ITFB EasyDoc

Основная статья: OCR - Optical Character Recognition

2024

Интеграция с системой Mertago

ИТ-компания ITFB Group стала партнером Mertago. Система интеллектуального распознавания документов ITFB EasyDoc поможет расширить возможности системы автоматизации закупок компании Mertago в работе с документацией. Об этом ITFB Group сообщила 27 августа 2024 года.

Компании сталкиваются с проблемой отсутствия специализированных решений для эффективного управления закупками. В отличие от таких отделов, как продажи и маркетинг, где существует множество эффективных инструментов, отдел закупок зачастую вынужден полагаться на стандартные бухгалтерские и складские программы, неадаптированные под специфику их работы. Особенно остро эта проблема проявляется при проведении конкурентных закупок. Даже крупные корпорации и государственные структуры, имеющие четкие регламенты и законодательную базу для закупок, сталкиваются с трудностями в организации эффективных тендерных процедур. Им приходится вручную обрабатывать большие объемы информации от поставщиков, что занимает много времени и повышает риск ошибок.

Компания Mertago разработала решение, которое позволяет автоматизировать рутинные процессы закупок для любой организации, независимо от ее размера. Система предоставляет возможность проводить конкурентные закупки, запрашивать ценовые предложения, отслеживать рыночные тренды и оптимизировать затраты. Для решения проблем, связанных с необходимостью обработки большого количества документов, таких как счета, спецификации и договоры, в продукт от компании Mertago была интегрирована система распознавания и извлечения данных с помощью искусственного интеллекта ITFB EasyDoc. OCR-система ITFB EasyDoc помогает автоматизировать процесс распознавания, обработки и экспорта документов, что избавляет от необходимости ручного ввода данных из бумажных носителей, позволяет освободить квалифицированных сотрудников от рутины. Это полностью российская разработка, в 2021 году она была включена в реестр отечественного ПО.

Внедрение эффективной системы управления закупками позволяет существенно упростить и ускорить бизнес-процессы. Однако на этапе ввода документов необходима автоматизация их обработки. Выполнение этой работы вручную нецелесообразно, так как увеличивается объем рутинной деятельности и возрастает риск ошибок из-за человеческого фактора. Сотрудничество ITFB Group и Mertago позволит значительно сократить трудозатраты и повысить эффективность работы специалистов в сфере закупок и тендерной деятельности, — сказал Вадим Петросян, директор по развитию продукта ITFB EasyDoc.

Процесс обработки и извлечения данных из документов начинается с импорта файлов в систему ITFB EasyDoc. Далее программа автоматически определяет типы документов и извлекает необходимую информацию. Готовый результат в формате JSON или XML экспортируется в целевую информационную систему. Решение возможно установить на стороне заказчика, что гарантирует безопасность извлекаемых данных, так как они не передаются за пределы контура клиента.

Одной из главных задач автоматизации снабжения компании является повышение прозрачности закупок и контроль этапов поставок. Для этого необходимо, чтобы специалисты могли легко и быстро вносить в систему актуальную информацию, полученную от поставщиков. Решение от ITFB Group позволяет автоматизировать рутинные операции на одном из самых трудозатратных этапов — получении и анализе ценовых предложений. Распознавание документов значительно упрощает работу специалистов с системой и повышает ее эффективность. Отдельным плюсом для нашей компании при выборе ITFB EasyDoc стала возможность автоматического извлечения нужных данных из нестандартных документов, с которыми часто приходится сталкиваться при работе с закупками в компаниях малого и среднего бизнеса. Это позволило избежать дополнительных требований к интерфейсу системы и снизило "порог вхождения" для применения функциональности распознавания пользователями, — дополнил Константин Байдали, директор компании Mertago.

Интеграция с ELMA365

ITFB Group стала партнером компании ELMA — разработчика Low-code платформ для автоматизации бизнес-процессов с использованием искусственного интеллекта и чат-ботов. Российская система распознавания и извлечения данных из любых документов с помощью искусственного интеллекта ITFB EasyDoc расширит возможности экосистемы Low-code продуктов ELMA365 в распознавании паспортов гражданина РФ. Об этом Elma сообщила 10 июля 2024 года. Подробнее здесь.

