GMCS CapEx

Особенность российского строительного рынка состоит в том, что производственные процессы каждой строительной компании по-своему уникальны. Даже несмотря на то, что строительные компании ведут свою деятельность по одним и тем же СНиПам, на практике часто применяются разные подходы к решению ключевых задач управления. Каким должно быть решение по автоматизации, отвечающее потребностям управления строительными проектами с учетом этого?

Как показывает практика компании GMCS, для заказчика является преимуществом, если решение позволяет автоматизировать весь цикл управления соответствующими процессами – от планирования до сдачи объекта, включая заключение договоров, проведение работ и расчет себестоимости проекта. Немаловажно, если выбираемое решение может обеспечить поддержку проектов с фиксированной стоимостью, а также с типом Time and Materials. Благодаря такому комплексному подходу заказчик получает всесторонний контроль над строительным проектом, что позволяет ему отслеживать исполнение подрядчиками, субподрядчиками и поставщиками их обязательств, оперативно вносить необходимые коррективы в график работ, контролировать расход материалов, эффективно управлять денежными средствами в разрезе проекта.

Интерес к решениям по управлению строительными проектами проявляют не только компании сегмента строительства и недвижимости. Строительство составляет важную часть деятельности, к примеру, добывающих и телекоммуникационных компаний. Так, оказание телекоммуникационных услуг предполагает большие инвестиции и масштабное строительство объектов связи, например, новых волоконно-оптических линий. Поиск и разработка месторождений подразумевает не менее активное строительство соответствующих объектов инфраструктуры (разведочные станции и т.п.). Поэтому данные компании, как показывает практика GMCS, не в меньшей степени заинтересованы в гибком и простом в использовании инструменте управления строительными проектами.

Приведем пример. Ведущей активное капитальное строительство компании «Ростелеком» потребовалась эффективная система управления строительными проектами. На тот момент GMCS выполнял построение в телекоммуникационной компании информационной системы управления предприятием на базе Microsoft Dynamics AX. Специалисты GMCS решили новую задачу, поставленную заказчиком, реализовав возможность ведения в Microsoft Dynamics AX проектного учета затрат, а также обеспечив автоматическое распределение косвенных затрат на объекты капитального строительства и корректное формирование стоимости объектов основных средств. Полученные наработки легли в основу собственного отраслевого решения – GMCS CapEx на базе Microsoft Dynamics AX. В дальнейшем данное решение включило в себя опыт специалистов компании GMCS в области автоматизации бизнес-задач специализированных строительных и девелоперских компаний.

Зарегистрированное компанией Microsoft решение GMCS CapEx ориентировано как на компании, ведущие строительство подрядным способом, так и на те предприятия, которые осуществляют строительство хозяйственным способом. Функциональность типового решения для управления строительными проектами GMCS CapEx позволяет решать следующие бизнес-задачи (рис.1):

• Управление снабжением объектов
• Управление сроками выполнения работ
• Управление затратами по проектам
• Управление денежными потоками.

Рис. 1. Функциональность решения GMCS CapEx для строительных компаний

Описание функциональных возможностей решения

Ведение единой нормативно-справочной базы

Эффективное управление строительными проектами требует объединения строительных объектов/площадок, типовых работ, каталогов материалов производителей и т.п. в единую нормативно-справочную базу.

Решение GMCS CapEx позволяет организовать единую нормативно-справочную базу с возможностью ведения в ней:

• Иерархического справочника строительных объектов/площадок (рис.2)
• Иерархического справочника договоров с поставщиками/подрядчиками с возможностью привязки к объектам
• Справочника типовых работ
• Справочника материалов, включая учет номенклатурных номеров производителей материалов/оборудования.

