Компания DIRECTUM объявила в ноябре 2013 года о выходе бизнес-решения «DIRECTUM: Межкорпоративный финансово-учетный документооборот». Решение предназначено для работы с первичными документами внутри организации и поддержки межкорпоративного электронного документооборота.

Большинство организаций работает с большим объемом первичных учетных документов. Счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ и другие документы требуют оперативной обработки, хранения, поиска, отправки контрагентам и подготовки к различным проверкам.

Задумывались ли вы, как перечисленные процессы можно автоматизировать и перевести на более качественный и оперативный уровень исполнения? Например, как сократить:

• сроки согласования и передачи документов к отправке в 4 раза;
• длительность на подготовку к налоговым проверкам в 7–12 раз;
• скорость поиска учетных документов в 7–20 раз.

Именно для обеспечения эффективной работы с первичными учетными документами в электронном виде разработано бизнес-решение «DIRECTUM: Межкорпоративный финансово-учетный документооборот». И оно полностью соответствует требованиям Приказа Минфина России от 25 апреля 2011 №50н «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи».

Бизнес-решение построено таким образом, что согласование первичных учетных документов и подписание их электронной подписью осуществляется в СЭД DIRECTUM. Здесь же в интерфейсе DIRECTUM происходит прием и отправка всех юридически значимых документов контрагентам. Формируется электронный архив, и любой документ, независимо от срока хранения, можно легко найти и открыть в СЭД. Это позволяет оперативно делать выборку документов, истребованных ФНС в рамках камеральных и встречных проверок.

«Вопросы межкорпоративного обмена документами с контрагентами вызывают особый интерес в связи с законодательными инициативами, определяющими порядок работы с электронными первичными документами. Бизнес редко просчитывает свои издержки на работу с первичкой, поэтому предлагаемый нами анализ эффективности перевода первичных документов в электронный вид и использования межкорпоративного обмена превосходит ожидания руководителей и акционеров, – комментирует Тимур Меджитов, руководитель направления корпоративных продаж компании DIRECTUM. – Мы поставили перед собой задачу по оптимизации работы с первичкой, отправляемой и принимаемой через сервис межкорпоративного обмена документами. И сделали так, чтобы бизнес-пользователи работали в едином интерфейсе корпоративной СЭД. Это позволяет снизить стоимость внутренних процессов, сократить издержки организации, повысить скорость проведения сделок с контрагентами».

Решаемые бизнес-задачи

Cчета-фактуры, товарные накладные, акты приемки-сдачи работ и другие первичные учетные документы необходимо своевременно согласовывать, подписывать, сверять с контрагентами, готовить к налоговым проверкам.

Бизнес-решение «DIRECTUM: Межкорпоративный финансово-учетный документооборот» обеспечивает эффективную работу с первичными учетными документами в электронном виде, в полном соответствии с Приказом Минфина России от 25 апреля 2011 №50н «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи».

Бизнес-решение позволяет:

• сократить прямые издержки:
• на согласование, подписание первичных учетных документов внутри организации;
• на обмен документами с контрагентами;
• на занесение информации из входящих первичных учетных документов, поступающих в формализованном виде, в учетную систему;
• обеспечить постоянный доступ сотрудников организации к архиву первичных учетных документов, проходящих через системы обмена, вне зависимости от доступности интернет-связи с системами обмена документами;
• определить права доступа сотрудников организации к архиву первичных учетных документов с учетом разделения по обслуживаемым контрагентам, видам документов, периоду, договору и т.д;
• обеспечить самостоятельное управление длительностью хранения первичных учетных документов;
• обеспечить оперативную подготовку к налоговым и аудиторским проверкам:
• просмотр содержания первичных учетных документов, принятых через системы обмена или созданных в учетной системе, формирование комплектов документов;
• выборка и предоставление документов в электронном виде, истребованных ФНС в рамках камеральных и встречных проверок;
• обеспечить оперативное проведение сверок с контрагентами;
• создать электронную систему, обеспечивающую работу Общего центра обслуживания (ОЦО) организации (бухгалтерии, работающей в режиме аутсорсинга) с первичными учетными документами в электронном виде.

Работа с бизнес-решением

«DIRECTUM: Межкорпоративный финансово-учетный документооборот» охватывает работу с первичными учетными документами, передаваемыми контрагентам и получаемыми от них через системы обмена.

Подготовка и отправка документов

Основные этапы:

• Формирование документов.

Если в организации используется учетная система, то ответственный за формирование первичных учетных документов создает в ней документ либо комплект документов. Вновь созданные документы автоматически экспортируются в DIRECTUM. И документы учетной системы связываются с документами в системе DIRECTUM. В случае, если формируемый документ является неформализованным, то он создается в системе DIRECTUM.

• Согласование и подписание документов.

Созданные документы автоматически отправляются на согласование и подписание электронной подписью в рамках типового маршрута.

• Отправка документов контрагентам.

И после того, как документы согласованы и подписаны, ответственный сотрудник отправляет их контрагентам через системы обмена. По итогам рассмотрения документов контрагентами ответственный сотрудник получает уведомление о подписании или отказе от подписания.

Получение и рассмотрение документов

Первичные учетные документы, поступившие от контрагента через системы обмена, рассматриваются в рамках задачи по типовому маршруту «Согласование учетных документов из систем обмена». Результатом рассмотрения и обработки входящих первичных учетных документов может быть:

• подписание либо отказ в их подписании;
• отправка уведомлений об уточнении для счетов-фактур.

Подписанные документы бухгалтер заносит в учетную систему.

Ведение электронного архива=

Первичные учетные документы можно создать в системе тремя способами:

• создание исходящих документов непосредственно в электронном архиве;
• импорт исходящих документов из учетной системы;
• импорт входящих документов, поступивших от контрагентов, из системы обмена.

Созданные в системе документы образуют электронный архив первичных учетных документов, которые в дальнейшем можно использовать в операционной деятельности.

Электронный архив обеспечивает постоянный доступ для сотрудников организации. При этом производится настройка прав доступа, например, по обслуживаемым контрагентам, видам документов, периоду, договору и т.д. Длительность хранения первичных учетных документов регулируется в соответствии с политикой хранения, определенной законодательством и внутренними правилами организации.

Подготовка к аудиторским и налоговым проверкам

Доступ к первичным учетным документам позволяет сотрудникам оперативно делать выборку документов, истребованных ФНС в рамках камеральных и встречных проверок.

Сформированные комплекты документов отправляются в электронном виде через сервис отправки налоговой отчетности в ФНС. Так, сокращаются временные и трудозатраты на подготовку к проверкам.

Поиск первичных учетных документов

Все первичные документы идентифицируются в электронном архиве по основным реквизитам (вид документа, дата, номер, контрагент) – это делает поиск удобным и быстрым.