Автоматизация массовой обработки обращений

Автоматизация массовой обработки обращений с помощью ITFB EasyDoc сокращает время ответа на 30 %. Об этом ITFB Group сообщила 4 июля 2024 года.

Компании получают большой объем входящей корреспонденции от физических и юридических лиц: жалобы, претензии, заявления, запросы данных, благодарности, рекламации и пр. Их обработка требует времени и трудозатрат. В потоке стандартных обращений встречаются важные и срочные, несвоевременная реакция на которые чревата финансовыми или репутационными потерями. В процессе выполнения рутинных операций по обработке входящих обращений сотрудники допускают ошибки, не всегда соблюдают установленные сроки. Автоматизировать эту работу позволяет система интеллектуального распознавания и обработки данных ITFB EasyDoc.

Автоматизация работы с входящей корреспонденцией актуальна в первую очередь для банков, девелоперов, промышленных предприятий, а также для государственных организаций, оказывающих услуги гражданам. Например, в банки приходит много обращений по поводу мошеннических действий (неправомерное списание денег со счетов, оформление кредитов от лица клиента банка и т. д.). Девелоперы получают жалобы на качество строительства объектов недвижимости. Тренд последних лет — автоматизация первичной обработки корреспонденции в производственных компаниях, где искусственный интеллект помогает улучшить работу с рекламациями.

Основная сложность обработки входящей корреспонденции — большое количество неформализованных обращений, написанных в свободной форме. Они поступают по разным каналам: почтовым отправлением, в личный кабинет на сайте, по электронной почте и т. д. Сотрудники компании вынуждены вручную их разбирать, классифицировать и передавать в нужный отдел или сотруднику для подготовки ответа. Это требует больших людских ресурсов, приводит к ошибкам из-за человеческого фактора. Также необходимо отметить, что серьезной проблемой при извлечении данных из таких документов является то, что они обычно содержат конфиденциальные и персональные данные, что не позволяет использовать облачные хранилища при их обработке — система должна находиться в контуре предприятия.

С помощью системы распознавания и анализа данных ITFB EasyDoc, разработанной компанией ITFB Group, этот процесс можно автоматизировать. Комплекс применяемых решений можно разделить на две группы.

Первая группа — стандартные задачи системы регистрации и маршрутизации входящих обращений. Вся корреспонденция, поступающая в компанию, передается на платформу. Дальше система распознает текст. Если речь идет об образах документов, извлекает из него нужные данные, устанавливает взаимосвязи. После этого искусственный интеллект относит обращение к определенному типу. Благодаря использованию технологии обработки естественного языка (NLP) документы классифицируются с высокой точностью.

Обработанные обращения передаются в целевую систему, где с ними работают сотрудники, непосредственно отвечающие за те вопросы, которые требуется решить. ITFB EasyDoc работает с электронными обращениями, сканами, в том числе плохого качества.

Вторая группа — задачи «со звездочкой», когда требуется тонкая классификация обращения для маршрутизации или формирования автоответа. Не всегда нужный атрибут, а зачастую и его значение, можно узнать лишь из контекста. И тут на помощь приходят большие языковые модели (LLM), в частности, GPT, который тренируют по алгоритму задавать специальные вопросы к тексту обращений и генерировать на них ответы, даже если они не указаны в тексте. Модель анализирует смысл текста, после чего отвечает на вопросы классификатора.

Таким образом, использование оптимального набора требуемых инструментов работы с текстом позволяет решить задачу обработки входящего потока обращений любой сложности. Автоматизация первичной обработки входящих сообщений позволяет компании сократить трудозатраты в среднем до 30 %. При этом издержки на обработку документов снижаются до 80 %. Сотрудники, ранее занимавшиеся рутинной обработкой корреспонденции, могут быть переориентированы на решение более важных задач. Благодаря ускорению этапа первичной обработки входящей корреспонденции работники быстрее рассматривают проблему, реагируют на обращение. Это позволяет улучшить послепродажное обслуживание, клиентский опыт.