Рис.2 Иерархическое представление дерева проектов капитального строительства в решении GMCS CapEx

Управление тендерными процедурами

Тендер на выбор подрядчика/поставщика – неотъемлемый элемент любого строительного проекта. GMCS СаpEx позволяет автоматизировать полный цикл управления тендерными процедурами, включая регистрацию лотов и коммерческих предложений для их последующей оценки. Для удобства специалистов компании-заказчика решение полностью поддерживает связанный с этим документооборот, в том числе ведение первичной документации и формирование договоров по итогам тендера.

Управление закупками и снабжением

Потребность в материалах и оборудовании является переменной составляющей строительного проекта. Перед строительными компаниями всегда остро стоят вопросы, как эффективно распорядиться имеющимися ресурсами, как обеспечить контроль их расходования, предупредив возможные хищения. Применение решения GMCS CapEx позволяет полностью автоматизировать управление процессами закупок и снабжения, а также обеспечить прозрачный контроль над состоянием оборудования и использованием материалов. Решение поддерживает ведение спецификаций к договорам на поставку, обеспечивает автоматическое формирование закупок на основании спецификаций. С помощью решения специалисты предприятий могут выявлять отклонения по поставкам, вести справочник материалов с указанием номенклатурных номеров производителей материалов и оборудования, формировать первичные документы, установленные требованиями законодательства РФ, и готовить отчетность по управлению снабжением. Календарное планирование работ

Один из залогов успеха проектов в сфере строительства и недвижимости состоит в четком контроле заявленных сроков реализации проекта. Невозможность детального видения статуса проекта может привести с срыву запланированных сроков и, как следствие, к ухудшению отношений с заказчиком.

Чтобы не допустить этого решение GMCS предлагает широкие возможности для календарного планирования работ, в том числе для расширенного календарного планирования с использованием средств Microsoft Office Project. В частности, использование решения позволяет специалистам компании-заказчика контролировать отклонения по календарному и стоимостному планированию (рис. 3).

Рис. 3 Сквозной контроль отклонений по календарному и стоимостному планированию в решении GMCS CapEx

Управление денежными средствами и учет затрат

Контроль расходов и доходов составляет центральную функциональность решения GMCS для строительных компаний. Неэффективное использование строительной компанией имеющихся денежных средств при традиционной для строительной отрасли недостаточности финансирования в целом может стать серьезной проблемой, вплоть до «замораживания» проекта.

GMCS CapEx обеспечивает полномасштабное управление денежными средствами в разрезе проектов. Решение предоставляет возможность ведения бюджета движения денежных средств в любой валюте. Формирование заявок на платежи происходит вручную или автоматически, на основании заявок на закупку и условий договоров, а утверждение заявок по бюджету – путем поэтапного согласования, с контролем бюджетных лимитов на каждом этапе. За счет интеграции с действующими системами клиент-банк обеспечивается импорт банковской выписки и оперативное формирование платежных документов. В свою очередь на основании банковской выписки и заявок на платежи происходит автоматическое проведение платежей по бухгалтерскому учету. Решение GMCS также поддерживает интеграцию с внешними системами бюджетирования по плановым/фактическим данным.

Наряду с этим решение GMCS позволяет вести учет затрат по объектам капитального строительства, с возможность ведения типов затрат, принципов отнесения затрат (на объект, договор, площадку и т.д.), учета затрат по различным источникам затрат – формы КС-2 и КС-3, накладные на перевозку, ГТД, страхование, авансовые отчеты и заработная плата. Используя данное решение, строительные компании могут вести в системе распределение затрат на объекты капитального строительства: структуру, оборудование, поставщика/договор. Также решение предлагает удобные инструменты для анализа затрат в различных разрезах.

Корректное формирование стоимости объектов основных средств является еще одним преимуществом использования решения GMCS. Решение обеспечивает формирование реестра инвентарных карточек основных средств по объектам, распределение затрат по объекту на уже сформированные инвентарные карточки, переоценку валютной составляющей, формирование сводной ведомости инвентарных объектов и полной первоначальной стоимости инвентарных карточек.