлена распростренностью и популярностью таких редакторов как Word и Excel, которые активно используются многими сотрудниками при подготовке электронных редакций документов. Плотная интеграция с пакетом Microsoft Office позволяет пользователям Системы эффективного управления bb workspace затрачивать минимум времени на подготовку документов. Например, все данные из Системы эффективного управления bb workspace автоматически могут быть переданы в файлы формата Microsoft Word, а тесная интеграция с Microsoft Excel позволяет строить любые статистические отчеты по нажатию одной кнопки мыши.

Документированность работы Системы эффективного управления bb workspace как для пользователей, так и для Администратора гарантирует устойчивое понимание работы программы как на уровне каждого действия, так и работы Системы эффективного управления bb workspace в целом.

Пакет документации составляется в удобном формате файлов справки Windows (*.chm) и содержит в себе все необходимое для успешной работы с Системы эффективного управления bb workspace - всегда актуальное и подробное "Описание функциональности".

Для быстрого освоения работы с Системой эффективного управления bb workspace предназначены обучающие flash-видеоролики, которые позволяют через 20-30 минут начать работать в Системе на уровне опытного пользователя.

Преимущества использования сквозных технологий документооборота

Благодаря взаимосвязанности отдельных визуальных слоёв программы bb workspace её пользователям доступен ряд важных преимуществ:

• Возможность обработки информации без повторного ввода. Поскольку автоматизируемые области документооборота гармонично сочетаются в единой СУБД, пользователи программного продукта могут при помощи одного щелчка мыши осуществлять сквозную обработку информации, используя удобную визуализацию любого необходимого слоя.
• Экономия времени. Упрощение доступа к информации, понятная система её хранения и обработки позволяет повысить производительность и сэкономить время, необходимое для работы с документацией. По данным компании-разработчика, использование программы bb workspace обеспечивает в среднем до 2 часов ежедневной экономии времени у каждого сотрудника. К тому же, в состав программного решения бесплатно включен функционал для учёта рабочего времени, позволяющий получить подробную статистику по каждому из видов работ в рамках любой должности.
• Оперативное получение отчётности. Программа позволяет динамично в режиме реального времени отображать документы в разрезе их типов, номенклатуры дел и проектов, структуры организации, статуса обработки документов, клиентов и контрагентов, статуса работы с клиентами и контрагентами, финансовых заявок и лимитов, а также стадий их обработки.
• Простое техническое обслуживание единого решения. Благодаря полной автоматизации всех механизмов установки и обновления программы она нуждается лишь в минимальном участии пользователя, что исключает влияние человеческого фактора. Комплексное решение позволяет избавиться от множества программных продуктов с собственными базами данных и исключает возникновение сложностей, возникающих при обновлении разрозненных систем.
• Понятный интерфейс. Чтобы работать с программой bb workspace, не обязательно быть продвинутым пользователем. Разработчики этой системы электронного документооборота уделили особое внимание созданию пользовательского интерфейса, от эргономики которого зависит удобство использования функций и скорость освоения работы с программой. Фактически даже неискушённый пользователь сможет уже спустя несколько минут после первого знакомства с программой достаточно уверенно ею пользоваться.