Syntellect Tessa Электронный архив бухгалтерских документов торговой сети

Сокращение времени на ввод и обработку документов за счет автоматизации процессов обработки входящей и исходящей финансовой документации.

Отрасль - Основная: оптовые и розничные торговые сети. Возможно применение в любых организациях и на любых предприятиях с большим потоком первичной финансовой документации.

Процессы, которые были автоматизированы

Автоматизированы процессы обработки входящей и исходящей финансовой документации организации. Основные этапы обработки входящих документов:

• сканирование;
• автоматическая классификация, распознавание атрибутов и создание карточки документа с привязкой к закупке в учетной системе и к карточке договора в СЭД (автоматически распознается до 95% всех документов);
• ручная классификация и ввод реквизитов неформализованных документов или документов, не прошедших автоматическое распознавание (5%);
• обработка документов в электронном виде сотрудниками бухгалтерии;
• сопровождение логистики бумажных оригиналов внутри компании;
• проверка и упаковка бумажных оригиналов в архивные короба;
• передача архивных коробов на хранение во внешнюю организацию.

Основные этапы обработки исходящих документов:

• создание в учетной системе комплекта документов со штрихкодами, печать документов, создание карточки документа в СЭД;
• подписание документов в компании, отправка документов контрагенту;
• получение документов от контрагента, их сканирование;
• автоматическая привязка документов к карточкам по штрихкоду;
• Сопровождение логистики бумажных оригиналов внутри компании;
• Проверка и упаковка бумажных оригиналов в архивные короба;
• Передача архивных коробов на хранение во внешнюю организацию.

С помощью технологий ABBYY FlexiCapture анализируются как строго формализованные, так и слабо формализованные типовые формы бухгалтерских документов, в том числе:

• счет-фактура,
• товарная накладная (ТОРГ-12),
• акт выполненных работ,
• акт о приемке выполненных работ (форма КС-2),
• расходная накладная,
• справка о стоимости выполненных работ и затрат (форма КС-3),
• счет на оплату,
• товарно-транспортная накладная (форма 1-T).

Решаемые задачи

Оптимизация процессов обработки и хранения финансовой документации торговых сетей, в том числе:

• сокращение времени на ввод и обработку документов;
• упорядочение процессов обработки документов: документы в бухгалтерию поступают только в электронном виде в течение одного рабочего дня с момента их сканирования;
• сокращение издержек, связанных с поиском и потерей документов; создание единого хранилища финансовой документации;
• упрощение процедур предоставления документации проверяющим органам;
• возможность группировки сотрудников — участников процесса обработки — в соответствии с особенностями организационной структуры компании за счет централизованной обработки документов в электронном виде;
• усиление позиций компании на рынке.

Бизнес-эффект

• 95% документов индексируются автоматически — существенное сокращение временных затрат на ввод документов.
• Все бизнес-пользователи работают в одной системе — сокращение времени на обработку документов.
• Процесс стал прозрачен — руководство компании всегда в курсе текущей ситуации.
• Возможность легко контролировать и масштабировать.
• Возможность легко и быстро модифицировать решение под любые изменения процесса.

Принцип работы

По завершении поставки или выполнения услуг контрагент присылает комплект документов. Ответственный сотрудник создает в учетной системе закупку, наклеивает на документы стикеры с уникальными штрихкодами, пропускает документы через потоковый сканер и прикрепляет сканированные образы к закупке.

Далее следует автоматическая классификация документов закупки, распознавание штрихкода и основных атрибутов для каждого документа. Для этих целей задействована OCR-система ABBYY FlexiCapture 10. В подавляющем большинстве (до 95%) документов из входящего потока, шаблоны которых были предварительно изучены и настроены специалистами Syntellect на основании нескольких десятков образцов документов каждого типа, ABBYY FlexiCapture распознает типы и ключевые атрибуты.

Благодаря использованию технологии ABBYY Mobile Data Capture Solution, существенно сокращается время на создание закупки — фактически с нескольких минут ручного заполнения до нескольких секунд, также уменьшается вероятность ошибок, связанных с человеческим фактором.

Электронные документы приложены и классифицированы. Бумажные документы ожидают отправки в архив, а электронные образы направляются в Единый центр обработки на первичную проверку и дозаполнение реквизитов закупки и затем поступают в бухгалтерию на оприходование и фактуровку. Движением документов по процессу управляет СЭД, при этом сотрудники бухгалтерии также работают с образами электронных документов непосредственно из интерфейса учетной системы.

После обработки документов бухгалтерией учетная система формирует реестры на отправку оригиналов документов, которые ответственный сотрудник передает со своего рабочего места в отдел контроля документационного обеспечения (КДО). Система автоматически проверяет поступление оригиналов всех документов из реестра на проверку в КДО. Далее проверенные документы передаются на рабочее место архивариуса.

Архивариус принимает документы и упаковывает их в файловые коробки, а затем в архивные короба. На все объекты этой своеобразной упаковочной «матрешки» наклеены уникальные штрихкоды, все отметки в системе производятся с помощью ручного сканера штрихкодов.

По заполненным архивным коробам СЭД формирует реестры на отправку в аутсорсинговую компанию по хранению документов. По факту размещения документов в хранилище компания-аутсорсер присылает ответные реестры, которые загружаются в СЭД, и документам присваивается соответствующий статус.

Для поиска документов в электронном архива в СЭД имеется специальное рабочее место, где по комбинации атрибутов можно найти и выгрузить любой комплект документов в случае аудита или налоговой проверки. Для получения оригиналов документов существует функционал отправки запросов в хранилище аутсорсинговой компании.

Информационные системы

Электронное хранилище документов и система управления процессами построены на базе Syntellect Tessa. В качестве средства классификации и распознавания документов используется платформа ABBYY FlexiCapture. Решение интегрируется с различными учетными системами, в том числе SAP, MS Dynamics AХ.

Реализованные проекты

Решение реализовано в Группе компаний ДИКСИ