Бизнес развивается в непростых условиях, и автоматизация рутинных бизнес-процессов позволяет адаптироваться к вызовам. Так, использование ITFB EasyDoc для обработки входящей корреспонденции помогает на треть уменьшить трудозатраты, освободить квалифицированных сотрудников от рутины, сократить время ответа на обращение. Для многих отраслей срок, в течение которого компания обязана ответить на обращение, регламентирован законодательно. Например, с 1 июля 2024 года в силу вступили поправки в Федеральный закон `О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)`, которые сократили сроки на рассмотрение жалоб с 60 до 15 дней, — сказал Вадим Петросян, директор по развитию продукта ITFB EasyDoc.

Мобильная версия платформы ITFB EasyDoc

Компания ITFB Group 16 февраля 2024 года представила мобильную версию платформы ITFB EasyDoc, предназначенной для распознавания и обработки документов. Приложение совместимо с iOS и Android и дополняет десктопную версию.

ITFB EasyDoc — российская OCR-система для потокового и единичного распознавания документов и извлечения из них данных. Платформа предназначена для компаний, где обрабатывается большой объем различной документации, необходимо быстро извлекать данные, анализировать их и передавать во внутренние системы.

Мобильное приложение ITFB EasyDoc дополняет десктопную версию. Оно разработано с учетом потребностей специалистов, которые работают вне офиса и не имеют возможности подключиться к системе: менеджеров банков, страховых агентов, юристов и других. В текущей версии приложение используется как мониторинговая система. С его помощью сотрудник может контролировать процесс обработки документов, просматривать распознанные данные, запущенные из сторонних сервисов. Дополнительные функции будут добавляться с учетом потребностей клиентов.

«Внедрение платформы ITFB EasyDoc в компаниях, где через сотрудников проходит огромный объем документации, позволяет сэкономить до 70% рабочего времени и сократить затраты до 80%. При этом выездные специалисты не имеют возможности пользоваться десктопной версией, и мобильное приложение облегчит им работу. Текущая версия приложения ITFB EasyDoc — MVP c возможностью мониторинга обработки документации и просмотра данных. В ближайшем будущем такое ПО может применяться для инициации распознавания. Тогда специалист станет выполнять со смартфона практически все операции с документами», — рассказал Вадим Петросян, директор по развитию продукта ITFB EasyDoc.

Одна из проблем в работе с документами — огромный объем рутины, который приводит к снижению внимания сотрудников и появлению ошибок. Так, причиной недочетов в документах более чем в 85% случаев становится человеческий фактор. По словам разработчиков, платформа ITFB EasyDoc сокращает объем рутинных операций и снижает риск ошибок. Она автоматизирует обработку документов разных типов: бухгалтерских, судебных, кадрового учета, технических, тендерных и т.д.

На входе платформа захватывает документ или его изображение, автоматически распознает тип и извлекает данные. Готовый результат упаковывается в удобный формат, например, JSON или XML, и экспортируется в целевую информационную систему. Функциональность ITFB EasyDoc не ограничивается только распознаванием документов. Платформа умеет структурировать массивы данных, выполнять междокументарные проверки, извлекать информацию, необходимую для принятия решений, выстраивать связи между различными типами документации.

Для распознавания одной страницы полнотекстового документа системе требуется не более двух секунд, при этом точность распознавания — до 98%, утверждают в ITFB Group. Верификация человеком требуется только в сложных случаях. Решение устанавливается в контуре заказчика, что обеспечивает безопасность извлекаемых данных.

2023: Грант от ФСИ на развитие ITFB EasyDoc

Летом 2023 года компания ITFB Group получила грант на развитие платформы ITFB EasyDoc от Фонда содействия инновациям в рамках конкурса «Коммерциализация — ИИ». Грантовые средства были направлены на разработку сервиса Capture Studio, позволяющего пользователю самостоятельно настраивать новые шаблоны для распознавания.

2021: Включение в Реестр отечественного ПО

В 2021 году платформа ITFB EasyDoc была включена в Реестр отечественного ПО.

2016: Появление ITFB EasyDoc

В качестве самостоятельного продукта платформа ITFB EasyDoc появилась в 2016 году.