iTs-Office

Система электронного документооборота iTs-Office разработана компанией «ИНТЕРСОФТ» на платформе IBM Lotus Notes/Domino и является полноценной системой класса ECM (Enterprise Content Management systems – система управления информацией организации).
СЭД iTs-Office имеет высокую функциональность и может стать единой стратегической инфраструктурой для поддержки всего жизненного цикла плохо структурированной информации в организациях любого масштаба.
Система электронного документооборота iTs-Office состоит из модулей:

• «Внешняя корреспонденция»

Модуль предназначен для автоматизации процессов создания, рассылки, организации контроля и хранения входящих/исходящих документов. Основные функциональные возможности модуля заключены в четком структурировании документопотока внешней корреспонденции.

• «Внутренние документы (ОРД)»

Модуль предназначен для создания, регистрации, рассылки и хранения нормативно-распорядительной документации и других внутренних документов.

• «Договоры»

Инструмент эффективного управления всеми типами договоров (купля-продажа, аренда, оказания услуг и другие типы договоров). Модуль «Управление договорами» системы электронного документооборота iTs-Office позволяет вести учет всех договоров организации, осуществлять планирование и контроль этапов выполнения обязательств по договорам.

• «Согласования»

Модуль позволяет согласовывать любые типы документов как по ранее созданным, так и по индивидуальным маршрутам, протоколировать все действия рецензентов, вести историю всех согласований в организации.

• «Поручения»

Модуль позволяет выдавать задания и поручения, а также эффективно контролировать и анализировать их выполнение – это позволяет качественно управлять любой организацией, государственным учреждением или производственно-коммерческим предприятием.

• «Заявки на оплату»

Основное предназначение модуля – контроль финансовых потоков компании и управление процессом согласования реестра платежей с использованием системы бюджетирования.

• «Знания организации»

Существуют документы, которые нельзя отнести ни к внешней корреспонденции, ни к внутренним организационным документопотокам, ни к финансовой документации. Такие документы ежедневно участвуют в общем документообороте организации любой сферы деятельности. Речь идет о нормативных, информационно-справочных, законодательных, сертификационных, регламентных и прочих документах. Данный модуль позволяет хранить и эффективно управлять подобными документами.

• «Совещания»

Такой процесс, как подготовка и проведение совещаний, требует особого внимания, так как является одним из составляющих процесса выработки управленческого решения.

• «Портфель проектов»

Модуль позволяет объединить информацию, знания и усилия группы людей, работающих над проектно-ориентированными задачами. Эффективный инструмент управления проектом и группой специалистов вовлеченных в его реализацию.

• «Контакты, CRM»

Модуль предназначен для эффективного управления взаимоотношениями организации с контрагентами (партнеры, клиенты и прочие юридические и физические субъекты).

• «Проверки гос. органов»

Модуль предназначен для управления задачами контроля над плановыми проверками организации всевозможными проверяющими структурами, такими как: гражданская оборона (при МЧС), пожарный надзор, природоохранная прокуратура, санэпидстанция и другие контролирующие государственные органы.

• «Депутатский корпус»

Модуль предназначен для централизованного сбора и хранения информации о депутатах областных, городских, районных, поселковых и сельских советов, а также их помощниках, с возможностью формирования отчетов по их деятельности.

• «Обращения граждан»

Модуль для регистрации и обработки обращений граждан в адрес государства в лице органов власти. Данный модуль позволяет контролировать выполнение принятых решений и вести статистику обработки обращений. Полностью соответствует нормативно правовым и законодательным актам Украины, а также нормативным документам в сфере делопроизводства.

Виды обрабатываемых документов (жалоб, заявлений)

• первичные;
• повторные;
• дубликаты;
• последующие;
• запросы по обращениям, направляемым во внешние организации для выяснения обстоятельств;
• ответы на обращения.

Основные возможности модуля «Учет и контроль обращений граждан»

• учет и регистрация всех обращений граждан (устные, письменные, коллективные, анонимные);
• рассылка документа (обращения) на рассмотрение, ознакомление через резолюцию;
• отправка запросов в сторонние организации для разъяснения вопроса обращения;
• формирование контрольных поручений через резолюцию, отправка документа (обращения) на исполнение;
• автоматизированный контроль соблюдения сроков исполнения;
• анализ исполнительской дисциплины по обращениям граждан;
• оперативное оповещение пользователей о текущих задачах по обработке обращений граждан;
• формирование и учет ответов на обращение;
• ведение истории по каждому гражданину, когда-либо обращавшемуся в государственное учреждение либо организацию;
• управление архивами документов;
• формирование статистической и аналитической отчетности различной сложности.

Для хранения реквизитов граждан модуль использует хранилище «Авторы обращений», которое содержит также информацию по административным единицам и категориям вопросов, затрагиваемых в обращениях граждан.

Гибкий механизм сортировки документов позволяет пользователям модуля «Учет и контроль обращений граждан» оперативно получать информацию по обращениям граждан в различных разрезах.

Для отслеживания документов, находящихся в работе и требующих дополнительного контроля, в системе электронного документооборота iTs-Office разработан специальный механизм автоматического уведомления ответственного о приближении сроков отработки контрольного документа.

Печатные формы

• контрольно-регистрационная карточка документа;
• резолюции по документу.

Результаты использования модуля «Учет и контроль обращений граждан»

• централизованное хранение информации по всем обращениям в адрес государственного учреждения либо организации;
• единое информационное пространство для коллективной работы;
• документы легко находятся;
• оперативный и разграниченный доступ к документам;
• повышение уровня исполнительской дисциплины в организации;
• прозрачность процесса обработки обращений граждан;
• повышение качества предоставления услуг гражданам;
• соблюдение всех норм и сроков, регламентированных Законодательством Украины.

Модуль «Учет и контроль обращений граждан» разработан с учетом Закона Украины «Про звернення громадян», «Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування» и других нормативных документов, регламентирующих порядок работы с обращениями граждан.

• «Прочее»

Дополнительные сервисные модули: «Регистрация времени прибытия и убытия сотрудников», «Управление командировочными листами», «Управление доверенностями», «Управление фирменными бланками», «Заказ транспорта», «Учет компьютерной техники», «Отправка SMS-сообщений на мобильные телефоны», «Проведение конференций», «Учет обращений в адрес сотрудников».
Система электронного документооборота iTs-Offiсe – это готовое решение, которое обладает возможностями настройки и доработки под специфику конкретного заказчика. Система позволяет автоматизировать все основные стороны неструктурированного документооборота организаций любых масштабов и сфер деятельности.

iTs-Office на условиях аренды

Украинская компания «ИНТЕРСОФТ» объявила в апреле 2012 года о новой схеме лицензирования системы электронного документооборота iTs-Office. Теперь систему можно использовать на условиях аренды.

Данная схема лицензирования системы электронного документооборота позволяет пользоваться всеми преимуществами использования системы при минимальных первичных вложениях. Помимо этого, у клиента появляется возможность оценить функционал системы и эффективность ее использования при эксплуатации в реальных условиях, минимизировав риски и опасения.

Пользователь имеет право продлевать срок «аренды» многократно, распределяя ИТ-бюджет по наиболее приемлемой для себя схеме.

Арендуемая версия системы iTs-Office является полнофункциональной и включает в себя услуги по сопровождению и обновлению системы в течение всего срока аренды.

Предлагаемая схема лицензирования системы iTs-Office рекомендуется предприятиям, которые стремятся инвестировать средства в автоматизацию документооборота планомерно, распределяя финансовую нагрузку и получая экономический эффект с первых дней эксплуатации системы.